Андрей Гогин

Стратегическое управление закупками и никакой рутины — куда уходит время

Ежедневно закупочные подразделения каждой компании выполняют массу срочных и очень важных дел, которые наряду с плановыми мероприятиями превращаются в рутину. Задачи приходится выполнять одновременно, быстро и безошибочно. Можно ли все успеть? Надо ли что-то менять? И причем тут стратегическое управление закупками?

Автор: Андрей Гогин, эксперт компании «Фогсофт»

Текущее развитие сферы профессионального управления закупками в России, предполагающее умелое использование систем автоматизации,  позволяет многим компаниям успешно оптимизировать свою рутину. Но оптимизация рутины — это лишь одна из ступеней на пути к эффективным закупкам. Самые прогрессивные организации  идут дальше, искусно применяя новые стратегические подходы в управлении закупками.

К сожалению, не каждая компания может позволить себе стратегические подходы. Потому что им не до них. Потому что слишком много рутины валится на их плечи и слишком часто «болит голова». Рутинные операции присутствуют во всех сторонах закупочного процесса. Этот процесс условно можно разделить: планирование, непосредственную закупку товаров, работ и услуг и контроль исполнения договоров. 

Разбираться в тонкостях закупочной деятельности и неиспользуемых возможностях будем поэтапно — сначала представим, как происходит работа по каждому из этих направлений, и куда уходит время сотрудников отдела закупок, заставляя иногда работать даже в выходные дни, и поговорим о современных инструментах оптимизации этой рутины, приведем реальные примеры. И, далее, остановимся на стратегическом управлении закупками — определимся с терминологией, структурируем инструментарий, поищем подводные камни и способы, которыми можно достичь самых высоких показателей эффективности, но с минимальными затратами.

Планирование закупок —  сложности, решения, примеры

Планирование закупочной деятельности предприятия или планирование потребностей производства —  важный этап, включающий целый комплекс задач-проблем для департамента закупок. Потребности надо собрать, обработать, согласовать, консолидировать идентичные закупки, внести в план, опубликовать информацию о планируемых закупках на соответствующих ресурсах. Например, если предприятие организует закупочную деятельность согласно 223-ФЗ, то приходится «заливать» все на zakupki.gov.ru. 

1. Сложности

Если предприятие имеет развитую филиальную сеть или у него много подразделений, то собрать потребности с каждого участника закупочного процесса этой крупной организации, обработать их и ничего не «потерять по дороге» становится довольно трудоемкой работой. 

Нередко сложностей добавляет разница в часовых поясах — когда подразделение в Нижнем Новгороде только начинает свою работу, их коллеги из Хабаровска — уже заканчивают.  А ведь еще необходимо задать множество вопросов для уточнения «что же именно и сколько им этого надо?». Такие «уточнения», как правило, происходят по телефону и занимают массу времени и не всегда удобны опять же из-за разницы во времени. 

Идем далее. Потребности с подразделений вроде бы собраны и теперь их надо свести в единый годовой комплексный план закупок (ГКПЗ).  При этом идентичные закупки надо объединить, сформировать потребности компании по месяцам и сопоставить это все с выделенным бюджетом. А если номенклатура занимает несколько тысяч позиций, то формирование ГКПЗ растягивается на 2-3 месяца. Как видим, очередная порция сложностей настигла нас и здесь.

А если закупка срочная, то процесс ее согласования часто происходит во внештатном режиме — кто-то бежит куда-то, чтобы с кем-то срочно посоветоваться, потом у кого-то завизировать согласие на внеочередную закупку, затем  информация, наконец, доходит до отела закупок. Процесс длительный, сложный, часто непоследовательный и суетливый. Кроме того, в спешке товары, работы и услуги приобретаются по завышенной цене или плохого качества,  поставки задерживаются и т.п.

В общем, на все это уходит огромное количество времени, к тому же параллельно с этапом планирования одних потребностей, как правило, приходятся решать задачи других этапов, например, контролировать текущие поставки. 

2. Решения

Автоматизировать  рутинные  процессы на этапе планирования закупочной деятельности становится особо актуальным решением для предприятий со сложной организационной структурой или филиальной сетью. Как правило, здесь оптимизируются сбор, обработка и согласование потребностей организации, консолидация заявок, поступающих из отделов/филиалов. При этом на любом из этапов можно установить правила, при которых заказ переходит в ручную обработку.

3. Реальные примеры 

Понятно, что у каждой компании будут свои особенности автоматизации планирования закупочной деятельности, но будут и схожие черты, поэтому возможность познакомиться с опытом других организаций может быть весьма полезна.

Так, процесс согласования потребностей автоматизирован в системе управления закупками Уральской горно-металлургической компании (УГМК)объединяющей более 40 предприятий. Система УГМК умеет создавать индивидуальный сценарий согласования для различных видов документов, автоматически консолидировать заявки по однотипным позициям. Эти и другие полезные функции позволили одному из крупнейших мировых производителей меди полностью централизовать закупки.

В Северо-Восточном федеральном университете им. Аммосова (СВФУ), автоматизация закупочной деятельности также не обошлась без оптимизации этапа планирования. Как пояснили в СВФУ, в крупныхвысших учебных заведениях нередко возникают сложности с согласованием плана закупок, поскольку в вузах довольно специфическая оргструктура с множеством подразделений и широким перечнем требуемых закупочных позиций. В университетской автоматизированной системе реализована возможность централизации закупочной деятельности, где в соответствии с планом мероприятий СВФУ и поданными заявками формируется годовая программа закупок.

С чего начать?

Для начала, оцените целесообразность этой автоматизации для вашей компании? Нет ли более приоретных задач?  Нет ли ощущения, что компания начала топтаться на месте и нужно срочно или не очень, но что-то менять, оптимизировать и так далее. Не можете  или не хотите сами отвечать на эти и другие вопросы? — обращайтесь к сторонним специалистам. Кроме того, обязательно на данном этапе проконсультируйтесь, как минимум, с 2-3 с разработчиками программного обеспечения, которые специализируются на создании систем автоматизации торгово-закупочной деятельности — опишите им ситуацию хотя бы вкратце, внимательно выслушайте, что смогут предложить они для решения ваших задач и, что немаловажно, за какую цену. Оказывается, за вполне подъемные суммы можно напрочь избавиться от ненужной рутины при планировании закупочной деятельности.

На этом рутина не заканчивается!

В  следующем материале по аналогичной схеме расскажу об одном из самых трудоемких направлений работы закупочных подразделений — непосредственно этапе закупок. Рассмотрим проблемы, примеры, решения… В общем, постараемся преодолеть рутину на данном этапе по полной. 

Комментарии к статье

Интересно, а закупки на предприятии ограничиваются материалами и комплектующими? Автоматизации поддаются простые предметы закупки, а сложные? Как автоматизировать клининговые услуги, работы по модернизации оборудования, инфраструктуре, энергоэффективности, ремонту и реконструкции зданий и сооружений. Именно такие закупки наиболее сложны для контроля. У нас же закупочная деятельность находится в зачаточном состоянии. Мы любим рассматривать основные производственные процессы. Они более понятны и менее проблемны. Но ведь эффективность производств в России определяют обслуживающие процессы в большей степени. Как быть с этим? Может рассмотрим закупки в более широком смысле?

С уважением.

Комментировать
10.09.2014 13:03
0

Спасибо за комментарий, Михаил! Закупки на предприятии, конечно, не ограничиваются материалами и комплектующими.Говоря о стратегическом управлении закупок, в данной статье хотел подчеркнуть, что предприятию необходимо освободиться от трудоемких операций, зачастую излишне трудозатратных и длительных, автоматизировав планирование закупок товаров. Конечно, это не все операции департамента закупок, где можно сократить трудозатраты, тем самым высвободив время для директора по закупкам на более стратегически важные задачи. Закупка "сложных предметов закупок" ( в том числе, клининговые услуги, работы по модернизации оборудования, инфраструктуре, энергоэффективности, ремонту и реконструкции зданий и сооружений), естественно, имеет свою специфику и планирование здесь гораздо сложнее. Сейчас я говорю только о планировании, так как статья была посвящена этому аспекту закупочной деятельности, то есть только части закупочного процесса. И конечно, контроль исполнения услуг - тоже задача непростая, но и ее автоматизировать возможно. Об этом я расскажу в одной из следующих статей и покажу на примере «как это работает».

Комментировать

Спасибо, Андрей за ответ. Давайте попробуем конкретизировать вопросы, ответы на которые интересны мне, как специалисту по организации процесса закупок, так и многим специалистам похожего профиля.
1. Стоит ли объединять сложные и простые предметы закупок (извините если терминология не привычно).
2. Стоит ли объединять закупки касающиеся основных производственных процессов и обслуживающих?
3. Проводимые мной операции закупок имеют три основные стадии: исследование свойств предмета закупки, подготовка и проведение процедуры отбора Поставщика, контроль Договоров поставки на соответствие первоначальным условиям до момента окончания операции закупки. Проводимое мной планирование закупок имеет три стадии формирования списков закупок: простой список - принимаются все заявки в порядке поступления в заранее оговорённые сроки подачи; список по приоритетам - построение списка по первоочерёдности  с определением крайних сроков закупки: Список конечный - список закупок обеспеченный финансированием. Все эти операции требуют времени. Без них планирование построенное на недостоверных данных не имеет смысла. Оно всегда будет непредсказуемым. Отсюда вытекает необходимость построения бизнес-процесса закупочной деятельности и уже на основании этого бизнес процесса проводить автоматизацию закупок. Есть у Вас такой стандартный бизнес-процесс, учитывающий в том числе и стандартный процесс внесения изменений в систему закупок?

С уважением.

Комментировать
17.09.2014 08:47
0

Уважаемый Михаил! Вы просто вынуждаете приоткрыть интригу этой серии статей ;)
1. На первый вопрос
На первом этапе целесообразно построить единый процесс закупки, максимально снизив его трудоемкость. Далее, необходимо выделить ключевые товарные группы, и для каждой из них разработать индивидуальный процесс, выстроить уникальные взаимоотношения с ключевыми поставщиками. Об этом пойдет речь в следующих статьях этой серии.

2. На второй вопрос
Как я уже сказал, при ответе на предыдущий вопрос, не столь важно, закупка относится к основному процессу или к обслуживающему. Важно, относится ли она к ключевой товарной группе, насколько велик ее вклад в общую эффективность предприятия. Например, в одной из следующих статей я расскажу о закупке малоценки. Не смотря на то, что этот вид закупок не имеет отношения к основным производственным процессам, часто предприятие несет на него существенные и, что особенно важно, скрытые затраты. Поэтому для таких закупок необходимо выстраивание индивидуального процесса.

3. На третий вопрос
Бизнес-процесс, который всегда имеет возможности для совершенствования, состоит из элементов. Как собрать первичную потребность, консолидировать ее с учетом складских остатков и территориального расположения потребителей, учесть сроки потребности и финансовые возможности и в результате получить план закупок. Как обеспечить непрерывную его актуализацию. Как оптимально разместить закупку. Как отследить качество и своевременность исполнения обязательств, в том числе наших, по договорам. Очень важно правильно определить, улучшение какого элемента бизнес-процесса принесет наибольшую выгоду предприятию именно сейчас. У нас есть несколько вариантов стандартных бизнес-процессов и инструменты снижающие их трудоемкость.

Комментировать

Спасибо, Андрей, за обстоятельный ответ. Но я не могу отделаться от впечатления, что вы подразумеваете только простые закупки говоря о товаре, товарной группе. возможно это обобщение такое же как Поставщик, под которым понимается и Проектировщик и Подрядчик и поставщик каких-либо услуг. Под сложными закупками Вы что понимаете? Лично я понимаю проектные и ремонтно-строительные работы, работы связанные с реализацией инвестиций в производство, работы по энергоэффективности, модернизации производственного оборудования и инфраструктуры. Такие закупки требуют участия специалистов узкого профиля, которых зачастую нет даже в крупных компаниях федерального уровня. Как  Вы формируете именно эти закупки? Мой опыт подсказывает, что проблема закупок таких сложных предметов закупки существует и мало кто пытается их решить. Как Вы решаете такие проблемы? Ведь, согласитесь, внутрицеховые и внутризаводские накладные расходы в значительной степени формируются из затрат на эти закупки. Скажу больше, внутрикорпоративная коррупция, которая присутствует в той или иной мере повсеместно в основном использует закупки на обслуживающих процессах.

С уважением.

Комментировать
24.09.2014 13:03
0

Очень интересные вопросы задаете, Михаил! Чтобы ответить на них исчерпывающим образом потребуется несколько статей ;). Если коротко, то для преодоления указанных проблем существуют специальные методы. Например, для привлечения имеющейся на предприятии компетенции, которой не хватает отделу закупок можно использовать проектный метод, когда в группу проведения конкретной закупки включаются производственные специалисты. Есть методы закупки, которые позволяют привлечь внешнюю компетенцию, такие как, многоэтапные конкурсы и конкурентные переговоры. В каких-то случаях можно привлечь внешних специалистов на разовой основе или отдать всю закупку на аутсорсинг. Решение должно приниматься в зависимости от конкретных условий: разовая это закупка или регулярная, имеется на предприятии собственная компетенция или необходима внешняя. Наиболее эффективным средством борьбы с внутрикорпоративной коррупцией являются персональная ответственность и документированность всех принимаемых решений. Понятно, что это вряд ли можно эффективно организовать без соответствующих регламентов и информационных систем.

Комментировать

Спасибо, Андрей, за ответ. Мне кажется, что как раз сложные закупки часто просто не рассматриваются, так как нет методик по осуществлению операций сложных закупок. Как определяется достаточность или не достаточность компетенций внутренних служб, Как принимается решение о привлечении внешней компетенции. Что она из себя представляет. Как меняется бизнес-процесс операции закупки. Вопросов масса. Начнём с того, что нет рынка внешних поставщиков услуг по сложным закупкам. Сама операция сложной закупки не имеет исследовательских работ.  Бедная терминология,  примитивная технология закупок чувствуется как на уровне предприятий, так и на уровне государства, судя по тестам ФЗ 44 и 223.
Управление закупками невозможно рассматривать отдельно простых и сложных. Можно говорить отдельно о специфике. Но о стратегии управления закупками можно с большим основание говорить подразумевая сложные закупки. Развитие, модернизация любого предприятия в соответствии со своей концепцией это череда последовательных больших и малых в основном сложных закупочных операций, где свойства предметов закупки должны соответствовать общему вектору развития. В этой связи, вопросы технологии закупочных операций должны быть отработаны очень чётко. По этому я и спрашивал, есть ли у Вас унифицированный бизнес-процесс закупочных операций.

С уважением.

Комментировать
27.11.2014 19:26
0

Михаил, надеюсь мой материал  о "сложных и простых закупках" прояснит ситуацию - http://www.up-pro.ru/library/logistics/procurement/slojnye-zakupki.html 

Комментировать


СеминарыВыставкиКонференции
UP-PRO в сетях