Предложения, от которых нельзя отказаться: онлайн-система подачи идей в JTI

В систему предложений на фабрике «Петро» – крупнейшей в структуре лидера российского табачного рынка JTI – вовлечены все сотрудники. Некоторые решения экономят для фабрики десятки тысяч долларов, а с учетом их использования и на других предприятиях компании, порядок может возрастать до сотен тысяч и миллионов долларов. О том, как развивалась система предложений на «Петро» и как она устроена, рассказал менеджер по анализу и улучшению производственных процессов Александр Малютин.

Александр Малютин, менеджер по анализу и улучшению производственных процессов

Александр Малютин, менеджер по анализу и улучшению производственных процессов 

– Система предложений в JTI – это часть философии Кайдзен, направленной на непрерывное улучшение процессов. При этом похожие системы внедрены практически на каждом крупном предприятии. Что из себя представляет философия Кайдзен в понимании ее компанией JTI и чем она отличается, например, от системы TPM (Total Productive Maintenance), которая тоже нацелена на постоянные улучшения?

TPM – система европейская и, главным образом, ориентированная на производство и эффективность оборудования. Причем, фокус сделан в основном на финансовую выгоду. Kайдзен же – более универсальная система, вернее даже философия и философия восточная. Важная ее часть – предложения по усовершенствованию процессов, которые охватывают все области деятельности компании: качество, охрана окружающей среды, безопасность труда, которая для JTI стоит на первом месте. Конечно, финансовая выгода приветствуется, но есть множество предложений, не связанных с производством и экономией. 

– И как «восточный» подход внедрялся на западной почве?

Как и положено философии непрерывного улучшения – путем постоянной оптимизации, изменений требований, повышений KPI. И важной частью общей философии Кайдзен стало вовлечение в этот процесс всего коллектива фабрики, иначе это просто уже было бы что-то совсем другое, имеющее мало общего с японской философией. А вовлекаться люди могут как раз через систему предложений. 

Она появилась на предприятии в 2002 году. Внесенных и внедренных предложений в то время было не так много. А задачи по оптимизации тех или иных процессов и ликвидации издержек, если они возникали, решала группа ответственных специалистов. Предложения подавались на бумажных бланках, собирались ответственным лицом, а их рассмотрением занимался специальный комитет. Причем, на разных предприятиях JTI система была реализована по-своему. Но к 2010 году количество предложений выросло с 200 до 2000 в год. Возникали сложности с их обработкой. Необходимо было принципиально менять подход. Так, в 2011 году появилась первая онлайн-версия системы. 

– Это был уникальный IT-продукт фабрики «Петро» или единое для всех предприятий решение?

К одной идее – сделать систему предложений электронной – разные фабрики пришли практически одновременно. Сначала онлайн-система появилась в Турции, затем в России. 

Петербургская система, которую назвали «SMS-Петро» (Suggestion Management System), фиксировала идею и автоматически назначала координатора, который сначала оценивал эту идею, а затем запускал ее в стадию реализации. Оценка происходила в баллах, в зависимости от количества которых сотрудник получал поощрение. 

Онлайн-система была внедрена на многих фабриках, но ее все равно нельзя было назвать глобальной. И через несколько лет компания предприняла попытку создать единое решение, которое позволяло бы не только подавать и удобно рассматривать идеи, но и делиться ими – обмениваться лучшими практиками между производствами и не только. В итоге в 2015 году была создана система Innovate, единая для всех фабрик JTI в мире. 

Innovate

– В чем принципиальная новизна этой системы?

В масштабности и проработанности. Система построена таким образом, что при усложнении задач она сама провоцирует коллективную работу. Так, в сложные проекты в качестве экспертов вовлекаются люди из разных отделов – специалисты в совершенно разных областях. В результате их работы не только быстрее внедряются сложные инновации, но и рождаются самые неожиданные идеи. 

В Innovate появился единый критерий по отбору предложений, матрица оценки стала универсальной, появились подробные описания предложений, добавились статусы, которые отражают степень его изучения или внедрения. Например, если в системе SMS было четыре статуса – «подано», «принято», «внедрено» и «отклонено», то сейчас степень внедрения прописана более детально, помимо этого мы можем посмотреть информацию о координаторе, в том числе о его смене. Более того, предусмотрена возможность голосования, загрузки дополнительных презентаций о предложении, система накопительных баллов. 

Все это позволяет легко отфильтровывать информацию, составлять отчеты, экономить материалы и время. Только по безопасности на «Петро» за прошлый год было подано около трехсот предложений. Теперь их можно выгрузить, сделать таблицу, посмотреть статистику. А самое главное – база стала единой: коллеги из разных фабрик по всему миру могут почерпнуть полезные идеи друг у друга. Изменился и подход к оценке результативности системы предложений. До 2015 года оценивались внедренные идеи и количество поданных, и процент вовлеченности сотрудников, конечно, тоже. С 2015 года компания начала больше фокусироваться на качестве предложений. Оцениваются только реализованные идеи. 

– Система уже внедрена на всех предприятиях компании?

Внедрение началось в 2015 году, и в конце 2016 года все фабрики компании в мире уже перешли на Innovate. Конечно, для адаптации к новой системе требуется время, к изменениям нужно привыкнуть. Например, коллеги на «Петро» иногда отмечают, что система учитывает не все предложения. Действительно, если раньше статистика набиралась за счет поданных предложений, то теперь после изменения критериев учитываются не все инициативы. Например, не засчитываются идеи, связанные с ремонтом или обновлением того, что раньше уже было внедрено. 

В какой-то момент это даже привело к снижению показателей вовлеченности в систему предложений. Но потом пришло единое понимание, сотрудники перестроились и стали активнее вносить именно предложения по улучшению процессов, а не по сохранению статуса-кво. 

– Какова «жизнь» предложения? И как проходит его оценка?

«Жизнь» предложения начинается с подачи заявки с офисного компьютера или у стойки оператора. Нужно открыть программу, нажать «внести предложение» и записать свою идею. Затем предложение попадет к координатору, который определит, насколько оно соответствует критериям системы, и назначит эксперта. Эксперт, если потребуется, добавит к предложению необходимые материалы, и оценит идею по матрице, единой для всех фабрик. Дальше начинается внедрение, за которое ответственны отдельные эксперты. Для внедрения самых сложных проектов собираются экспертные комиссии. 

Впрочем, далеко не каждое предложение начинается с рождения идеи. Иногда случается, что сотрудник уже внедрил какое-то решение и постфактум занес его в систему. Тогда ему сразу выставляется балл и обновляется статус.

Система оценки предложений также немного поменялась. До 2015 года у нас действовала накопительная система поощрений: коллеги подавали предложения и набирали баллы (оценивался уже сам факт подачи). По результатам года за принятое предложение можно было получить приз. Затем произошел переход на материальное поощрение каждого поданного предложения в зависимости от баллов, которое оно набрало. Сегодня минимальная оценка за принятое к рассмотрению предложение составляет 500 рублей (при наборе от 30 до 39 баллов), а максимальная за внедренное предложение – до 15 тыс. рублей (70-100 баллов). 

– И что это за проекты, например?

Как правило, они связаны с безопасностью и эффективностью на производстве. Например, поставщик высокоскоростной сигаретной линии заявлял, что нормальный срок работы очень важной части машины, так называемой «головы» – 5000 часов, после этого необходим ремонт. Специалисты нашей технической службы модернизировали оборудование, в результате чего этот узел стал более надежным и теперь служит примерно в два раза дольше. За реализацию такого предложения каждый член команды получил существенное вознаграждение. 

Самые же инновационные предложения мы называем «золотыми». Такие идеи тиражируются и на другие фабрики компании. А лучшие глобальные предложения представляются руководству JTI на ежегодной конференции по непрерывному совершенствованию в штаб-квартире в Женеве. Например, служба HR разработала и внедрила на нашей фабрике систему PAS (Personal Assessment System), которая позволяет премировать сотрудников на производстве в зависимости от их личного результата. PAS в режиме реального времени фиксирует результаты работы оборудования под управлением конкретного работника. Кроме того, в систему вносятся данные о том, как сотрудники эксплуатируют машины, как они взаимодействуют с коллегами, участвуют в системе обучения и т.д. Эта инновация на презентации в Женеве заняла первое место на ежегодном глобальном конкурсе предложений среди всех фабрик.

– Подсчитывали ли вы экономическую эффективность в целом?

Это, безусловно, один из важнейших показателей работы системы в целом. Забегая вперед, могу рассказать, что мы планируем внедрить его в качестве одного из факторов оценки предложений. Раньше оценивалась экономическая эффективность только глобальных предложений, локальные не считались. И в целом только по глобальным предложениям выгода измерялась сотнями тысяч долларов ежегодно. 

– Какова вовлеченность в работу системы предложений? Какие подразделения участвуют в ней активнее?

В прошлом году на «Петро» была цель – 1,3 внедренных предложений на сотрудника. Практически все этот показатель перевыполнили. Служба производства реализовала 1,38 предложений, служба обеспечения производства, которая включает в себя офис и склады – 1,44, а служба качества – и вовсе рекордные 2,12. 

В целом по фабрике этот показатель составил 1,46. С учетом того, что «Петро» – самое крупное предприятие в структуре JTI, это отличный результат. Если говорить о показателе вовлеченности, то в работе системы участвует 60% сотрудников. Причем мы считаем вовлеченность не просто по поданным предложениям, а по соответствующим критериям системы. 

Справка о компании

JTI (Japan Tobacco International), входящая в состав группы компаний Japan Tobacco, – ведущий международный производитель табачной продукции. Штаб-квартира компании находится в Женеве, Швейцария. Компания ведет деятельность в 120 странах мира, в ее офисах работает около 26 000 сотрудников, представителей более 100 разных национальностей. Головной офис материнской компании, Japan Tobacco Inc. располагается в Токио, Япония.

JTI – крупнейший производитель табачной продукции в России (по данным исследовательской компании Nielsen за декабрь 2016 г.). В портфель компании входят международные марки сигарет Winston, Mevius, Camel, Sobranie, Glamour и LD, а также такие российские марки как «Русский Стиль», «Петр I», «Тройка» и другие.

JTI – один из крупнейших иностранных инвесторов в российскую табачную промышленность. На конец 2016 года общий объем прямых инвестиций компании в экономику России составлял 1,9 миллиарда долларов.

В России компания JTI представлена подразделением по продажам ООО «Дж.Т.И. Россия» с офисами в 68 регионах страны и тремя производственными площадками. В их числе – «Петро», крупнейшая в России фабрика по выпуску готовой табачной продукции, расположенная в Санкт-Петербурге, а также два предприятия по обработке табачного сырья: завод «Дж.Т.И. Елец» в Липецкой области и фабрика «Крес Нева» в Ленинградской области.

На предприятиях и в офисах продаж компании работают более 4000 сотрудников. JTI входит в число лучших работодателей в России по условиям развития карьеры и компенсационному пакету (по данным исследования Headhunter «Гендерные различия в компаниях», 2015 г.; рейтингов «Старт карьеры» портала Career.ru, рейтинга «Лучшая компания для работы и карьеры-2013» газеты «Элитный персонал», 2013 г.; «Лучшие работодатели России-2012», газеты «Ведомости», № 33 (3295), 2013 г).

В 2016 году международный Институт лучших работодателей Top Employer Institute признал JTI одним из восьми лучших работодателей в мире, а JTI Россия и отдельно фабрику компании «Петро» в Санкт-Петербурге – одними из лучших работодателей в России.

В 2014 году JTI стала первой компанией в России, получившей «бронзовый» сертификат Investors in People – международной системы оценки качества инвестиций в развитие персонала.

В 2016 году журнал Forbes включил JTI в тройку лидеров в ежегодном рейтинге 50 Крупнейших иностранных компаний в России (по данным рейтинга Forbes 50 Крупнейших иностранных компаний России – 2016, сентябрь 2016 г.).

Начать обсуждение


UP-PRO в сетях