Просто о важном. Как вовлечь сотрудников в обсуждение проблемы?

Сегодня мы предлагаем вашему вниманию интересный фрагмент из статьи «Культура непрерывных улучшений и практики выявления и решения проблем в ПАО «ОМЗ», опубликованной в альманахе «Управление производством».

Обсуждение текущих проблем с работниками

Очередная статья в рамках проекта «ПРОСТО О ВАЖНОМ», цель которого – кратко и интересно рассказать вам о наиболее важных инструментах операционного менеджмента, наиболее распространенных проблемах и способах их решения, то есть о том, что может быть полезно вам в вашей работе.

Ваши предложения, по каким темам вам были бы интересны такие материалы, вы можете оставить в комментариях под этой статьей или прислать нам на адрес info@up-pro.ru (просьба указать тему письма  «Просто о важном»).

Как найти и показать проблему?

Долгое время на большинстве предприятий существовала такая практика: если у тебя в подразделении проблемы, значит, что-то ты делаешь не так. В итоге у многих руководителей и работников сформировалась привычка максимально скрывать проблемы от своего начальства, бодро рапортуя, что все идет хорошо. Если же вдруг руководитель более высокого ранга сам заметил проблему, нужно приложить все усилия к тому, чтобы убедить его, что проблема возникла из-за того, что это смежники (подрядчики, клиенты и т.д.) допустили ошибку, а мы со своей стороны сделали все возможное. В такой обстановке искать и устранять потери крайне сложно.

Самый важный шаг – это изменение отношения к проблемам в принципе и к проблемам в своем подразделении в частности, а инструменты для решения – применение средств визуального управления эффективностью. Благодаря им каждый работник может получить информацию о текущей ситуации в подразделении и записать в специальном блоке «Проблемы» о том, что мешает ему в достижении поставленных задач.

Но вряд ли кто-то поверит, что с появлением стенда, работники сразу начнут писать на них о проблемах, которые мешают улучшать процессы.

Стенд визуализации процессов

Поэтому руководитель (если, конечно, он хочет, чтобы ситуация улучшалась) должен приложить усилия для того, чтобы каждый, кто записал проблему процессов на стенд, был уверен, что за это его не накажут. Если при этом за каждую выявленную проблему руководитель любого ранга не ругает, а благодарит, то постепенно в коллективе формируется атмосфера доверия и нетерпимости к сокрытию потерь.

Таким образом, стенды визуализации эффективности процессов помогают сформировать «поток» проблем, которые беспокоят работников. И тут возникает проблема: как этот «поток» направить в нужное русло, ведь все проблемы  руководитель «в две руки» решить вряд ли сможет.

Как вовлечь сотрудников в обсуждение проблемы?

Все проблемы, которые выявляют работники в процессе своей деятельности, можно разделить на три группы, нужно только правильно определить, к какой группе относится каждая из выявленных проблем:

  • к первой отнесем те, которые работники в силах решить самостоятельно, только они пока не знают как;
  • ко второй – те проблемы, решение которых относится к зоне ответственности руководителя;
  • к третьей – вопросы, решение которых находится в компетенции руководителей более высокого уровня или которые можно решить в рамках кроссфункционального взаимодействия.

Лучший способ это сделать – обсуждение с работниками текущей ситуации. Во время обсуждения каждой из выявленных проблем, задавая открытые вопросы, руководитель формирует как собственное понимание влияния проблем на процесс, так и помогает всему коллективу прийти к единой точке зрения на пути их решения.

Для проблем первой группы при проведении обсуждения важно дать возможность высказаться всем участникам. Никто лучше работников не понимает имеющиеся возможности для устранения проблемы, поэтому чаще всего у них уже есть варианты решения. В большинстве случаев работники озвучивают идеи, как они могут решить проблему, и от руководителя требуется только выбрать наиболее эффективный вариант.

Для проблем второй группы руководитель, чтобы показать пример правильного отношения к проблемам, должен брать на себя ответственность за их решения и регулярно предоставлять работникам информацию о предпринимаемых им действиях.

Аналогичная ситуация и с проблемами третьей группы: работники имеют право знать, что руководитель делает, для того чтобы устранить проблему, кому он сообщил информацию о проблеме, какие меры принимаются, кто участвует в решении, в какой срок ожидается решение проблемы.

Такое открытое обсуждение проблем помогает изменить отношение работников к проблемам в подразделении и способствует формированию атмосферы открытости и доверия.

Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством». Полная версия этой статьи – там же. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!

Начать обсуждение


СеминарыВыставкиКонференции
UP-PRO в сетях