О задачах новой структуры и принципах ее взаимодействия с предприятиями, входящими в группу компаний, рассказывает директор ООО «Баланс Консалтинг», заместитель генерального директора ОАО «Башнефтегеофизика» по информационным технологиям Андрей Стариков.
С 1 января 2016 года в группе компаний ОАО «Башнефтегеофизика» произошли кардинальные изменения в принципах взаимодействия между дочерними, зависимыми обществами и бухгалтерской службой. На базе дочернего предприятия ООО «Баланс Консалтинг», в результате слияния бухгалтерских служб 14 предприятий группы компаний ОАО «Башнефтегеофизика», был создан Общий центр обслуживания (ОЦО).
ОЦО позволяет группе компаний сэкономить на издержках и делает систему управления более прозрачной, освобождает руководителей от управления функциями, не имеющими отношения к созданию стоимости продукции, повышает качество предоставляемых услуг в области бухгалтерского и налогового учёта за счет внедрения единых стандартов, информационных технологий и, наконец, существенно сокращает затраты.
О задачах новой структуры, принципах ее взаимодействия с предприятиями, входящими в группу компаний, рассказывает директор ООО «Баланс Консалтинг», заместитель генерального директора ОАО «Башнефтегеофизика» по информационным технологиям Андрей Стариков.
– Андрей Васильевич, чем вызвано появление Общего центра обслуживания? В чем преимущества новой системы документооборота?
– Прежде всего, надо сказать, что решение о создании ОЦО в группе компаний ОАО «Башнефтегеофизика» явилось закономерным этапом развития компании, объединяющей множество юридических лиц и их подразделений, расположенных в различных регионах страны. Это объективная необходимость для дальнейшего роста. Необходимо отметить, что решение о реализации проекта принималось руководством группы компаний ОАО «Башнефтегеофизика», оно же постоянно контролировало ход его выполнения, утверждая ключевые решения.
Традиционно бухгалтерия находится в структуре каждого предприятия и филиала и возглавляется главным бухгалтером. Сотрудники разрозненных внутренних бухгалтерий, по сути, выполняют одинаковые функции в разных юридических лицах одного Холдинга.
В результате создания ОЦО изменились принципы взаимодействия между дочерне зависимыми обществами и бухгалтерией.
Непосредственно на обслуживаемых предприятиях созданы фронт-офисы, в которых производятся проверка и прием учетных документов от сотрудников, обслуживаемых в ОЦО компаний, сканирование и последующая пересылка электронных копий документов в бухгалтерию ОЦО по специализированной программе «Directum». Фронт-офис также обеспечивает оперативную связь с предприятием.
Сотрудники ОЦО создают на основании образа документа проводки в учетной системе, осуществляют ведение учета и подготовки отчетности во всех компаниях, обслуживаемых в ОЦО, в единой системе учета 1С с использованием единой методологии учета.
– Теперь будет проще работать с документами, и в чем преимущества новой системы? Возникают ли какие-то проблемы?
- Основа ОЦО - это система электронного документооборота с единой базой данных (электронным архивом). Система электронного документооборота исключает бумажный документооборот. К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность мгновенно получать доступ к актуальной информации. На поиск нужных документов и информации тратится значительно меньше времени, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов. Кроме того, при такой системе увеличивается дисциплина документооборота (то есть полнота и своевременность предоставления первичных учетных документов в бухгалтерию).
Конечно, внедрение модели ОЦО не проходит для компании совсем «безболезненно». На пути к успешным преобразованиям всегда встает ряд препятствий, самое большое из которых – недопонимание самой идеи и как следствие, ее отторжение у части сотрудников на разных уровнях.
Примером успешных шагов к адаптации бизнеса в новых условиях взаимодействия с ОЦО является установление системы кураторства по договорам. Очень хочется отметить Арланское управление геофизических работ. Руководство управления приказом закрепило кураторов по всем видам договоров. Таким образом, обозначены ответственные лица, которые будут контролировать своевременность предоставления документов во фронт- офисы ОЦО. Этому примеру последовали и другие подразделения ОАО «Башнефтегеофизика».
В системе группы компаний и структурных подразделений ОАО «Башнефтегеофизика» внедрена новая программа корпоративной службы техподдержки, так называемый Сервис-деск. Эта программа, среди прочих услуг, поможет заказать стандартные сервисы ОЦО:
Со стороны группы компаний ОАО «Башнефтегеофизика» и ее структурных подразделений руководство ОЦО надеется на предложения по усовершенствованию регламента взаимоотношений. В скорейшей адаптации к новым условиям ведения бухгалтерского учета заинтересовано как ОЦО, так и бизнес, и в целом – ОАО «Башнефтегеофизика».
– Если можно, немного о структуре ОЦО, пожалуйста.
- В рамках ОЦО создано пять отделов, которыми руководят опытные бухгалтера, возглавлявшие бухгалтерии разных компаний ОАО «Башнефтегеофизика». Также с целью построения эффективного и понятного процесса взаимодействия ОЦО с сотрудниками функциональных подразделений создан Центр поддержки бизнеса, целью которого являются:
Кроме того, методологический отдел всегда на связи и готов оперативно предоставлять ответы на все интересующие вопросы.
