В августе на «Камском кабеле» при поддержке проектного офиса прошел первый цикл инициации проектов, главной целью которого было извлечь интересные идеи из светлых голов сотрудников предприятия и вынести на рассмотрение проектного комитета, состоящего из представителей топ-менеджмента компании.
Анатолий Чикирев, начальник проектного офиса, ООО «Камский кабель»
Важной особенностью данного цикла было то, что, хотя проект – это серьезный комплекс мероприятий, направленный в первую очередь на достижение стратегических целей компании, выйти с проектной инициативой мог любой сотрудник. Для этого нужно было лишь обсудить инициативу со своим непосредственным руководителем, подготовить служебную записку об инициации проекта, шаблон которой находится в общем доступе, и согласовать ее с будущим спонсором проекта – директором по тому направлению, в рамках которого предполагается реализовывать проект.
После этого инициатору необходимо было подготовить презентацию для проектного комитета, который должен был определить, соответствует ли проектная инициатива стратегии «Камского кабеля» и принимать ли ее к дальнейшей реализации. Подобная практика презентаций на стадии начала проекта наиболее распространена в сфере привлечения инвестиций, когда предприниматель выходит к инвестору со своей идеей и стремится ее «продать», тогда как инвестор задает уточняющие вопросы, оценивает все риски и принимает решение о выделении средств. Такая двухэтапная система оценки инициативы (сначала спонсор, затем проектный комитет) позволяет отобрать именно те идеи, которые принесут наибольшую пользу компании.
Чтобы обеспечить максимальную информированность сотрудников о проходящем цикле инициации, проектный офис разместил информационные плакаты во всех наиболее посещаемых местах нашего завода. Кроме того, в заводской газете был выпущен ряд статей, посвященных циклу инициации проектов. Также проводилась периодическая рассылка информации по заводской электронной почте.
Девизом цикла инициации стало: «Если у вас есть идея, не дайте ей остаться в голове!»
В результате проектному комитету на рассмотрение были представлены пять презентаций проектов: «Информационная безопасность», «Создание системы интернет-торговли», «Внедрение сертификации системы менеджмента бизнеса по стандарту IRIS», «Внедрение корпоративного информационного портала», «Монтажные кабели и кабели управления».
В ходе презентаций было задано множество вопросов презентующим. В некоторых случаях к ответам на вопросы даже подключались сами члены проектного комитета, по совместительству являвшиеся спонсорами представляемых проектов.
В результате оживленного обсуждения к дальнейшей работе было принято четыре проекта из пяти. По проекту «Внедрение корпоративного информационного портала» вынесено решение о необходимости дополнительной проработки с целью определения необходимого функционала портала и возможности применения альтернативных, менее затратных решений. По принятым инициативам будущие руководители отправились готовить самый главный документ проекта – его устав, в чем им сейчас помогают выделенные со стороны проектного офиса координаторы.
В целом мы можем смело утверждать, что на нашем заводе успешно внедрен еще один элемент методологии управления проектами, благодаря которому у сотрудников теперь есть дополнительная возможность сделать вклад в развитие компании и получить за это достойное вознаграждение. А у завода в целом – возможность реализовать именно те проекты, которые нам нужны.
