О программе «Эффективный офис» мы беседуем с Сергеем Максимовым, руководителем проектного офиса «Внедрение методологии и сопровождение проектов ПСР» ОАО «Концерн Росэнергоатом».
Благодарим редакцию корпоративного журнала «РЭА» концерна «Росэнергоатом» за предоставление данного материала.
Создание максимально комфортных условий для работы людей, рост эффективности и безопасности производства – в этом, пожалуй, основная «соль» мероприятий, внедряемых в рамках Производственной системы «Росатом». В полной мере это относится и к программе «Эффективный офис», реализуемой в настоящее время на всех предприятиях отрасли.
- Сергей Владимирович, можно ли сказать, что ПСР в целом и тот раздел программы, который имеет отношение к совершенствованию офисных процессов, в настоящее время находятся на пике внимания руководства отрасли и концерна?
– Безусловно. Мы переходим к системному внедрению Производственной системы «Росатом», воспринимая ее как основной инструмент достижения стратегических целей госкорпорации. И одно из наиболее наглядных свидетельств этому – значительные изменения в управлении процессами, которые происходят как на отраслевом уровне, так и в концерне. В частности, в прошлом году вышел приказ о создании единого комитета по ПСР под председательством генерального директора ОАО «Концерн Росэнергоатом» Евгения Романова, а в начале 2015 года сформирован Проектный офис ПСР. В концерне появились жесткая вертикаль и структура управления системой.
Принципиальным моментом является то, что каждый руководитель высшего звена открыл личный ПСР-проект (как зону особой ответственности за реализацию задач по повышению эффективности своего функционального процесса). Под личным управлением некоторых руководителей концерна находится по несколько таких проектов. Это говорит о серьезности решаемых на сегодняшний день задач, связанных с необходимостью сокращения всех видов производственных и управленческих потерь, о серьезности настроя в целом.
– В чем же смысл и необходимость этого процесса, который мы называем совершенствованием офисного пространства?
– Процитирую директора по развитию ПСР ГК «Росатом» Сергея Обозова: «Порядок на рабочем месте и вокруг тебя – значит, и в голове порядок». Основные цели, которые мы достигаем с помощью инструментария ПСР, – это создание безопасных условий, обеспечение качества и эффективности труда.
Создание безопасного и эффективного рабочего пространства подразумевает визуальный менеджмент и периодический контроль (самоконтроль) для поддержания системы в устойчивом работоспособном состоянии. Для этого есть свои инструменты, в том числе система 5С.
– Напомните, пожалуйста, в чем суть этой системы.
– «5С» – система, направленная на правильную, эффективную и безопасную организацию рабочего места. «5С» – это не просто «стандартизация уборки», это философия мало затратного, успешного, эффективного производства. Система «5С» не требует применения новых управленческих технологий и теорий.
5С – это пять шагов, которые необходимо пройти для того, чтобы организовать производственное и офисное пространство оптимальным образом.
Первый шаг – это «сортируй», отделяй нужное от ненужного.
Второй шаг – «каждому предмету определи свое место».
Третий шаг – после определения места для предмета нужно определить правила уборки или исключить загрязнение места, предмета. Например, чтобы стол был чистым, его достаточно протирать раз в день.
Четвертый шаг – «стандартизируй». Этот шаг необходим, чтобы никто не мог ошибиться, куда положить или поставить ту или иную принадлежность. Скажем, если монитор, клавиатура или телефонный аппарат у вас стоят на оптимальном месте – по безопасности, санитарным правилам, рекомендуется использовать так называемый «метод теней», чтобы его всегда можно было вернуть на место. Ящики стола рекомендуется подписать, чтобы не открывать их подряд в поисках предметов – это называется визуализацией. Есть определенная последовательность действий, операций, выполняя которые и не добавляя ничего от себя, мы придем к желаемому и заранее известному результату.
Наконец, пятый шаг – «совершенствуй». Следовать правилам и совершенствовать их. Непрерывная проверка соблюдения стандартов и улучшение разработанных стандартов.
– «Мостик» к культуре безопасности и к старым СанПиновским нормам?
– Да. Многое из того, что содержится в ПСР, было отражено в старых, еще советского времени, санитарных нормах и правилах. Но сути это не меняет. Например, если ты размещаешь предметы в офисе на расстоянии вытянутой руки, – то, чем пользуешься часто, должно быть ближе, то, чем пользуешься реже, – дальше. Если у тебя шнуры от компьютера болтаются под столом, это, наверное, не совсем безопасно, и необходимо их убрать.
– Офисные процессы в широком смысле – это же не только, условно говоря, «стол-компьютер»?
– Конечно. Мы можем привести примеры положительных изменений в сфере документооборота. Например, благодаря внедрению программы «Эффективный офис» на оформление командировочных документов в центральном аппарате концерна сейчас уходит значительно меньше времени, чем прежде.
Значительно сокращен по времени процесс заказа гостевого пропуска в здание центрального офиса концерна. Если раньше этот процесс – с момента, когда руководитель дал задание сделать пропуск, до момента, когда готовая заявка лежит в бюро пропусков – занимал примерно полчаса, то теперь – две-три минуты. На мой взгляд, это очень удачный пример того, как ПСР позволяет экономить трудозатраты и время наших сотрудников.
– В прошлом году две атомные станции концерна – Балаковская и Смоленская были обозначены как ПСР-предприятия. Как на них решаются вопросы, связанные с совершенствованием офисных процессов?
– На самом деле на атомных станциях сейчас осуществляется самая обширная программа по внедрению ПСР: на Балаковской АЭС – порядка 20 ПСР-проектов, на Смоленской – 18, и количество их растет. В офисах этих станций в последние годы шло активное внедрение системы «5С». Сейчас эта работа уже близка к завершению: Смоленская станция планировала внедрить 5С до конца марта, а Балаковская – в конце июля 2015 года.
На каждой из этих станций мы можем увидеть образцы организации офисного пространства. Это, например, те же отделы документационного оборота, где созданы специальные офисы по работе с бумагами – там можно подписать все документы, включая командировочные удостоверения. Этот опыт безусловно будет распространен на другие станции. Кстати, суммарно на всех десяти АЭС концерна «Росэнергоатом» система «5С» внедрена на 2400 офисных рабочих местах. Всего же таких мест на станциях порядка 7500. Поэтому работа предстоит еще серьезная, и мы в дальнейшем планируем привлекать к ней уже обученных сотрудников АЭС.
– По словам Сергея Обозова, по всей отрасли 2015 год – год масштабного развертывания стратегии ПСР, системного обучения и вовлечения в эту работу всего персонала…
– …А 2016 год должен стать годом рывка.
– Уверен, что все в наших силах. Не могу сказать, что в работе по совершенствованию офисного пространства мы достигли совершенства, что все оптимально и эффективно, но мы знаем, как нам развиваться.
Беседовал Андрей ВОЛОК
