АО «Зарубежнефть» продолжает реализацию масштабного проекта по созданию корпоративного Центра Обслуживания Бизнеса (ЦОБ), который позволит создать дополнительную ценность для Компании, сможет консолидировать и усовершенствовать операционные процессы.
Основная идея ЦОБ в «Зарубежнефти» — обслуживать и поддерживать различные бизнес-процессы корпоративного центра (КЦ) и дочерних обществ (ДО) по единой методике, за счет внедрения унифицированных подходов и общих инструментов. Центр станет владельцем ряда функций Компании, таких как бухгалтерский и налоговый учет, кадровое администрирование и расчеты с персоналом, казначейство.
Центры Обслуживания Бизнеса, или, как их еще называют, Объединенные Центры Обслуживания (ОЦО), успешно внедрили крупнейшие нефтяные компании мира, такие как Shell, BP, Exxon и Сhevron, а также ведущие российские компании «Роснефть», СИБУР, «Газпром Нефть», «Северсталь» и др.
Все они, так же как и «Зарубежнефть», имеют географически разветвленную структуру и с помощью ЦОБ централизованно, из одной точки осуществляют сопровождение стандартных и часто повторяющихся операций всех удаленных бизнес-единиц. Их опыт внедрения ЦОБ декларирует снижение операционных затрат и затрат на ИТ в среднем на 30% и 25% соответственно. При этом также отмечается существенный рост качества предоставляемых услуг.
Сергей Кудряшов, генеральный директор АО «Зарубежнефть»:
— Современные тенденции рынка в условиях неопределенности требуют от нас непрерывной оптимизации и действий, призванных повышать конкурентоспособность. Центра - лизация бизнес-процессов Компании на базе ЦОБ является одним из стратегиче - ских решений для поддержки и развития бизнеса. Реализация этого проекта позволит «Зарубежнефти» выйти на принципиально новый уровень эффективности.
Работа ЦОБ по принципу службы одного окна в «Зарубежнефти» позволит Компании снизить операционные затраты, повысить эффективность и прозрачность процессов, а значит и конкурентоспособность. Так, унифицированная методология и единый подход наряду с автоматизацией процессов обеспечат сокращение сроков выполнения поставленных задач. Исключение дублирующих операций повысит качество внутренних процессов. За счет централизации контроллинга снизятся финансовые риски.
Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством». 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Например, сейчас на местах один и тот же процесс может выполняться с применением разных методик, разными функциональными подразделениями, с использованием разных инструментов и ИТ-решений. ЦОБ призван стандартизировать эти процессы и повысить прозрачность управления, обеспечить единообразное хранение данных.
Кроме того, ЦОБ снимет с КЦ и ДО типовые операции, такие как оформление справок и приказов. Запуск Центра позволит кадровым службам Обществ сконцентрироваться на задачах, связанных с развитием персонала и повышением его результативности. При этом типовые операции будут выполняться в ЦОБ по конвейерному принципу — быстрее и эффективнее.
К реализации проекта ЦОБ «Зарубежнефть» привлечена одна из ведущих консалтинговых компаний, реализовавшая более 25 проектов в области создания и оптимизации ОЦО в России. К настоящему времени совместная проектная команда в составе 30 человек завершила этап текущей диагностики процессов в КЦ и 14 ДО.
Сейчас проект находится на стадии формирования целевых схем бизнес-процессов, инструкций пользователей и документов, закрепляющих ответственность каждой стороны.
В рамках разработки целевых схем на воркшопах совместно со специалистами ДО прорабатываются вопросы упрощения и повышения эффективности бизнес-процессов: какие шаги процессов и документы являются излишними и от них можно отказаться, что в процессах можно автоматизировать и роботизировать, какие действия и точки контроля необходимо добавить. Карты бизнес-процессов разрабатываются с учетом лучших внешних и внутренних практик.
Следует отметить, что в этот процесс вовлечено порядка 100 сотрудников Обществ, чьи идеи сделают проект еще лучше. Сегодня проектная команда также открыта для дополнительных предложений и идей. На данный момент вынесено более 30 инициатив, которые были утверждены с целью повышения эффективности процессов.
Среди инициатив в области бухгалтерского и налогового учета автором лучшей идеи признана Светлана Хаялтынова («Зарубежнефть-добыча Самара») за четкое описание зоны потенциальных улучшений в документооборот МОЛ (материально ответственное лицо) и бухгалтерии, на основе чего была сформирована инициатива «Предоставление МОЛ доступа в ЕУС (Единая учетная система) для ведения складского учета». Екатерина Щербакова («Зарубежнефть», казначейство) инициировала делегирование права подписи при отправке платежей по согласованному в головной Компании реестру платежей.
В части инициатив по управлению персоналом автором лучшей идеи признана Ольга Дворянинова («Гипровостокнефть») за вклад в разработку личного кабинета ГПВН, что оказало существенное влияние на продвижение инициативы по внедрению усовершенствованной версии личного кабинета во всех Обществах.
Денис Улитин, заместитель генерального директора по организационному развитию и корпоративным коммуникациям АО «Зарубежнефть»:
— Централизация сервисных функций в ЦОБ позволит добиться долгосрочного результата за счет постепенного выстраивания единых сквозных процессов. Непрерывная оптимизация и автоматизация процессов будут повышать эффективность всей Компании, а не только ее отдельных функций, которые переведены в ЦОБ.
Вместе с тем в сфере совершенствования ИТ-систем Компании консолидация процессов на базе ЦОБ позволит быстрее внедрять улучшения и проводить доработки. По итогам диагностики ИТ-ландшафтов Обществ уже определены ключевые ИТ-системы ЦОБ и подготовлена верхнеуровневая целевая ИТ-архитектура Центра.
Напомним, базироваться ЦОБ «Зарубежнефть» будет в Самаре — городе, который славится своей природой, парками, живописными скверами, музеями и самой длинной речной набережной в России. Бизнес-единица объединит порядка 130 лучших специалистов, нацеленных на дальнейшее развитие для достижения максимального результата. Запуская ЦОБ совместными усилиями, они смогут обмениваться опытом, объединить и улучшить функциональную экспертизу.
Ориентируясь на лучшие практики, ЦОБ «Зарубежнефть» выстроит операционную модель управления функциями в логике сквозных процессов. Перевод процессов от ДО в ЦОБ потребует периода стабилизации, когда Центр и функции на местах будут дублироваться. Таким образом, все процессы будут отлажены, ошибки — выявлены и устранены.
После запуска ЦОБ наступит очередная волна движения вперед для обеспечения возможности дальнейшей быстрой трансформации Компании. В частности, будет выделена группа по повышению качества бизнес-процессов, предполагается работа по развитию корпоративной культуры, нацеленной на постоянное совершенствование, планируется создание «территории знаний» для обучения сотрудников.
