Единый Центр обслуживания Группы: Как «ФосАгро» повышает эффективность

2015-й стал первым годом работы созданного в Череповце Центра обслуживания (ЦО) «ФосАгро». Он взял на себя бухгалтерскую и налоговую отчётность, казначейство и учёт персонала — все стандартные сервисы предприятий Группы. Цель — повышение эффективности работы этих направлений. Сегодня центр действует по единым стандартам для всех предприятий компании.

21 марта 2016

ЧТО ДАЛА ЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ

Сейчас центр обслуживает пять предприятий компании, где внедрена корпоративная информационная система (АО «ФосАгро-Череповец», АО «Апатит» и его Балаковский филиал, ЗАО «Метахим» и ООО «ФосАгро-Транс»), и 30 дочерних предприятий. В ЦО сосредоточены дублирующие бизнес-процессы по всем направлениям практически всех предприятий Группы.

— За этот год к нам переведён весь функционал по бухгалтерскому и кадровому учёту, налогам и казначейству наших заводов. Плюс по дочерним предприятиям — бухгалтерский, налоговый и казначейский учёт, — рассказывает директор Центра обслуживания Александр Гусарин. — Осталось перевести кадровое администрирование, табельный учёт и расчёт зарплаты «дочек». Это следующий этап реализации проекта.

Один из ключевых показателей — повысилась скорость обработки документов, что способствует эффективности деятельности подразделений компании. Как это работает? Теперь все первичные бухгалтерские документы сдаются не в заводскую бухгалтерию, а во фронт-офис ЦО. Такие подразделения созданы на четырёх производственных площадках: в Череповце, Кировске, Балакове и Волхове. Документы на местах сканируют, индексируют, а затем передают в централизованный бэк-офис компании в Череповец (напомним, в его составе пять департаментов: бухучёта, налогообложения, казначейских операций, учёта дочерних обществ и управляемых предприятий, а также департамент по работе с персоналом). Именно здесь специалисты на основании полученных скан-образов проводят учётные операции.

СЕРВИС ДЛЯ БИЗНЕСА

Перед единым центром стояла непростая задача — унифицировать вспомогательные процессы и использование наиболее эффективных практик.

Сначала в сентябре 2014 года проект охватил четыре предприятия. В ЦО на обслуживание по направлениям «Бухгалтерский учёт», «Налоговый учёт», «Казначейские операции» перешли АО «Апатит», его Балаковский филиал, АО «ФосАгро- Череповец» и ЗАО «Агро-Череповец». С 1 февраля 2015-го к ним присоединился ЗАО «Метахим», а двумя месяцами позднее — ООО «ФосАгро-Транс».

Что касается четвёртого направления — «Учёт персонала (кадровое администрирование, табельный учёт и расчёт заработной платы), пилотным предприятием с сентября прошлого года выступил «ФосАгро-Череповец». К 1 июля 2015-го проектная команда подготовила модель работы предприятий и завершила внедрение единой информационной системы для учёта персонала. Так началось тиражирование практик на все производственные площадки. Теперь учёт персонала, табельный учёт и расчет заработной платы осуществляются в ЦО.

В рамках проекта была создана служба поддержки и консультирования персонала и установлены терминалы самообслуживания — инфокиоски. Без этой службы тиражирование направления было бы проблематично. Сегодня ежедневно служба обрабатывает около 50 запросов сотрудников предприятий (по заказам справок для предоставления в сторонние организации и копий документов о трудовой деятельности, консультации по вопросам оформления кадровых документов, работы в предпраздничные дни, о расчёте заработной платы и оплате больничного). Инфокиоски позволяют сотрудникам оперативно распечатать свой расчётный листок, выписку из табеля рабочего времени, информацию по от- пускам, стажу и ЛПП, бланки заявлений, а также заказать справки. В плане — формирование личных кабинетов для персонала, имеющего персональные компьютеры, и СМС-информирование.

C 1 января 2016-го в Центр обслуживания переведён учёт персонала дочерних предприятий. Теперь все сервисы: кадровое администрирование, табельный учёт, расчёт заработной платы — осуществляются здесь.

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ

— За этот небольшой срок решён один из важных вопросов логистики документационного обеспечения — внедрена система электронного архива (СЭА) бухгалтерской документации, — отметил Александр Гусарин. — Электронный архив — это программная платформа для размещения, хранения и передачи оцифрованных документов. В него заводятся скан-образы всех первичных учётных документов, которые по каналам электронной связи приходят на обработку в центр.

ЖЕНСКОЕ ЛИЦО ЦО

Всё это было бы невозможно без сильной команды. Сегодня в ЦО трудится около 350 специалистов, преимущественно женщины. Основа коллектива — сотрудники «ФосАгро-Череповца». Именно на их плечи легла основная нагрузка по централизации стандартных сервисов. С других предприятий компании в Череповец переехали единицы, поэтому проводился набор персонала в городе. А благодаря тому что все службы: казначейство, налогообложение — находятся в одном здании, текущие производственные вопросы решаются проще и эффективнее.

Таким образом, компания «ФосАгро» реализовала стратегию, при которой общие, повторяющиеся вспомогательные бизнес-процессы выводятся из каждого предприятия, структурного подразделения и концентрируются в едином Центре обслуживания.

Татьяна Фёдорова, начальник отдела по учёту доходов департамента бухгалтерского учёта:

— Кипы документов ушли в прошлое, хотя поначалу сложно было представить, как будем работать без бумаг, ведь бухгалтер должен подержать документ в руках. Теперь на столе два монитора. На одном  — информационная система, на другом — электронный архив. Всё наглядно, оперативно, а поиск документации занимает гораздо меньше времени и усилий.

Светлана Цветкова

Начать обсуждение


СеминарыВыставкиКонференции
UP-PRO в сетях