Вне зависимости от того, какие задачи мы ставим в приоритет, какими приложениями для повышения эффективности пользуемся, работаем ли мы в офисе или удаленно, — время продолжает идти с той же скоростью. Так можем ли мы вообще получить над ним контроль? Можем, отвечают бизнес-коучи, — но только тогда, когда мы перестанем о нем думать и решим, что пора найти самих себя.
Американский бизнес-консультант и автор бестселлеров о личной эффективности Рори Вейден убежден, что тайм-менеджмент — навык, который основан не только на логике, но и на эмоциях. То, как мы регулируем свое время, отражает наши страхи, разочарования и внутренние комплексы.
«На самом деле тайм-менеджмента не существует. Время продолжает течь вне зависимости от того, чего мы хотим. Существует только менеджмент себя как личности», — утверждает бизнес-консультант.
Менеджмент себя как личности особенно актуален для тех, кто работает удаленно, поскольку этот формат работы требует серьезной самоорганизации. Работа в кровати только кажется прекрасным занятием, ведь расслабленная обстановка не очень способствует продуктивности.
Статистические данные показывают, что 36 % служебного времени (78 дней в году) вне зависимости от того, где они проходят — в офисе или дома, используются нерезультативно. Причины — некачественные организация и планирование.
Рабочие часы тратить только на работу. Никаких домашних дел — возьмите это себе за правило и предупредите своих близких, что в это время «вас дома нет».
Составлять список дел. В случае, если нет утренней онлайн-планерки с постановкой задач, составленный накануне вечером или утром перед началом рабочего дня список рабочих дел поможет не тратить время на раздумья «с чего начать».
Определить пики и спады продуктивности. Удаленная работа дает такую возможность. Самые важные и ресурсозатратные дела лучше планировать на время пика.
Расставлять приоритеты и выделять главное. Это поможет браться за выполнение действительно важных дел, отсеивая при этом малоэффективные и не приносящие ощутимых результатов стремления.
Разбить день на блоки. Отвести каждому свое время в расписании.
Ввести спорт в свое расписание. Как правило, дома нет мотивации двигаться, а это негативно сказывается на самочувствии, здоровье и продуктивности. Помогут танцы, прогулки, велосипед, йога. Это и смена деятельности, и насыщение мозга кислородом, что ускоряет и улучшает его работу. Щадящая норма — 5–6 часов в неделю.
Преимущество удаленной работы — в свободе перемещений и гибкости управления временем, но однозначно офисная рутина помогает настроиться на работу лучше. Весь секрет в организации той рутины, в которой будет комфортно. Поэтому дома нужно создать такую обстановку, которая поможет сосредоточиться на работе, вплоть до оборудования полноценного рабочего места (если это возможно).
В конце XX века, когда все больше компаний задумались о новых методах повышения эффективности и начали переводить сотрудников на гибкий или удаленный режим работы, общая идея заключается в том, чтобы дать сотрудникам больше свободы для выполнения задач. Согласно исследованию американских аналитических агентств Global Workplace Analytics, с 2005 по 2017 гг. только в США численность сотрудников, работающих в удаленном режиме, увеличилось на 159 %. При этом 57 % сотрудников говорят об увеличении рабочей эффективности на удаленке. Одновременно с этим компания может сэкономить до $11 тыс. в год, если позволит своим сотрудникам работать вне офиса.
Иными словами, лучший тайм-менеджмент внутри компании — дать коллегам больше возможностей «быть собой». Речь не только о гибком графике, но и об общем ощущении комфорта: возможности выбирать место работы и способах взаимодействия с коллегами.
В то же время у разных людей разные представления о профессиональной этике, о срочности и качестве работы. Для того чтобы снизить потенциальный уровень непонимания в коллективе, должны быть выработаны общие принципы — рамки, в которых задачи будут выполняться в нужное время, а у участников команды не будет возникать ощущения информационного вакуума или, наоборот, постоянного аврала.
Следует также отметить, что в координации работы онлайн есть четкое правило: почты недостаточно. Необходимо использовать все разнообразие коммуникаций (мобильник, видеочаты и мессенджеры), чтобы обеспечить максимальное совместное погружение в процесс. Впрочем, здесь есть и риски в части информационной безопасности.
Но средства коммуникаций также помогают команде в неформальном общении, о значимости которого тоже нельзя забывать. Оно обязательно должно происходить между коллегами, чтобы в ходе удаленной работы сохранялась эмоциональная вовлеченность.
+ Повышенная продуктивность. Многим сотрудникам комфортнее работать в домашних условиях.
+ Более гибкий рабочий график. Членам команды легче подстраиваться под расписание друг друга.
+ Сокращение расходов. В компании снижаются затраты на содержание офиса, у сотрудников — на транспорт и питание.
- Меньше взаимодействия. Коллеги не могут обсудить важные вопросы лично.
- Необходимость в дополнительном контроле. С командой удаленных специалистов всегда существует риск провала проекта или задачи только потому, что сотрудники не выполнили вовремя поставленные задачи.
- Информационная безопасность в зоне риска. Без надлежащего контроля из дома команда может взаимодействовать через незащищенные онлайн-каналы.
