В этой статье мы постараемся рассказать, что такое проект, как управляют проектами на «Камском кабеле» и каких результатов уже удалось добиться в этом направлении. Отдельно будет освещена тема разработки проектной инициативы и превращения ее в полноценный проект.
Мария Ферафонтова, администратор Проектного офиса, «Камский кабель»
В октябре 2013 г. Проектному офису на «Камском кабеле» исполнится два года. Это довольно небольшой срок для формирования полноценной системы управления проектами в такой крупной компании. Однако многие сотрудники предприятия уже столкнулись с деятельностью Проектного офиса, поучаствовали в некоторых проектах и смогли ощутить на себе преимущества проектного подхода. За эти два года Проектный офис вдохнул жизнь в немалое количество разнонаправленных организационных и инвестиционных проектов. На сегодняшний день можно смело сказать, что внедрение проектного управления способствует не только повышению качества и управляемости реализуемых проектов, но и росту собственного престижа и улучшению имиджа компании.
Несмотря на то, что проектное управление в компании не ново, многие сотрудники до сих пор задаются вопросом: что такое проект и как его отличить от текущей деятельности?
Согласно классической формулировке, текущая деятельность – это постоянно повторяющаяся функциональная операция. Отличительные признаки – работа периодически повторяется, не определена дата ее завершения, а в ходе выполнения производятся аналогичные, идентичные продукты.
Проект – это ограниченное во времени и ресурсах предприятие, направленное на создание уникальных продуктов, услуг или результатов.
Сравним два вида деятельности: изготовление инновационного кабеля и серийное производство кабеля с изоляцией из сшитого полиэтилена. Изготовление инновационного кабеля – это проект, так как на выходе мы получаем совершенно уникальный продукт, прошедший все этапы от разработки технологии и производства до опытных испытаний. Серийное производство кабеля из сшитого полиэтилена является текущей деятельностью, потому что в результате получается продукт, идентичный производимому ранее, и эта работа постоянно повторяется.
Чтобы с легкостью определить, является ли определенная деятельность проектом, ответьте себе на следующие вопросы: направлена ли деятельность на создание уникальных продуктов или услуг? Ограничена ли деятельность во времени, имеет ли заранее определенную дату начала и окончания? Направлена ли деятельность на достижение конкретных целей? При получении положительных ответов на эти вопросы можете смело позиционировать данную деятельность как проект.
Вы можете не задумываться об этом, но каждый из нас постоянно реализует проекты и в повседневной жизни. Вот несколько примеров: подготовка к празднованию юбилея, ремонтные работы в квартире, написание дипломной работы и т.д.
У любого проекта есть три важнейшие переменные: сроки, бюджет, качество. Базовым принципом этого проектного треугольника является то, что нельзя повысить значение сразу всех трех переменных. Хотите улучшить качество и сократить сроки? Пожалуйста! Но заплатить за это придется более высокую цену. Высший пилотаж руководителя проекта – уметь сбалансировать эти переменные и добиться оптимального равновесия между бюджетом, сроками и содержанием.
Немаловажным элементом проектной деятельности являются участники проекта. Это все заинтересованные лица, участвующие в проекте, а также те, на чьи интересы могут повлиять результаты исполнения или завершения проекта.
Руководитель проекта играет ведущую роль в любом проекте, занимаясь его планированием, выявляя участников, принимая меры, не позволяющие проекту выйти за рамки предусмотренного бюджета, или улаживая конфликтные ситуации между участниками.
Другой насущный вопрос многих руководителей проектов – где взять команду, да еще и самостоятельную и ответственную, и чтобы проект реализовывался «на раз, два, три»? Ведь все мы знаем, что от грамотно сформированной команды зависит успех любого дела. Многие считают, что в команду нужно приглашать только руководителей, а они, в свою очередь, найдут, кого привлечь для исполнения задач по проекту, не включая в команду и не вознаграждая за выполненную работу. Однако это неправильный и непроектный подход. Руководителю на стадии инициации проекта необходимо продумать состав всех участников будущего проекта. Участником команды может быть любой специалист компании. Все специалисты, привлекаемые для исполнения тех или иных работ в рамках проекта, должны быть вознаграждены в соответствии с их вкладом в его результаты.
По степени влияния на проект его участники делятся на команду управления проектом и участников рабочей группы. В команду управления проектом входят лица, непосредственно влияющие на получение результата проекта, принимающие ключевые решения. На постоянной основе в команду входят спонсор, заказчик и руководитель проекта.
Спонсор проекта – лицо, наиболее заинтересованное в реализации проекта. Спонсор, как правило, является членом проектного комитета, представителем топ-менеджмента компании.
Заказчик проекта – это сотрудник (обычно – уровня функционального руководителя или главного специалиста) или комиссия из сотрудников, владеющая пониманием продукта проекта и требованиями к результатам проекта. В комиссию заказчика в отдельных случаях могут быть введены ключевые пользователи продукта проекта и внешние структуры, осуществляющие авторский надзор за результатами проекта.
Рекомендуется в каждый проект вводить координатора. Это человек, осуществляющий координацию действий всех членов команды и организацию совещаний, готовящий отчеты для Проектного офиса, разрабатывающий и актуализирующий документы по управлению проектом.
По инициативе руководителя проекта формируются рабочие группы. Их участники – специалисты, временно привлекаемые для исполнения определенных задач проекта. Как правило, участники рабочей группы являются экспертами в узких предметных областях проектов.
Чтобы грамотно спланировать трудовые ресурсы в проекте, его руководителю необходимо действовать в тесном контакте с функциональными руководителями для привлечения к работе над проектом наиболее подходящих специалистов компании.
Появление на свет нового проекта всегда происходит в «муках творчества». Необходимо не просто сформулировать идею, инициатор проекта должен подготовить грамотное технико-экономическое обоснование, что для самого инициатора может быть совершенно непривычным делом. Оценить имеющиеся ресурсы и обеспечить ими проект, подобрать команду – все это задачи руководителя проекта при поддержке Проектного офиса. Методики и недавно разработанные Проектным офисом регламенты направлены на то, чтобы сделать реализацию проекта более простой и понятной. Сотрудники Проектного офиса всегда будут рады ответить на ваши вопросы, научить пользоваться инструментами проектного управления, помочь с составлением проектной документации или предоставить экспертную оценку по вопросам реализации проектов.
