Позади два месяца работы Центра обслуживания «ФосАгро» (ЦО). Он был создан 18 сентября в Череповце. Цель — повышение эффективности работы бухгалтерских, налоговых, финансовых служб и службы по персоналу. О том, как продвигается реализация проекта «Создание Центра обслуживания»,— в интервью с его директором Александром Гусариным.
Совместно с сотрудниками международной компании мы разработали схемы бизнес-процессов по направлениям «Бухгалтерский учёт», «Налоги», «Финансы» («Казначейство») и «Персонал», — рассказывает Александр Николаевич.— Они описывают взаимодействие предприятий с ЦО. Так схема бизнес-процесса стала единой для всех площадок, при этом учтена их специфика. Напомним, в Центр обслуживания переданы функции по трём направлениям: бухгалтерский учёт, налогообложение, казначейские операции по «Апатиту», Балаковскому филиалу «Апатита» и «ФосАгро-Череповцу». По череповецкой площадке в Центр также перешло управление персоналом (кадровое администрирование и учёт расчётов). Реализуется проект в три этапа: детальный дизайн ЦО, внедрение Центра, его запуск и стабилизация (отладка) бизнес-процессов. Сейчас как раз идёт третий этап — стабилизация.
— Александр Николаевич, что изменилось в работе предприятий?
— Начиная с сентября по трём направлениям формируем отчетность в Центре и закрываем периоды в информационной системе. Сейчас работаем в полномасштабном режиме: бухгалтерский учёт хозяйственных операций, проведение и планирование платежей, подготовка налоговых деклараций. Далее на пилотных предприятиях в Кировске, Балакове и Череповце стали функционировать централизованные фронт-офисы для приёма, обработки и архивации первичных документов. Здесь им присваивается штрих-код, заполняется карточка с атрибутами. Затем по каналам системы электронного архива (СЭА) (она внедрена для обеспечения документооборота между центральным офисом и предприятиями) документы поступают сотруднику Центра для проведения операций в системе.
На момент запуска ЦО электронный архив ещё не был внедрён на 100%, то есть переход на целевую схему бизнес- процессов (а её будут использовать все предприятия) произойдёт во время стабилизации по мере наращивания функционала СЭА. К 1 декабря отладку процессов планируется завершить и разработать план тиражирования проекта. Так, с 1 февраля следующего года решено перевести в Центр функционал по «Метахиму», а с 1 июня по «ФосАгро-Транс».
В целом для заводов, несмотря на изменения бизнес-процессов, по большому счёту, ничего не меняется: структурные подразделения как получали первичные документы от контрагентов, так и будут получать. Только теперь обрабатывать их будут централизованно, поэтому сдавать бумаги придётся не в заводскую бухгалтерию, а во фронт-офис ЦО.
— Как повлияет электронное архивирование на повседневный труд специалистов бухгалтерских и финансовых служб?
— Прежде всего система должна упростить работу. Со столов исчезнет — и этот процесс, как видите, уже идёт полным ходом — огромное количество бумаг, а копию документа можно получить без похода в архив через учётную систему. Такая привязка позволяет отслеживать наличие оригиналов, сроки и полноту обработки, организовать дополнительную точку контроля налоговых рисков. Для полноценной работы все сотрудники, и в первую очередь по бухгалтерскому учёту, обеспечены двойными мониторами. На одном просматривают документы в СЭА, на втором проверяют транзакцию в корпоративной информационной системе ОЕВS.
— Любой проект предусматривает обучение персонала новым знаниям, навыкам…
— Разработчик СЭА обучил ключевых пользователей Центра обслуживания работе с электронным архивом. Он будет доступен всем СП предприятий в рамках их первичных документов. Благодаря этому подразделения в любой момент смогут проследить статус их обработки и получить копию.
— А что представляет из себя структура Центра обслуживания?
— В состав Центра входят фронт-офис и четыре департамента: бухгалтерский учёт, налогообложение, казначейские операции, работа с персоналом. Всего в коллективе 183 сотрудника, из них 44 представляют фронт-офисы. Все настроены работать на результат. К слову, создание Центров обслуживания — распространённая мировая практика. В России по такому пути пошли «Северсталь», «Уралхим», «СУЭК», «СИБУР», «Ростелеком» и другие компании. Модель оправдывает себя. Помимо централизации и стандартизации бизнес-процессов, работа с документами выводится на сервис. Благодаря этому пред- приятия концентрируют свои усилия на производстве, освоении новых видов продукции, строительстве новых производств и модернизации действующих.
Светлана Цветкова
