О становлении, развитии и достигнутых результатах программы GMS Leadership рассказывает Молодцов Андрей, Координатор по развитию системы менеджмента GEFCO в СНГ и странах Балтии.
Статья публикуется в рамках Конкурса работ «Управление производством - 2014»
Автор: Молодцов Андрей Николаевич, ООО Жефко, Координатор по развитию системы менеджмента GEFCO в СНГ и странах Балтии
Данный проект был инициирован для удовлетворения потребности предприятия в направлениях:
Организационная структура направления, ответственного за развитие качества и развитие производственной системы компании (GEFCO Management System (GMS)) централизованная, основные ресурсы аудиторов, тренеров и консультантов сосредоточены в штаб квартире в Париже.
В каждой стране присутствия GEFCO по штату предусмотрено 1-2 ответственных за развитие GMS.
В России, в силу большой географической разобщенности, такой ответственный имеется в каждом регионе (Москва, Санкт-Петербург, Калуга, Н.Новгород, Тольятти, Краснодар), в большей степени обычно совмещающий задачи операционного качества и задачи развития системы менеджмента.
Имеющихся ресурсов было явно недостаточно для полноценного развития, при том, что штат и объемы росли весьма стремительно, в период с 2006 по 2012 практически в 10 раз.
Быстрый рост компании и расширение операционной вариативности не позволяли полноценно охватывать все виды работы с коллективами и менеджерами этих направлений , чтобы передавать им теорию и практические навыки применения подходов и инструментов Бережливого производства, интегрированных в GMS.
Со стороны руководства GEFCO России было предложено организовать программу развития внутреннего персонала, участники которой смогли бы развиваясь самостоятельно, развить необходимые компетенции в компании и в конечном счете саму компанию.
Для реализации программы нами был выбран формат, который назвали GMS Leadership.
GEFCO Management System (GMS) соединяет в себе все доступные инструменты, гарантирующие эффективность работы во всех направлениях деятельности компании.
GMS базируется на процессном подходе, ставит своей целью обеспечить быстрое выявление и устранение любых видов потерь (MUDA) а также выстроить поток создания ценности по каждому продукту компании.
Цель программы: Развитие компании через развитие наиболее инициативных сотрудников, обладающих хорошим лидерским потенциалом и педагогическими навыками. Внедрение корпоративной культуры через локальных лидеров во всех подразделениях и во всех локальных отделениях GEFCO на территории Росси и стран СНГ.
Участники: Рядовые сотрудники, руководители младшего и среднего звена.
Ежегодный набор на первую ступень обучения составляет от 15 до 25 человек (5-7% от общей численности компании). Все участники проходят отбор, основанный на личном интервью, анализе предыдущей работы в компании, мнении непосредственного руководителя и тестировании.
Спонсоры: Программа реализуется при поддержке высшего руководства, которое принимает участие в награждении и утверждении проектов участников.
Управляющий комитет и его задачи: В комитет входят представители высшего руководства, управления персоналом и департамента качества. Управляющий комитет производит отбор и утверждение участников, отвечает за разработку и утверждение обучающей программы, принимает защиту проектов и оценивает участников программы по итогам каждого года обучения.
В рамках данной программы был выделен ряд компетенций , которые компания выделяет в качестве основных, для развития и оценки успеха программы GMS Leadership. Так (см.рис.1) выглядит матрица компетенций GMS лидера – сотрудника, способного осуществить перемены в процессах компании, при этом постоянно продолжающего развивать собственные компетенции и навыки:
Рис.1 Матрица компетенций GMS лидера (пример заполненной матрицы).
Исходя из данной матрицы, была сформирована программа тренингов и список литературы для каждой ступени обучения .
Защита проектов и награждение участников: После каждого года обучения, в мае, каждый участник должен представить свои проекты на оценку экспертной комиссии. Во время защиты проектов участники делятся своими впечатлениями, дают обратную связь о пройденных обучениях и тренингах, оценивают их влияние на развитие необходимых лидерских компетенций, описывают дополнительно приобретенные за год знания на основе прочитанной рекомендованной литературы, приводят примеры командной организации работы и привлечения коллег к использованию методов Бережливого производства в своей работе. При описании проектов дается подробное описание исходной и достигнутой ситуации, а также полученной экономии и прочих положительных изменений в выбранной для проектов области.
Оценка результатов программы: Результат оценивается не столько по сумме экономического эффекта от внедренных проектов, сколько в поддержании локальных инициатив, распространении корпоративной культуры, удержании и развитии наиболее перспективных сотрудников, оптимизации и совершенствовании процессов компании, все вместе дающее существенные конкурентные преимущества на рынке логистических услуг.
Исторически программа прошла следующие стадии:
1) тестовый период - первый год действия, 2) обкатка программ - второй год действия, 3) глобализация - третий год действия, 4) качественное преобразование и первый выпуск тренеров и лидеров - четвертый год действия.
Были созданы:
На этом этапе развития программы со стороны сотрудников был проявлен большой энтузиазм. К сожалению со стороны непосредственных их руководителей поддержка была не достаточной. Для многих руководителей был сомнительным эффект от программы, одновременно, затраты ресурсов были вполне ощутимые : на участие в тренингах, материальные затраты на командировки, и т.д. Сотрудники выделяли определенный процент времени на деятельность, связанную с ведением проектов, участию в мероприятиях 5S и на распространение информации среди коллег (статьи интранет).
На этом этапе, со стороны Директора по качеству, была оказана максимальная поддержка, консультации и дополнительные обучения инструментам GMS, что требовало значительных затрат времени.
Часть участников программы составили локальные ответственные за качество и GMS, таким образом, часть ресурсов была потрачена еще и на компенсацию недостатков в их обучении.
Состав прочих участников первого года обучения получился разбалансированным географически и по функционалу. Большую часть составили операционные специалисты московского региона.
Результаты проектов получились весьма ощутимыми. Было реализовано несколько сильных проектов, которые привлекли внимание непосредственных менеджеров участников программы. Так же к программе было привлечено внимание значительного количества сотрудников.
В завершение первого года обучения было проведено награждение выпускников в виде выездного мероприятия, которое также стало стимулом участия для других сотрудников компании.
На курсе BASIC участниками были прочтены \ прослушаны в аудио формате: 2 книги из серии ЛИН , 1 книга из серии Системное мышление , 1 книга из серии Лидерство, 1 книга из серии Личное развитие, 1 книга из серии Ораторское мастерство и навыки презентации и переговоров, 1 книга из серии Управление проектами, 1 книга из серии Тайм-менеджмент
Были пройдены специальные тренинги, выбранных на конкурсной основе профессиональных обучающих организаций, делающих этот процесс более увлекательным и доступным в плане подачи материала по темам: 1) Основы бережливого производства, 2) Управление проектами, 3) Управление временем, 4) Ораторское мастерство, 5) Эффективная презентация
Каждый из участников достиг определенного прогресса по предложенной шкале саморазвития:
В чем может выражаться:
В чем может выражаться:
В чем может выражаться:
В чем может выражаться:
В чем может выражаться:
В чем может выражаться:
В чем может выражаться:
В чем может выражаться:
В чем может выражаться:
Вышеназванные компетенции оценивались в течение года и во время аттестации по каждому GMS лидеру на основании данных , представленных и продемонстрированным им самим, а также на основании результатов опроса 360 (включая мнение руководителей, коллег).
В первый год обучения защитились 11 сотрудников по 23-м реализованными проектами оптимизации.
Важным достижением первого года внедрения программы стало полноценное администрирование программы Департаментом Управления персоналом и расширение перечня обучений. Были проанализированы различные программы и выбраны наиболее оптимальные с учетом применимости к задачам GMS Leadership и специфики нашего бизнеса, появились внутренние обучения, и первым из них стал Projects Management. Обмен информацией о деятельности различных служб был реализован в виде обязательного вводного курса, который проводит руководитель каждого направления для новых сотрудников компании и по заявке, направляемой в службу Управления персоналом.
Проблемные моменты. К их числу можно отнести полную свободу выбора проектов. Темы не всегда сочетались с теми проблемами, которые были актуальны для руководителей участников программы. По этой причине, даже очень серьезные и сильные проекты, не привели к изменению отношения большинства менеджеров в вопросе поддержки участия их сотрудников в программе GMS Leadership.
На второй год обучения было набрано 15 новых участников (курса Basic) и 9 (из 11) участников прошлого года перешли на второй уровень программы (курса Advanced).
На втором году внедрения программы, в виду накопленной базы примеров, форм, описаний реализованных проектов и доработанных материалов системы менеджмента GEFCO, поддержка ее участников со стороны Дирекции по качеству была сокращена .
Согласно плану обучения, поддержка участников базового курса была передана участникам второго года обучения. В задачи участников второго года обучения также входило организовать и провести обучения для сотрудников компании, начать свою работу в качестве внутренних тренеров компании.
По результатам второго года обучения было реализовано 9-ть внутренних обучений сотрудниками, прошедшими тренинги презентационных навыков и ораторского мастерства.
15 сотрудников защитили 25т реализованных ими проектов, таких как:
Полученные результаты экономии от вышеприведенных и прочих проектов позволили сделать программу независимой от дальнейших инвестиций для ее поддержания - уже после второго года она стала самоокупаемой.
По результатам второго года обучения появилась значительная поддержка участников со стороны их руководителей. Темы проектов стали больше соответствовать проблемам с высоким приоритетом, но ресурса на проработку которых у руководителей раньше не находилось. Повысилось внимание и к самим лидерам, и к программе GMS Leadership, и к методам Бережливого производства.
Второй год обучения позволил оптимизировать программы обучения и бюджет на обучение. Был сформирован перечень компаний поставщиков, которым удалось наилучшим образом мотивировать обучающихся на применение полученных навыков (на основании анализа обратной связи по результатам проведенных обучений).
На курсе Advanced участниками программы были пройдены специальные тренинги: 1) Стресс менеджмент - эмоциональный интеллект, 2)Бережливое производство(бизнес симуляция), 3) Ораторское и тренерское мастерство, 4) основы логистики (внутренний курс).
Проблемные моменты. К их числу можно отнести недоверие руководителей к цифрам полученной экономии. Расчет производился в основном по экономии времени, которая впоследствии не всегда приводила к реальному сокращению затрат (т.к. прямых расходов, которые бы давали ощутимый эффект на изменение значений при анализе прибылей и убытков, в наших процессах не много). В результате расчетные значения не принимались на веру руководителями, а финансового механизма визуализировать эти изменения на тот момент не было.
В третий год обучения была расширена география участников. При выборе кандидатов учитывалось - существуют ли представители данного подразделения среди участников предыдущих лет. Приоритет отдавался тем сотрудникам, которые представляют подразделения и географически обособленные представительства, ранее не участвовавшие в программе.
Число участников составило 33 человека, 22 человека поступили на базовый курс первого года обучения, 7 человек поступили на продвинутый курс второго года обучения и 4 человека перешли на экспертный уровень третьего года обучения. В состав участников программы вошли три страны, представители семи городов , сотрудники всех направлений операционной деятельности, менеджеры среднего звена, представители коммерции, финансовой службы, ИТ департамента, управления персоналом и тд. Всего в программе участвуют представители 12 направлений бизнеса, представляющие в среднем 11% от общей численности представленных подразделений и около 7% от общей численности сотрудников региона.
Вместе с расширением масштабов деятельности была обеспечена поддержка участников всеми материалами, доступными на корпоративной WIKI(педии), где подбор подходящего инструмента осуществляется через связь формулировки проблемы и ключевых слов в аннотации к Lean tools. Корректировка данной связи осуществляется через Форумы и обращения на электронный адрес ответственного за корректировку.
Дополнительным усовершенствованием программы стало публичное отслеживание проектов участников на WIKI, где публикуются основные фазы каждого проекта со сроками их начала и окончания, а также комментарии о текущем статусе (обновляемые ежемесячно). Представлены темы проектов, основные задачи и продукты проектов, что позволяет любому сотруднику компании получить информацию, и по собственному желанию подключиться к его реализации (например в случае заинтересованности в продукте проекта).
Для решения существующей проблемы расхождения оценочной экономической эффективности проектов с реальными улучшениями ситуации по форме анализа прибылей и убытков (в периметре применения проекта) была разработана, протестирована и внедрена процедура ведения проектов, где на начальном этапе проводится исследование экономических показателей выбранной области улучшения в совокупности с показателями эффективности данной области, определяются наилучшие статистические параметры и проводится анализ, насколько внедряемый проект меняет ситуацию, что именно изменяется в системе, на какое значение статьи затрат/прибыли или показателя эффективности проект влияет, чтобы по его изменению можно было отследить и однозначно оценить положительный эффект от внедрения продукта проекта.
В перечень обучений для лидеров GMS был включен базовый курс финансовой грамотности.
