Скоро жизнь кадровых служб кардинально изменится. 1 ноября начнет работу общий центр обслуживания по управлению персоналом, куда перейдут рутинные транзакционные операции.
Многофункциональный общий центр обслуживания (МФОЦО) Росатома организован в 2009 году на базе ЗАО «Гринатом». Цель создания МФОЦО – повысить эффективность ведения бухгалтерского и налогового учета, управления персоналом, ИТ‑функций, а также административно‑хозяйственной деятельности госкорпорации «Росатом», ее предприятий и организаций на базе передового российского и международного опыта. Также МФОЦО призван обеспечить контролируемость и управляемость обеспечивающих функций за счет использования единых корпоративных методологий и политик, повысить качество предоставляемых услуг по этим функциям и сократить затраты на них.
Первыми клиентами ОЦО станут госкорпорация «Росатом», ВНИИНМ им. Бочвара, НЗХК, Ленинградская АЭС, управляющие компании Техснабэкспорта, ТВЭЛ, АРМЗ, центральный аппарат Росэнергоатома и Гринатома.
Как показали исследования, 70% времени любого кадровика сегодня уходит на рутинные бумажные операции: оформление договоров, справок, приказов. Эта работа не требует глубоких знаний и большого опыта, однако отнимает уйму времени. Более полезной работой – развитием персонала и повышением его результативности, кадровые службы вынуждены заниматься по остаточному принципу. ОЦО изменит это соотношение. Как и в случае с налоговым, бухгалтерским учетом и ИТ-поддержкой, цель проекта – повысить эффективность и снизить затраты на обеспечивающую функцию.
«Перед службами персонала сегодня стоят очень серьезные задачи: внедрение новых стандартов, изменение системы оплаты труда, разработка социальных программ и другие. И с той производительностью, которая есть сейчас, с ними просто не справиться, – комментирует Дмитрий Булавинов, директор по персоналу госкорпорации «Росатом». – Лучшие мировые практики показывают, что оптимальная численность кадровых служб – 9–10 человек на тысячу работников. У нас на тысячу в среднем 12 человек, причем большинство занимается механической работой, которая не создает дополнительной ценности. Передав эту работу в ОЦО, мы убьем сразу двух зайцев: повысим эффективность технической работы и сможем значительно больше ресурсов выделить для решения стратегически важных задач. В итоге на производительный труд кадровые службы будут тратить как минимум в два раза больше времени».
Выиграет от перевода и «бумажная» функция. За счет узкой специализации сотрудников ОЦО повысится ее эффективность, а за счет больших оборотов (на обслуживании в ОЦО будет около сотни предприятий) снизится стоимость. «Сотрудник обычной службы персонала параллельно с оформлением справок, командировочных и приказов выполняет множество других дел: проводит собеседования, консультирует работников, участвует в плановых мероприятиях. При такой распыленности растет вероятность допустить ошибку, а сроки подготовки документов увеличиваются, – говорит Анастасия Бобикова, руководитель ОЦО по управлению персоналом ЗАО «Гринатом». – В ОЦО же каждый сотрудник будет специализироваться на определенных видах документов, эта работа будет доведена у него до автоматизма, а потому ошибок будет гораздо меньше, а скорость работы повысится».
ОЦО по управлению персоналом будет располагаться в Нижнем Новгороде, и сейчас в Гринатоме прорабатывают организационную структуру. Проводятся семинары с участием представителей предприятий-пилотов, на которых решается, какие бизнес-процессы останутся на предприятиях, а какие перейдут в ОЦО, как будет происходить взаимодействие, контролироваться качество услуг и другое.
«Процесс подготовки к переводу функций организован очень грамотно: нас не ставят перед фактом, что все решения уже приняты и их только нужно исполнять, а привлекают к участию в подготовке, – комментирует Олег Карпенко, заместитель директора ЛАЭС по управлению персоналом. – Например, на серию семинаров по обсуждению передаваемых бизнес-процессов от ЛАЭС поехали пять специалистов. В результате в принимаемых решениях есть и доля нашего участия».
Так как функция по управлению персоналом требует живого общения с людьми, для лучшего взаимодействия между предприятием и ОЦО планируется ввести новую должность – локальный представитель ОЦО в службе персонала предприятия. Фактически это тот же сотрудник кадровой службы, только юридически он будет относиться к Гринатому, и бывшие коллеги станут для него клиентами. Локальный представитель будет регистрировать запросы, консультировать сотрудников, вести личные дела и кадровую документацию. Копии всех документов он будет передавать в ОЦО, где их уже занесут в SAP, а далее на основе этих данных ОЦО сможет формировать необходимые отчеты и справки.
Обучение сотрудников ОЦО начнется со дня на день. Они будут изучать системы SAPHCM и 1С ЗУП, в которых предстоит работать, а также пройдут курсы по клиентоориентированности. «Гринатом – сервисная организация, и все наши усилия направлены на то, чтобы как можно лучше соответствовать ожиданиям клиентов, – комментирует Светлана Крюкова, заместитель генерального директора по управлению персоналом ЗАО «Гринатом». – ОЦО по персоналу – большой проект, и сделать его таким, какой он необходим отрасли, можно только совместными усилиями. Я хочу сказать спасибо всем участникам – и от Гринатома, и от предприятий, за их высокую вовлеченность в общее дело, за то, что они делают все от нихзависящее для общего успеха».
Все пилотные предприятия планируется перевести в ОЦО до 1 апреля 2013 года. Для каждого процесс перехода займет от двух месяцев до полугода.
«Сначала пройдет предстартовое обследование. На основе согласованных с предприятием бизнес-процессов будет составлен договор, регламентирующий обязанности ОЦО, стоимость услуг, сроки и т. д., – рассказывает Максим Винников, руководитель проекта от ЗАО «Гринатом». – После перевода примерно три месяца продлится период стабилизации, когда ОЦО и служба персонала будут дублировать функции. Это нужно, чтобы отладить процедуры, выявить и устранить ошибки. А дальше взаимодействие пойдет уже на основе соглашения об уровне услуг».
Службам персонала предприятий нужно быть готовым к тому, что первые полгода после перехода в ОЦО будут достаточно напряженными.
«Процесс перевода не может быть безболезненным. Нужно поменять сложившиеся распорядки, научиться взаимодействовать с другим, сторонним предприятием по когда-то своим родным функциям, а это сложно в первую очередь психологически, – объясняет Наталия Собакинская, исполнительный директор по управлению персоналом ОАО «ТВЭЛ». – Однако в конце концов, когда все отладится, уверена, что службы по управлению персоналом поймут, что они только выиграли, а именно получили возможность больше и глубже заниматься вопросами стратегического управления, внедрением новых эффективных методик, построением систем, помогающих сотрудникам реализовать свой потенциал в компании».
Планируется, что к 2015 году на обслуживании ОЦО будет 105 организаций. После завершения проекта модель управления персоналом в Росатоме приобретет классическую форму. Она будет состоять из трех элементов: центр экспертизы, который задает основное направление развития (госкорпорация); бизнес-партнеры, которые реализуют стратегию на местах (службы управления персоналом дивизионов и предприятий); сервисный центр, который выполняет технические транзакционные операции (ОЦО).
