Одновременное выполнение нескольких проектов в компании требует их интеграции и координации.
Лариса Каплинская, директор по развитию бизнеса ООО «ТНК-ВР Бизнессервис», эксперт по бизнес-процессам проекта ERP
В Компании одновременно выполняется большое число проектов, направленных на улучшение ее деятельности в различных областях. Значительная часть сотрудников ТНК-ВР в той или иной мере принимает в них участие. Есть и такие, кто был вовлечен в несколько проектов и теперь разбирается в вопросах управления проектами не хуже проектных менеджеров и администраторов. Участие в проекте одновременно с выполнением повседневных рабочих функций учит сотрудников координировать эти два вида деятельности, планировать свое время и нагрузку и постоянно контролировать качество результатов работы. Одновременное выполнение нескольких проектов также требует интеграции и координации, особенно если этим проектам требуются одни и те же ресурсы: людские – участники со стороны одних и тех же подразделений, материально-технические – по обеспечению оборудованием и программными продуктами, финансовые и временные.
В области управления проектами существует и давно используется практика управления взаимосвязанными планами. Потребность в управлении несколькими проектами одновременно возникла в 70-е годы XX века в промышленно развитых странах. Управление проектами как научно-практическая дисциплина получила импульс развития в связи с большим количеством крупномасштабных и сложных проектов, реализуемых в крупнейших компаниях.
Проект – это комплекс задач, объединенных единой целью, которые необходимо решить для создания требуемых результатов. «Кодекс знаний об управлении проектами», один из основополагающих документов Института управления проектами (Project Management Institute), определяет управление проектами как методологию и искусство организации, планирования, руководства, координации всех ресурсов в ходе реализации проекта, направленную на эффективное достижение его целей путем применения современных методов управления.
Project Management Institute (PMI – Институт управления проектами) – одна из крупнейших в мире профессиональных некоммерческих ассоциаций, участниками которой уже стали около полумиллиона человек в 185 странах мира. PMI объединяет профессионалов в области управления проектами, нацелена на их развитие на базе общепризнанных стандартов и сертификатов. Ассоциация состоит из нескольких профессиональных сообществ, в работе которых могут принять участие ее члены. Взаимодействие в рамках профессиональных сообществ сосредоточено на обмене опытом и исследовательской деятельности в области проектного менеджмента.
Сейчас в ТНК-ВР значительно возрос интерес к проектам, между которыми существуют взаимозависимость. Почему? Ирина Разуваева, проектный менеджер отдела SAP-проектов и одновременно эксперт проекта ERP по реализации процессов на базе IТ-платформы SAP, объясняет:
«Для интеграции проектов есть ряд причин, основные из которых связаны с объемами, сроками и, как следствие, бюджетами проектов. Еще на стадии оценки проекта необходимо понимать, какие задачи решаются в рамках уже существующих проектов. Это позволит избежать дублирования задач в разных проектах и определить перечень тех, с которыми нужна интеграция. При планировании сроков проекта необходимо обладать информацией, какие результаты и в какие сроки можно и нужно получить от взаимосвязанных проектов, так как часто результат одного проекта одновременно выступает требованием или входящей информацией для другого. С одной стороны, используя результат смежного проекта, можно получить синергетический эффект для компании, с другой – существует риск сдвига сроков и изменения объема проекта, если сдвигаются сроки смежного проекта или качество вырабатываемых им результатов не соответствует установленным требованиям».
Ирина считает, что планирование проектов и интеграция между ними позволят, снизив затраты, обеспечить оптимизацию сквозных бизнес-процессов Компании. Например, проект, автоматизирующий транзакционный учет, должен на входе получить требования от проекта, автоматизирующего отчетность, чтобы было возможным предусмотреть все необходимые аналитики для формирования отчетности. Если эти два проекта не интегрировать между собой, то после их реализации может возникнуть потребность в третьем проекте по устранению несостыковок первых двух.
Одна из задач менеджера любого проекта – предусмотреть возможные точки интеграции с другими проектами, определить необходимость и критичность получения информации от смежных планов. Создание интеграционного комитета как постоянно действующего инструмента управления несколькими проектами, проведение регулярных совещаний с участием менеджеров нескольких проектов – это база для интеграции проектов между собой. Проект «Развитие процессов КЦ на базе современного ERP-решения SAP» активно участвует в работе интеграционного комитета, взаимодействует с ИТ-архитекторами бизнес-направлений и функций Компании.
Теория и практика управления связанными проектами переплетаются настолько тесно, что современному проектному менеджеру необходимо постоянно обновлять теоретические знания и изучать международный опыт в этой области. Если вновь обратиться к теории, то можно выделить два вида возможной интеграции проектов.
Программа проектов – это несколько связанных между собой проектов, объединенных одной общей целью. Часто крупномасштабные проекты делят на несколько более мелких для повышения управляемости и контроля определенных этапов или участков работы. Инициативы по трансформации значительных функциональных или организационных частей бизнеса всегда реализуются в виде программ проектов, при этом общая цель программы декомпозируется на подцели для отдельных проектов и для каждого проекта ставятся задачи. Слаженное выполнение всех проектов в условиях надлежащего контроля обеспечивает синергию. Проекты, образующие программу, всегда имеют взаимозависимость.
Портфель проектов – это набор проектов, объединенных для повышения эффективности управления ими и достижения общекорпоративных стратегических целей. Проекты, входящие в единый портфель, могут быть независимы друг от друга. Проект «Развитие процессов КЦ на базе современного ERP-решения SAP» координирует свою работу с восемью другими проектами. Среди них – проекты по автоматизации трансфертного ценообразования, внедрению системы Directum в КЦ, системы электронной налоговой отчетности и другие. Почему проектные специалисты ТНК-ВР считают их взаимосвязанными? Ирина Разуваева говорит, что проекты можно назвать взаимосвязанными, если изменения в рамках одного проекта влияют на результат или сроки другого. По мнению Ирины, определить взаимосвязи между проектами можно на основе IТ-архитектуры существующих решений, на очень детальном уровне интерфейсов. При сравнении задач, поставленных перед проектами с интерфейсами систем, можно определить точки межпроектной интеграции. При этом интерфейс системы необходимо рассматривать не только как средство взаимодействия сотрудника с системой или разных IТ-систем между собой, но и как воплощение результата проекта в жизнь, автоматизацию процесса. Конечно, при интеграции связанных проектов могут возникать риски. Например, существует риск изменений уже согласованных результатов одного проекта, если от взаимосвязанного проекта поступает информация о необходимости таких изменений. На практике это означает переработку и обновление утвержденных документов и результатов проектной работы, их повторное согласование. Проектные команды могут создавать документы и результаты (схемы процессов и их описания, схемы организационных структур, регламенты, настройки существующих и внедрение новых IТ-систем и др.) в течение нескольких месяцев, согласование и утверждение документов также занимает много времени. Корректировка подготовленных документов или перенастройка систем – это дополнительные финансовые и трудовые затраты, избежать которых стремится любой грамотный проектный менеджер.
В целом межпроектная интеграция необходима для координации проектной деятельности в Компании, исключения внедрения дублирующих результатов и финансовых затрат на создание одинаковых или почти одинаковых решений разными проектами. Одними из важнейших задач проекта «Развитие процессов КЦ на базе современного ERP-решения SAP» являются обеспечение качественной интеграции с другими проектами Компании и повышение эффективности.
Читайте также: Мероприятия по снижению затрат на ЯШЗ (Cost saving).
