Мини-Трансформация (далее – "Мини-Т") – формат проведения проектов по изменению и улучшению существующих бизнес-процессов и процедур с целью выявления и устранения потерь, и выхода на ожидаемый уровень эффективности.
Благодарим редакцию журнала «Трамплин к успеху» НПО «Сатурн» за предоставление данного материала.
Цель:
Повышение эффективности существующих процессов.
Действия:
Результат:
Совершенствование производственной системы.
Запуску проекта в формате Мини-Т должна предшествовать стадия предподготовки проекта, в результате которой должен быть разработан и утвержден заказчиком устав проекта, в котором однозначно должны быть определены: бизнес-цели, высокоуровневые требования, границы и периметр, допущения, ограничения, заинтересованные стороны и высокоуровневые риски проекта.
Мини-Т рекомендуется проводить за 16 недель в 6 этапов:
Рекомендации по проведению каждого из этапов:
1. Подготовка: На этапе «Подготовка» следует выполнить действия, завершающие инициацию проекта и начать планирование:
Для контроля корректности и качества проведения этапа «Подготовка» рекомендуется использовать заранее подготовленный чек-лист.
2. Анализ: При проведении анализа важно постоянно ориентироваться на необходимость обеспечения выполнения требований к проекту и достижение поставленной цели. Анализ должен быть направлен на выявление препятствий достижения целей в трех сферах деятельности:
При проведении анализа важно организовать командную работу. Базовыми инструментами анализа при проведении проектов в формате Мини-Т являются инструменты, позволяющие оцифровать процесс в целом. Для производственных процессов – это карта потока создания ценности (КПСЦ) и диаграмма спагетти, для бизнес-процессов со сложной схемой взаимодействия участников и сложным документооборотом – это диаграмма «Дорожки бассейна». Для выявления первопричин препятствий в качестве инструментов рекомендуется использовать диаграмму выравнивания, фотографию рабочего дня, карту компетенций, диаграмму Исикавы, метод «5 почему», статистические методы анализа и т.д. После выявления первопричин необходимо провести их ранжирование. Итогом проведения анализа должен стать перечень оцифрованных препятствий важных для достижения цели и их причин, с уровнем сложности устранения, позволяющим их устранение или ослабление в рамках проекта.
3. Видение: На этапе «Видение» должно быть описано и оцифровано целевое состояние совершенствуемого процесса, определены направления работ и выработаны конкретные решения по устранению первопричин препятствий достижения целей проекта. Должно быть сформировано понимание того, в какой мере каждое из решений обеспечит достижение цели, т.е. сформированы ключевые показатели по каждому из направлений работ или отдельных решений и проекта в целом, а также определены члены команды проекта, ответственные за реализацию каждого из решений. Кроме этого очень важно оценить риски реализации предлагаемых решений.
При выработке решений рекомендуется использовать командные методы поиска идей – мозговые штурмы.
4. Планирование: На этапе «Планирование» должен быть разработан детальный план-график мероприятий по реализации решений, выработанных на этапе «Видение» со сроками исполнения и исполнителями. Рекомендуется структурировать его по направлениям работ. Также на этапе «Планирование» необходимо организовать мониторинг ключевых показателей проекта в процессе реализации и выполнения плана-графика проекта.
5. Реализация: На этапе «Реализация» важно своевременно реагировать на срывы сроков реализации планов и привлекать к решению возникших проблем кураторов и заказчиков проекта, а также другие заинтересованные стороны. При необходимости своевременно корректировать планы. При внедрении новых процедур и методов выполнения работы важно обучить исполнителей выполнению новых функций, использованию новых инструментов и организовать контроль того, чтобы новый способ работы вошел у них в привычку.
6. Завершение: На этапе «Завершение» необходимо проанализировать результативность и шансы на приживаемость реализованных решений, по возможности выработать и внедрить корректировки реализованных инструментов и методов. Рекомендуется организовать аудит приживаемости изменений на стадии закрепления результатов проектов (не менее четырех месяцев после завершения проекта), для чего разработать график аудитов.
Подготовлено Татьяной Ерохиной
