Гогин Андрей

Сложных закупок не бывает!

Начав было раскрывать тему о практике применения стратегического управления закупками на предприятиях, столкнулся с целой кипой вопросов. Ответить о “сложном” постараюсь максимально просто.

Автор: Андрей Гогин, эксперт компании «Фогсофт»

Начав было раскрывать в “Управлении производством” тему о практике применения стратегического управления закупками на предприятиях, столкнулся с целой кипой вопросов. В частности, о возможностях автоматизации  “сложных закупок”,  к коим были причислены “клининговые услуги, работы по модернизации оборудования, инфраструктуре, энергоэффективности, ремонту и реконструкции зданий и сооружений»...  Что ж,  ответить о “сложном” постараюсь максимально просто.

Откровенно говоря, мне не нравится классификация “сложные”/“простые” закупки. Хотя, если вы, например, модернизируете оборудование или ремонтируете помещения и реконструируете здания раз в триста лет, то управление закупочным процессом, вероятно, действительно становится крайне сложной задачей. Можно ли оптимизировать эту задачу с помощью инструментов автоматизации закупок? Вообще автоматизировать можно практически все что угодно. Другой вопрос, насколько это целесообразно. Попробуем разобраться.  

Допустим, вы — медицинское учреждение, у которого предполагается относительно “сложная закупка” — приобретение нового рентгеновского аппарата.  Особой компетенции по закупке техники данного типа в вашей клинике нет. Со слов врачей, в старом аппарате не хватало контрастности, и он давал слишком большую дозу облучения. Для закупки хорошего рентгеновского аппарата этой информации, конечно, недостаточно — необходимо оценить больше параметров. Без соответствующего опыта такая аналитическая работа может показаться слишком трудоемкой. Самое простое — нанять того, кто данную закупку осуществит, но нанимать кого-то тоже нужно уметь, и вместо разборок с параметрами аппарата придется  разбираться с наниманием кого-то. Другой вариант — все-таки выделить какие-то свои ресурсы, чтобы они  выяснили все об особенностях закупки рентгеновских аппаратов. Выяснять можно разными способами, но проще всего провести в электронной форме многоэтапную закупочную процедуру, например, посредством запроса предложений, где сначала вы заявляете, что просто! купите рентгеновский аппарат. На что вам поступает куча предложений от потенциальных поставщиков, и вы видите, что у рентгеновских аппаратов помимо контрастности и уровня облучения существует еще сто тридцать параметров. На следующем этапе вы уже говорите, что купите рентгеновский аппарат, где  контрастность должна быть такой-то, доза облучения — не больше такого-то уровня, и чтобы он мог работать в горизонтальном и вертикальном положении. На это вы снова получаете список предложений и вспоминаете, что у этих рентгеновских аппаратов еще и расходники есть. Не проблема —  уточняете стоимость владения каждым из заявленных рентгеновских аппаратов в течении в течении 10 лет, включая стоимость монтажа, расходников, доставки и т.д. Собираете финальные предложения, останавливаетесь на наиболее конкурентном предложении и рентгеновский аппарат уже у вас. Следует отметить, что провести такую многоэтапную процедуру можно электронной  торговой площадке, оптимизировав (автоматизировав) тем самым поиск поставщиков, сбор и обработку поступающих предложений и заключение договоров. Просто?

А как быть со “сложной” энергоэффективностью?  Начинать, конечно, нужно с поиска узких мест, чтобы понять, где на предприятии энергия расходуется малоэффективно. Самостоятельное обследование сможет провести далеко не каждое предприятие, так как требуется оборудование и особый уровень компетенции. Удобнее услугу обследования заказать у сторонней организации, найденной путем той же многоэтапной процедуры.  Допустим, по  результатам проведенного обследования мы определили, что у нас три километра голых труб, а электричество передается по воздушным линиям, где, соответственно, идут потери. Также выяснилось, что половина наших  сотрудников  отапливает помещение электрическими тенами. Соответственно, нам надо трубы изолировать, воздушку заменить на кабель и закопать,  и сделать так, чтобы наши сотрудники не мерзли. Между тем наши сотрудники мерзнут потому что трубы голые. Именно изоляцией труб мы и займемся в первую очередь. Благо свои ребята, которые могут изолировать трубы  у нас в штате есть, остается только закупить стекловату и жесть. Хотя, подождите, ведь стекловата и жесть — обычные наши расходные материалы, которых полно на складе, а если чего-то не хватит, всегда можно закупить у наших проверенных поставщиков. Ничего сложно!

Конечно, такой вариант развития событий может произойти далеко не всегда. Например, в результате обследования  выясняется, что нашему предприятию стало слишком дорого покупать  тепло, скажем, у теплоснабжающей организации. Поэтому целесообразнее обзавестись своей котельной, воткнувшись в, казалось бы, “сложную” закупку. Но мы идем по тому же пути, что и с рентгеновскими аппаратами. Назначаем рабочую группу, которая будет этот вопрос исследовать, проводим запросы предложений и узнаем  какие бывают котельные (газовые, мазутные, комбинированные…), определяемся с поставщиком, готовим разрешительную документацию и т.п.

Заметьте, несмотря на то, что у меня компетенция в энергоэффективности отсутствует напрочь, я уже представляю первые шаги, которые могу сделать в этом направлении. То есть ничего здесь сверхъестественного — ядерной физики, открытий каких- то — нет. Абсолютно обычный процесс.

Таким образом, так называемых “сложных закупок” не существует. Да, где-то закупка понятна, а если она нам непонятна, то мы можем либо позвать того, кто нам все объяснит, либо провести процедуру в таком формате, когда нам все самим станет понятно, либо вырастить компетенцию своих сотрудников.

Другой вопрос, стоит ли оптимизировать/автоматизировать управление такими “непонятными” закупками? Определенно “да”, если они входят в группу стратегических для предприятия закупок, то есть затраты на закупки по данной категории товаров, работ и услуг составляют значительную часть.  Кроме того, задуматься о применение инструментов автоматизации стоит, если  подобные закупи (не обязательно стратегические!) для предприятия станут регулярными  

“Стоит ли объединять сложные и простые предметы закупок  и стоит ли объединять закупки касающиеся основных производственных процессов и обслуживающих?”— примерно так звучал еще один вопрос от читателя моей статьи. Отвечаю в контексте статьи, в которой, напоминаю, речь шла именно о стратегическом управлении закупками.  Стратегическое управление закупочной деятельностью не предполагает разделения производственных процессов на основные и обслуживающие, а также простые и сложные. Важно, относится ли она к ключевой товарной группе и насколько велик ее вклад в общую эффективность предприятия. При этом закупки должны выходить на стратегический уровень, когда приобретаемые предприятием товары, работы и услуги напрямую влияют на производственные процессы, и наоборот — изменению производственных процессов сопутствует изменение закупочной деятельности. То есть процессы взаимосвязаны, а и не живут сами по себе. Например, наш основной производственный процесс связан с литьем стали определенной марки, а обслуживающий — с закупкой руды. Вдруг отдел сбыта нам говорит, что для получения дополнительных конкурентных преимуществ следует лить другую марку стали. Будет сделано! Соответственно, для решения поставленной задачи нам потребуется поменять свой основной производственный процесс, что в свою очередь отразится на обслуживающем процессе. Как минимум, потребует корректировки процесс планирования закупочной деятельности, придется искать новых поставщиков, выстраивать с ними отношения на максимально выгодных условиях и так далее.  Безусловно, в данном случае грамотная  автоматизация управления закупочной деятельности наиболее предпочтительна.

Создавая комплексную систему автоматизации закупками, охватывающие все закупочные процессы предприятия, мы всегда рекомендуем учитывать индивидуальные особенности закупок по ключевым товарным группам.  И, как правило,  наши заказчики сначала автоматизируют свои типовые закупочные процессы, используя наше универсальное решение, которое можно легко подстроить под любое положение о закупках.  Далее начинается самое интересное! В системе видны все затраты на закупки, включающие не  только цену, но и трудоемкость процесса. В свою очередь, суть стратегических закупок заключается в том, чтобы выделить самые важные закупаемые товарные группы и попытаться выстроить для них индивидуальный процесс, в том числе в уже внедренной корпоративной автоматизированной системе управления закупками .  

На сегодня - все. Процветания вам, коллеги и успехов!

Комментарии к статье

Спасибо, Андрей, за обстоятельный и очень содержательный ответ. Вы прекрасно чувствуете направление оптимизации процесса закупок. Не подумайте, что я пытаюсь подвергнуть сомнению Ваши выводы. Наверно в плане автоматизации процедур закупок у Вас богатый опыт, но Вам же интересно не просто услышать лестный отзыв, а получить конструктивную критику или обсуждение темы от которой во многом зависит эффективность производств в целом. Сложные закупки тема моих изысканий. Возможно некоторые мысли будут Вам полезны в будущем.
1. Применим ли подход к закупкам по признаку сложные - простые? Сомневаясь в необходимости использования термина "сложные", Вы сами ответили на этот вопрос. Отличается бизнес-процесс. Он становится многоэтапным. Закупка определённого сырья или проката или пресловутого карандаша с полутвёрдым грифелем относятся к относительно простым закупкам. Относительно, потому, что их закупка часто требует предварительного исследования свойств предмета закупки и объекта закупки . Извините если терминология иногда будет не совсем понятна. Поясню когда возникнет необходимость. Многоэтапность, это уже отличительная черта сложных закупок. Многоэтапность, это характеристика исследования свойств предмета и объекта закупок.
2. Просто или сложно? Вы предлагаете представить, что сложность решается разбивкой на этапы с простыми решениями.  Когда Вы говорите "просто", Вы опускаете реальные производственные процессы. Оттолкнёмся от простых понятий. Увеличение количества этапов влечёт за собой увеличение объёма работы. Соответственно увеличиваются человеко-часы, соответственно увеличивается количество сотрудников. На крупном предприятии это ещё возможно. На небольшом возникают проблемы расширения штата, ведь даже внедряя автоматизацию мы не можем избежать необходимость аналитики, формулирование задачи и контроль исполнения. Даже на крупном предприятии очень сложные вопросы выполняются не всегда. Например, сейчас у моего клиента возникает необходимость резкого увеличения работы связанной с поступлением финансирования на модернизацию производств в размере миллиардов рублей. Наивная уверенность в возможности решения проблемы оптимизацией управления с помощью автоматизации регламентации, формализации процессов привело к срыву программы модернизации. 
3. Эффективность закупок и комплексная система автоматизации. В отличии от основного производственного процесса, обслуживающие процессы по которым в основном и происходят сложные закупки испытывают большие колебания. Это приводит к постоянному не соответствию объёма необходимой работы для достижения лучшего результата и численности и компетентности сотрудников занятых на обслуживающих процессах. Даже без приведённого примера в текучке приходится неожиданно решать вопросы требующие привлечения специалистов узкого профиля. Эффективность закупки определяется качеством принятия решения. Качество принятия решения зависит от качества информации. Качество информации зависит от многих факторов, ...

Комментировать

Качество информации зависит от многих факторов, основным из которых является участие высокопрофессиональных специалистов или организаций, а определяющим условием качества информации будет являться процесс принятия оптимального решения, который уже зависит от Субъекта Принятия Решения (СПР) и используемого им инструмента управления процессом.
Рассматриваемая Вами тема не может рассматриваться как инструмент повышения эффективности закупок, а только как инструмент оптимизации процесса закупок. её можно рассматривать как подсистему Системы закупок. В статье Вы высказываете наивную идею решения проблемы закупок через автоматизацию. Если отдельные специалисты принимающие решения Вам поверят, то это нанесёт вред их предприятиям. Мне кажется Вам стоит подумать над внедрением комплексной системы автоматизации закупок как подсистемы Системы более высокого порядка. Мне, например, кажется что Ваша Система прекрасно бы сочеталась с моей Системой тотального контроля закупок.

С уважением.

Комментировать
28.11.2014 14:55
0

Уважаемый Михаил!Есть устойчивое ощущение, что мы с Вами говорим об одном и том же, используя различную терминологию.Любая закупка является сложной, если мы не имеем достаточной компетенции и достаточной информации о ней. И сложности у различных закупок различные. Различные и способы преодоления этих сложностей. Другим параметром закупки является ее важность – ее вклад в общую эффективность бизнеса. Наша цель – сделать максимальное количество важных закупок простыми – такими, для которых у нас налажен бизнес-процесс. В частности, для нерегулярных закупок очень полезным будет отлаженный процесс их аутсорсинга.Я ни в коей мере не предлагаю решить все проблемы через автоматизацию. Ключевым компонентом системы закупок является человек и его ресурсы бесценны. Автоматизация может только его разгрузить от выполнения рутинных операций и позволяет сконцентрироваться на решении действительно сложных, стратегических задач. Сложные задачи, в свою очередь, тоже можно автоматизировать, по мере того, как мы получим о них достаточно информации, переведя их, таким образом, в простые. Автоматизированная система должна постоянно развиваться и соответствовать текущим потребностям предприятия, реализуя алгоритмы, разработанные и испытанные людьми.

Комментировать

Полностью с Вами согласен. Меня интересует, как можно автоматизировать процесс при участии в нём стороннего исполнителя. Мои Системы контроля ресурсов основаны на механизме сбора информации о предметах и объектах закупок, обладающей высокой достоверностью. Высокий уровень достоверности обеспечивается таким построением работы, при котором образуются два альтернативных источника информации по одному и тому же процессу с разделением функций не допускающим дублирования, создания непрозрачности процесса.Готов без условий поделиться графическими и текстовыми документами по Системам контроля. Если Мы сможем добавить автоматизацию процесса сбора и передачи информации, это будет совершенно иной по потребительским качествам продукт. Он и так не имеет аналогов, но есть проблема его реализации как максимально понятного продукта. Например, я не испытываю проблем с внедрением. Система не требует какой-то предварительной подготовки, дополнительных средств, людских ресурсов. Прихожу и снижаю затраты на закупки. Но этот эффект часто приписывается к моим личностным качествам, к удачному выбору предмета закупки, к плохой работе именно на этой закупке собственных служб. Многие просто не хотят верить, что эффект достигается Системой. Автоматизация информационного потока позволит перейти на новый уровень отношений между Заказчиком и независимым Агентом. Очень важно показать, что Система будет работать даже при замене Агента, даже при временном отсутствии Агента связанном с его сменой или отсутствием понимания у потенциального Агента сути работы.
Автоматизация, это высокий уровень формализации, позволяющей воспроизводить процесс при смете исполнителей как на предприятиях, так и в структуре Агента.
Как разработчик теории Систем контроля ресурсов, я заинтересован в сотрудничестве без предварительных условий и без обязательного участия моей компании в закупочных операциях.

С уважением.

Комментировать

здравствуйте  Андрей, Михаил! 

много лет я занимался непосредственно коммерческой деятельностью в крупных отраслевых, многопрофильных холдингах и корпорациях, при этом контакты и информация накапливалась и от партнеров и контрагентов, в том числе и в управлении закупками. Последние годы занимаюсь как раз созданием систем управления деятельностью, что позволяет управлять всей бизнес моделью организации или холдинга. 

Ниже мысли по теме публикации:

в настоящий момент, учитывая то, как это происходит во многих организациях, решил предложить системное решение, основанное на опыте и практике работы, наработках в создании систем управления, в том числе и закупочной деятельностью. Кому то достаточно обучения, кто то может быть заинтересован в формализации процедур и последующей автоматизации, но предложение сейчас не соответствует спросу.

я вижу проблему в том,что в организациях чаще всего не доходят до уровня выше, чем формализация на бумаге. После этапа формализации большинство продолжает работать в созданной логической формализованной системе, не переходя в управление каждым экземпляром процесса в АСУ, т.е. на коленках, а мы можем создавать ИСПОЛНЯЕМЫЕ процессные модели с учетом взаимодействия с контрагентами в единой КИС (КЕЙРЕЦУ).

 Вопрос: есть ли такие потребители на рынке сейчас?


на мой взгляд можно и нужно говорить о создании решений автоматизации, в которых контролируется каждый экземпляр процесса не только закупки, а всего заказа Клиента на выпуск единицы товарной продукции. Если на производстве не котловой метод списания и вовлечения ТМЦ в производство, это дает управление себестоимостью каждой единицы изделий (логика PLM), но поскольку почти каждое предприятие имеет исторически накопленный зоопарк систем (ИС), то предложения управлять в едином контуре КИС жизненным циклом сложного изделия с момента размещения заказа Клиентом до момента его поставки в точку потребления (а можно и расширить ЖЦ до сервисного сопровождения изделия у Клиента) воспринимаются как некая блажь, которая здесь и сейчас менеджменту не нужна. 

Это приводит к тому, что управление закупками и эффективность закупок чаще всего (стремится к 100%) выполняется за пределами систем управления, уже существующими на предприятиях.

я могу  выложить ссылки на материал по такому управлению и автоматизации здесь, не знаю, допускается ли это администраторами форума или нет.

Тема созвучна с начатой в этом топике: выявление стабильных цепочек действий, формализация в процессных регламентах, исполняемые процессы в единой системе управления организации, холдинга. 

Комментировать

Под единой системой управления организацией подразумевается возможность создания систем управления предприятием и объединением организаций, систем управления создания сложных изделий и их производством, на основе технологий создания ИТ-решений управления большими организационно-техническими системами, что позволяет управлять системой, не как набором изолированных областей деятельности, а как единым организмом

Комментировать

Андрей Альбертович, не понял Вас. Вы говорите об отсутствии управления процессами на большинстве предприятий выше уровня формализации. Не могу с этим согласиться. Предприятия не действуют в автоматическом режиме. Есть формализованный процесс, нет его, управление процессом всё равно существует. Только качество управления разное. Я не понимаю Ваших простых понятий. Мне кажется Вы допускаете нестыковки. Возможно просто Ваш уровень понимания мне лично не доступен. Вот автора темы я понимаю очень хорошо. Он логичен даже в вопросах, которые кажутся мне заблуждением. Разжуйте. Как это относится к теме технологии закупок и особенно сложных закупок.

Комментировать
04.12.2014 10:15
+1

Здравствуйте Михаил! согласен, управление процессом будто бы существует, но качество иное, если нет процессов это больше похоже на ритуалы, танцы с бубном вокруг ежедневно повторяющегося пожара. Управление в ручном режиме сложными закупками приводит к нестабильным процессам, чаще всего выполняемым за пределами систем управления, точнее систем учета. Когда Вы (я, он, они) задаете формализацию на уровне регламента, Вы даете логическое описание основного процесса, не учитывая разнообразие процессов и их разнообразие в зависимости от групп ТМЦ и услуг, сопровождающих закупки. Нет управления отдельными экземплярами закупок, в итоге это управление закупками происходит через контроль ключевых точек в сводках по мониторингу МТС и приводит к экстренным действиям как реакция на пожар (вместо его предупреждения) несущим ущерб предприятию. заданная логика описания основного процесса уже в в этот момент начинает противоречить действительному набору многовариантных процессов закупок (простых и сложных).
я говорю о возможности автоматизации моделей и многовариантности сквозного процесса в единой КИС, где процесс заказа Клиента на товарную продукцию предприятия сопровождается на всех этапах создания сложного изделия, включая планирование производства, закупки ТМЦ, давальческие схемы при производстве полуфабрикатов, выдачу ТМЦ по расходным коэффициентам со складов в производство для управления жизненным циклом создания единицы товарной продукции. 
я описываю сейчас в части закупок систему управления с процессно проектным управлением, в которой можно реализовать управление жизненным циклом создания сложного изделия и управлять экземплярами исполняемых процессов в системе с участием контрагентов (в части закупок это - формирование потребности, отборы, размещение заказов, исполнение сделок с контрагентом, мониторинг поставки точно в срок по логистической цепи посредников, приемка, учет нормативных запасов, выдача в производство, движение полуфабрикатов по технологической схеме и т.д.). описываемая технология позволяет реализовать принципы критической цепи (ТОС) и синхронизировать три потока (материальный, финансовый, информационный) в единой КИС, не разделяя бизнес модель организации на зоопарки систем и виды деятельности. 
что меняет такой подход и что он дает организации? Качество управления и системный подход.
Почему вижу в этом необходимость? логика проста - качество, сроки, себестоимость. 
«Когда отсутствуют процессы, то заменой им может быть опыт.
Когда нет опыта — его могут заменить правила.
Когда отсутствуют правила — есть только ритуалы.
Ритуалы — это начало хаоса»

Комментировать

Меня, Андрей, смущает некоторая сумбурность, неясность предложения. Вы путатете некоторые понятия. Например, говорите о сквозных (они же основные) процессах и в то же время о контроле всех процессов. Но сквозные это не все процессы. Есть ещё обслуживающие, вспомогательные. Это не претензия. Поймите правильно. Ваше предложение не выглядит убедительно. скорее наоборот. Вы показываете незнание всего спектра вопросов. А предложение у Вас глобального характера. Давайте переходить на более простой язык. Это позволит нащупать логику. И так,    продолжим?

Комментировать
08.12.2014 13:33
0

Здравствуйте Михаил, хорошо, давайте продолжим, если есть интерес к этому, я только за. 

я опасаюсь уйти в обсуждение терминологии и определений процессов и их свойств, то о чем Вы пишете известно, и если перечислять все и вся, то обсуждение может превратиться в обсуждение глоссариев. чтобы этого не произошло, давайте не будем останавливаться на видах процессов. 

упоминая сквозные, я подразумевал процессы в пределах организации, упоминая кросс-функциональные, я подразумевал процессы взаимодействия с внешней средой. 

предложение у меня простое, и при отсутствии технологий систем управления с процессно проектным управлением я не мог бы говорить о возможности реализации предлагаемой модели.

Имея эту технологию, приходится учитывать, что архитектура ИС, позволяющая выстаивать сложные творческие цепочки и формализовать их в шаблонах процессов, кейсах с наборами процессов, портфелями проектов и отдельными проектами мало кому знакома и известна.

Часто это направление называют PLM, но это не так. PLM это ПО для управления жизненным циклом сложного изделия и чаще всего состав PLM не содержит процессных инструментов управления и служит только для управления иерархиями требований к созданию сложного изделия.

Вижу что просто объяснить никак не получится, нужно погружаться в ИТ терминологию, к сожалению.

Комментировать

Андрей, может вся проблема в том, что Вы пытаетесь поставить задачу слишком глобально? Нет, возможно это и правильно, но я считаю себя специалистом в области контроля ресурсов, подразумевая под ними движение материально-финансовых ценностей. И то не всех, а лишь тех, которые на предприятиях плохо контролируются - на обслуживающих процессах.
Моё участие в теме обусловлено тем, что она моя по сути. Но даже с учётом того что тема соответствует моим профессиональным интересам, мне понятен и автор темы. Мне понятна его логика. Не обязательно переходить на обсуждение терминов, их значение и т.д. Достаточно простым языком изложить логику, ключевые моменты Вашего, моего предложений. Например, наш разговор с Гогиным Андреем завязался по поводу учёта особенностей сложных закупок в закупках вообще. Не существует понятия "сложные закупки", "простые закупки" определяющие разный подход к связанным производственным процессам. Вы Говорите о совершенно других вещах, для которых Системы контроля ресурсов лишь подсистемы. Не удивительно, что нет понимания. Сделайте милость, опуститесь до уровня на котором понимание будет.

Комментировать
11.12.2014 10:27
0

Здравствуйте Михаил, не обижайтесь, если чем то мог случайно обидеть, даже и в мыслях не имел таких намерений, давайте я приложу схему с описанием, в которой видно, что управление хоть сложными, хоть простыми закупками требует в любом случае управления всем сквозным процессом сопровождения заказа товарной продукции Клиентом, будь это одна организация или холдинг, без этого понимания управление закупками будет оставаться всегда тушением пожара, т.е. реагированием на случившееся.
можно просто обсудить изложенную в публикации принципиальную схему сквозного процесса, где возникает зависимость от других функциональных подразделений ДЗО и УК, думаю, что отсюда и Ваше видение того, что мы пишем о разном и нет понимания в обсуждении.
когда я опубликовал этот кейс я предлагал администраторам его обсудить на страницах журнала (Управление производством) в рамках темы оптимизация производственных систем, но не получил одобрямс, наверно потому что писал о конкретной технологии, способной управлять всем жизненным циклом создания сложного изделия (товарная продукция).
http://link.ac/4H327

Комментировать

Мой ответ Вам почему то не был отображён. Возможно модератору не понравилось обоснование, почему некоторые материалы, Ваши и мои не размещаются на этом ресурсе. Предлагаю обсуждение переносить в личку.

Комментировать


UP-PRO в сетях