Как регламентировать развитие производственной системы: собираем пакет документов

Успешность развития производственной системы и внедрения бережливого производства зависит от того, насколько серьезно компания подходит к решению этой задачи. Для сохранения системности и последовательности этот процесс должен быть обеспечен документально. Иначе высок риск того, что все планы останутся лишь на бумаге, а процесс изменений зайдет в тупик. Крупнейшие мировые компании, чьи производственные системы считаются сегодня близкими к эталону, опираются на целый пакет документов, стандартов и регламентов, которые помогают избежать разночтений, двойных трактовок, ошибок или намеренного искажения информации в процессе проведения проектов.

Фрагмент из статьи "Как регламентировать развитие производственной системы: собираем пакет документов", опубликованной в альманахе №6/2019 «От хаоса к системе: LEAN в документах и регламентах»

Для начала определим, какими должны быть нормативные документы, чтобы стать полноценным рабочим инструментом?

Во-первых, любые документы и регламенты должны разрабатываться и запускаться в работу своевременно. Нельзя начинать внедрение даже самого простого инструмента, не имея представления о том, какой результат вы хотите получить и каким будет ваш следующий шаг. Подготовительный этап всегда самый важный: уделив достаточно времени на разработку видения, стратегии, стандартов, которыми будут руководствоваться сотрудники в своей работе, вы сможете избежать ошибок, вынуждающих начинать работу заново.

Во-вторых, документы должны быть прописаны максимально подробно, конкретно и понятно, чтобы доносить необходимую информацию и не допускать различных толкований. Кроме того, это помогает снизить тревожность сотрудников в период перемен и обеспечить их реальным рабочим инструментом, который доходчиво объясняет, что они должны делать, как и какой результат должен получиться в итоге.

В-третьих, документы должны быть доступны всем сотрудникам. Одни – едины и универсальны для всего персонала (такие как Политика или Видение), другие – имеют варианты для разных уровней (рабочие инструкции, стратегия по компании/ подразделению, стандарты и др.). Но все категории сотрудников должны быть охвачены.

В-четвертых, вся нормативная документация должна быть актуальна. Необходимо продумать, как часто будут пересматриваться документы, чтобы обеспечить актуальность целей, эффективность методик, непрерывное повышение стандартов работы.

Какими нормативными документами должно подкрепляться намерение компании следовать цели формирования «бережливой» производственной системы? Свои рекомендации предлагают директор по развитию производственной системы ООО «СААЗ Комплект» Ирина Ларюшкина, консультант и эксперт в области операционной эффективности Андрей Зырянов и доктор бизнес-администрирования Сергей Литти.

Ирина Ларюшкина, директор по развитию производственной системы ООО «СААЗ Комплект»

Полный список документов:

  1. Стратегия
  2. Политика
  3. Основные положения БП
  4. Положение о создании отдела по развитию производственной системы
  5. Стратегия («дорожная карта») развития производственной системы по организации/подразделению
  6. Регламент управления проектами
  7. Стандарты по отдельным инструментам
  8. Положение о системе обучения и необходимой квалификации
  9. План обучения
  10. Регламент организации работы с предложениями сотрудников
  11. Положения о мотивации/вознаграждении сотрудников за участие в проектах/ подачу и внедрение предложений
  12. Положение о конкурсах в области внедрения БП и развития ПС
  13. Регламент проведения аудитов
  14. Стандарт по разработке нормативных документов
  15. Учебно-методический материал

Ниже - комментарии Ирины Ларюшкиной к некоторым из представленных документов, а развернутые комментарии ко всем вышеназванным документам, а также полный текст «Положения об отделе по развитию производственной системы» –  в полной версии статьи «Как регламентировать развитие производственной системы: собираем пакет документов» опубликованной в альманахе №6/2019 «От хаоса к системе: LEAN в документах и регламентах»

1. Стратегия

В нашей компании разработка нормативной документации стартует с определения стратегических целей предприятия. Они особенно важны, когда речь заходит о развитии производственной системы. Цепочка такова: Стратегические цели – Политика – Цели на год, одно за другим и одно из другого вытекает.

Цели на год формируются на основании стратегических целей предприятия и принципов Политики и структурно состоят из пяти блоков – SQDCM:

S (Safety) – безопасность,
Q (Quality) – качество,
D (Delivery) – исполнение заказов,
C (Cost) – затраты,
M (Morale) – корпоративная культура.

Цели, устанавливаемые по каждому разделу, должны соответствовать принципам SMART, то есть быть конкретными, измеримыми, значимыми и достижимыми в определенный период времени. Впрочем, этим требуемые критерии для грамотно сформулированных целей не ограничиваются.

Цели должны:

a) быть согласованными с политикой;
б) быть измеримыми;
в) учитывать применимые требования;
г) быть связанными с обеспечением соответствия продукции и услуг и повышением удовлетворенности потребителей;
д) подлежать мониторингу;
е) быть доведенными до работников;
ж) актуализироваться по мере необходимости.

Каждая установленная цель должна быть достижима и иметь показатель (измеряемую величину) и планируемую (ожидаемую) величину показателя на планируемый период. Так и руководство, и сотрудники понимают, к какому результату они должны прийти, как его измерить и какой уровень показывает, что цель достигнута. Без соблюдения этих условий велик риск отклониться от намеченной стратегии или потерять мотивацию из-за недостижимой цели.

4. Положение о создании отдела по развитию производственной системы

Что регулирует: любое положение определяет задачи и функции подразделения, а также области взаимодействия подразделений между собой.

Ключевые поля: задачи отдела, структура отдела, функции, права, взаимоотношения отдела с другими подразделениями предприятия (получаемая и выдаваемая информация, вид документа/информации), ответственность.

Стадия внедрения: на старте, на разных этапах.

Критичность: средняя.

Кому адресован: линейным руководителям, сотрудникам-исполнителям.

Как часто пересматривается: по мере необходимости, но не реже 1 раза в 3 года (так установлено в нашей компании).

14. Стандарт по разработке нормативных документов

Что регулирует:

Документ описывает:

  • структуру разных видов нормативных документов, существующих на предприятии (у нас это стандарт предприятия, инструкция, должностная инструкция, положения);
  • требования к оформлению (стандартизированы, по максимуму унифицированы) и к нормоконтролю;
  • порядок разработки, согласования, утверждения, введения в действие, аннулирования и изменения НД.

Стандарт нужен для единства оформления и единства требований к изложению, ведь НД должна быть не просто разработана, но и стать частью системы документов, иметь перекрестные ссылки, не противоречить требованиям других НД или стандартов и пр.

Ключевые поля:

Порядок разработки и управления нормативной документацией:

  1. Требования к построению нормативного документа.
  2. Требования к изложению нормативного документа.
  3. Требования к оформлению нормативной документации.
  4. Требования к оформлению и изложению изменения к нормативной документации.
  5. Требования к обозначению нормативной документации.
  6. Порядок согласования нормативной документации.
  7. Контроль норм и требований.
  8. Утверждение нормативной документации.
  9. Введение в действие нормативной документации.
  10. Учет, хранение, издание и рассылка нормативной документации.
  11. Порядок проверки НД на актуальность.
  12. Проведение контроля за соблюдением требований НД, устранение выявленных отклонений.

Стадия внедрения: на старте.

Критичность: высокая.

Кому адресован: линейным руководителям, сотрудникам-исполнителям.

Как часто пересматривается: по мере необходимости, но не реже 1 раза в 3 года (так установлено на нашем предприятии).

Андрей Зырянов, консультант и эксперт в области операционной эффективности

В своей работе я не использую термин «внедрение бережливого производства», поскольку это не комплекс инструментов, а подход, на базе которого нужно строить производственную систему (ПС). Поэтому дальше я рассмотрю нормативную документацию, необходимую для эффективного выстраивания производственной системы на предприятии.

Сразу хотелось бы отметить: специально выделенный отдел по развитию производственной системы не обязателен и, более того, часто мешает: развертывание ПС – задача вертикально и горизонтально сформированных команд руководителей. Специалисты полезны ограниченное время – при постановке задач и первичной поддержке их выполнения и оценки, а также для обучения решению задач посредством KPI и через гипотезы.

Полный список документов:

  1. Видение
  2. Стратегия
  3. Политика
  4. Hoshin Kanri, или Развертывание политики
  5. Стратегия («дорожная карта») внедрения БП и развития ПС по организации/подразделению
  6. Регламент управления проектами
  7. Стандарты по отдельным инструментам
  8. Положение о системе обучения и необходимой квалификации
  9. Регламент организации работы с предложениями сотрудников
  10. Положения о мотивации/вознаграждении сотрудников за участие в проектах/ подачу и внедрение предложений
  11. Регламент проведения аудитов
  12. Стандарт по разработке нормативных документов
  13. Учебно-методический материал

Ниже - комментарии Андрея Зырянова к некоторым из представленных документов, а развернутые комментарии ко всем вышеназванным документам –  в полной версии статьи «Как регламентировать развитие производственной системы: собираем пакет документов»  опубликованной в альманахе №6/2019 «От хаоса к системе: LEAN в документах и регламентах»

4. Hoshin Kanri, или Развертывание политики

Этот инструмент не является обязательным, однако он дает основу для разработки и регулярной актуализации стратегических планов. Его реализация основана на следующем цикле:

  • Измеримое описание проблем / задач бизнеса.
  • Общий (можно считать стратегическим) план решения проблем / задач.
  • Выражение параметров задач через KPI процессов и операций.
  • Локальные (функциональные, процессные и т.п.) планы (гипотезы) решения локальных задач.
  • Частые замеры приближения результатов выполнения локальных планов (гипотез) к параметрам общего плана.
  • Корректировки гипотез и приближение результатов их выполнения к параметрам общего плана.
  • Периодическое измерение проблем / задач бизнеса.
  • Повторение цикла.

8. Положение о системе обучения и необходимой квалификации

Что регулирует: обучение персонала и повышение его квалификации до необходимого уровня.

Ключевые поля: знания, умения, навыки персонала, способы их закрепления, проверки, оценки, корректировки.

Стадия внедрения: на разных этапах.

Критичность: высокая.

Кому адресован: разрабатывается отдельно для каждого уровня.

Как часто пересматривается: на стадии адаптации работника, перед карьерным продвижением, при планировании каждого изменения процесса.

ВАЖНО!

Обучать необходимо на основании действующих стандартов, доводя их исполнение до автоматизма и повышая лояльность работника.

Наряду с Положением об обучении должны быть разработаны план обучения и планы продвижения, карьерного роста и индивидуального развития работника.

11. Регламент проведения аудитов

Что регулирует: необходим для приведения ПС в стандартизованное состояние. Он должен быть разработан и постоянно улучшаться – это один из стандартов.

Ключевые поля: все блоки ПС.

Стадия внедрения: на старте.

Критичность: средняя.

Кому адресован: всем.

Как часто пересматривается: по мере стандартизации и развития ПС.

ВАЖНО!

Типичная ошибка – ждать мгновенных изменений, перегружать содержание аудита, не выделять на его проведение достаточно времени и ресурсов.

Сергей Литти, доктор бизнес-администрирования, эксперт по развитию ПС

Полный список документов:

  1. Видение развития производственной системы (РПС)
  2. Стратегия РПС по организации («Дорожная карта»)
  3. Стратегия РПС по подразделению
  4. Политика управления РПС
  5. Регламент управления проектами РПС
  6. Регламент организации работы с предложениями сотрудников
  7. Положение о вознаграждении за участие в проектах
  8. Положение о вознаграждении за подачу и внедрение предложений сотрудников
  9. Положение о квалификации по РПС
  10. Положение о конкурсах в области РПС
  11. План обучения РПС
  12. Стандарт по 5С и визуальному управлению
  13. Стандарт по разработке нормативных документов
  14. Регламент проведения аудита по РПС
  15. Учебно-методический материал по РПС

Ниже - комментарии Сергея Литти к некоторым из представленных документов, а развернутые комментарии ко всем вышеназванным документам –  в полной версии статьи «Как регламентировать развитие производственной системы: собираем пакет документов»  опубликованной в альманахе №6/2019 «От хаоса к системе: LEAN в документах и регламентах»

5. Регламент управления проектами РПС

Что регулирует: Определяет порядок управления всем портфелем проектов и отдельными проектами

Ключевые поля:

  • Порядок планирования проектов на плановый период.
  • Порядок запуска отдельного проекта.
  • Порядок контроля и поддержки проекта.
  • Порядок завершения проекта.
  • Документооборот по процессу: карты проектов, отчеты и т.п.

Стадия внедрения: Вначале

Критичность: Высокая

6. Регламент организации работы с предложениями сотрудников

Что регулирует: Определяет порядок организации работы с предложения сотрудников.

Ключевые поля:

  • Порядок подачи предложений.
  • Порядок рассмотрения.
  • Порядок внедрения.
  • Порядок выплаты.
  • Документооборот.

Стадия внедрения: Вначале

Критичность: Высокая

9. Положение о квалификации по РПС

Что регулирует: Описывает принципы и порядок вознаграждения за квалификацию

Ключевые поля:

  • Описывает систему квалификации, например: новатор, эксперт, старший
  • эксперт, тренер.
  • Определяет порядок присуждения квалификации.
  • Определение размера вознаграждения за квалификацию.
  • Порядок начисления.
  • Формирование отчетности по выплатам.

Стадия внедрения: После запуска

Критичность: Низкая

Здесь мы предлагаем вам сокращенный вариант статьи. Более подробно –  в полной версии статьи «Как регламентировать развитие производственной системы: собираем пакет документов» опубликованной в альманахе №6/2019 «От хаоса к системе: LEAN в документах и регламентах»

Текст: Наталья Коношенко

Начать обсуждение


UP-PRO в сетях