О проекте создания Объединенного центра обслуживания, который открылся в августе 2014 года.
Благодарим редакцию корпоративного издания Группы компаний «АгроТерра» за предоставление данного материала.
Четко следуя своим ценностям, Группа компаний «АгроТерра» стремится к постоянному совершенствованию. Одним из ключевых шагов к этому стал проект создания Объединенного центра обслуживания (далее - "ОЦО").
ОЦО распахнул свои двери в августе 2014 года в Курске как раз к седьмому дню рождения компании. Основную суть этого подразделения в структуре компании характеризует его название. Центр создан для того, чтобы объединить основные сервисные функции филиалов, рассредоточенных по регионам России, и обслуживать, как внутренних клиентов, так и внешних по единому высокому стандарту но с минимальными издержками.
Если говорить языком методологии бережливого производства, то благодаря появлению ОЦО поток создания ценности ГК «АгроТерра» значительно преобразился. К тому же Объединенный центр обслуживания является первым подразделением, которое изначально конфигурировалось по принципу бережливого производства. Перед запуском ОЦО большое значение было уделено планировочному решению. Внешняя территория включает в себя индивидуальные парковочные места для сотрудников и клиентов компании. Отделы и департаменты разместили по принципу их взаимодействия между собой, что является еще одним инструментом повышения эффективности бизнес процессов и потока создания ценности. А основная ценность ОЦО - оказание услуг.
Обслуживают клиентов ГК «АгроТерра» из трехэтажного офиса площадью 1850 м2. Здание оборудовано всеми необходимыми системами коммуникаций, а также современными технологиями обработки, хранения и защиты информации. Трудятся здесь более 100 человек - это непосредственные сотрудники ОЦО, а также представители подразделения ООО «Курск АгроАктив» и ООО «АгроТерра Элеваторы».
В офисе представлены практически все Департаменты, функционирующие в структуре ГК «АгроТерра». Некоторые из них локализованы в отдельных кабинетах, такие как Департамент персонала, Юридический отдел, Управление IT, другие размещены по принципу Open Space. В последнем случае система максимально приближена к производственной, бизнес- процессы протекают здесь как по конвейеру.
Именно в Open Space идет подготовка всех форвардных контрактов компании к подписанию, выбираются оптимальные поставщики услуг, осуществляется логистика, планируются финансовые расходы, ведется анализ денежных потоков.
Важным проектом в ОЦО является «Управление учета и отчетности», который автоматизирует электронный документооборот. Теперь в Курске формируются все виды отчетности: бухгалтерская, налоговая и управленческая. Централизация документооборота опять же призвана устранить различного рода потери. Сейчас архив документооборота ежемесячно пополняется на 20 000 экземпляров. Кроме того, ежедневно проводится работа по архивированию документов, переданных в ОЦО из регионов.
Об эффективности этого проекта рассказывает руководитель проекта, Начальник Управления учета и отчетности Наталья Морозова:
«С момента передачи функций по управлению учетом уже можно говорить о том, чего нам удалось добиться: организовать своевременный, прозрачный и достоверный учет понятный менеджменту, акционерам, внешним инвесторам и кредиторам, создать систему финансирования, позволяющую оперативно привлекать средства с наименьшей стоимостью и контролировать их расходование, а также оптимизировать затраты.
Создание Управления Учета и отчетности, оказывающее услуги управляющей компании и региональным холдингам по бухгалтерскому обслуживанию и финансовому сопровождению, позволяет более оперативно управлять прибылью, денежными потоками и рисками, оказывать методологическое сопровождение деятельности на всех участках учета, унифицировать подходы и документы, контролировать правильность оформления первичных документов с целью минимизации налоговых рисков».
В рамках повышения эффективности бизнес-системы ГК «АгроТерра» в ОЦО функционирует проект по реинжинирингу бизнес-процессов. Следуя концепции бережливого производства, рабочей группой уже выработаны конкретные шаги и мероприятия, которые позволят сократить время согласования бизнес- процессов, процент ошибок и переделок в 4 раза, накладные расходы на бизнес процессы на 30%.
Успешному внедрению реинжиниринга способствует еще один проект ОЦО - создание единого центра обработки данных (ЦОД) и осуществление централизации 1С. Благодаря этим шагам сервисы, которыми сотрудники активно пользуются в повседневной работе, работают быстрее. Кроме того все изменения и усовершенствования систем теперь будут внедряться централизованно и оперативно.
Рассказывает Руководитель Объединенного центра обслуживания Александр Гнездилов:
«В процессе деятельности сотрудники ОЦО взаимодействуют со множеством клиентов, основная задача - это удовлетворение их потребностей, то есть выполнение сервисных функций в максимально короткие сроки с требуемым качеством и минимальными затратами. Это постулаты, которые мы ценим и строго соблюдаем».
ОЦО только запустил механизм синхронизации и автоматизации процессов, не так много времени прошло с момента открытия, поэтому коллегам предстоит еще много работы, чтобы «отточить» четко налаженную систему. Например, сейчас сотрудники Объединенного центра обслуживания, разрабатывают проект визуализации здания и внешней территории, чтобы сделать бизнес процессы еще эффективнее, а условия работы комфортнее.
