Верите ли вы обещаниям? Если вы часто сталкивались с обманом, то вряд ли. А вот сила выполненного обещания в том, что оно формирует доверие. Поэтому матрица обещаний – это инструмент в руках единомышленников, идущих вместе к поставленной цели.
Матрица обещаний появилась как инструмент реализации программы «СПД без травм и происшествий» (Incident and Injury Free, IIF), но сегодня она включает не только вопросы безопасности. В настоящее время матрица насчитывает 200–250 обещаний по всем направлениям деятельности компании: эксплуатация месторождения, техническое обслуживание, инфраструктура, бурение, строительство, информационные технологии и др. На основе обещаний формируется документ, где обозначается текущий статус и срок выполнения данных обещаний. Обновление документа и актуализация обещаний осуществляются на субботних совещаниях руководителей подразделений компании на Салымской группе месторождений. Обсуждается статус каждого обещания, что сделано, что предстоит сделать. Высказываются новые предложения для внесения в матрицу. Кроме того, на таких встречах участники планируют и распределяют задачи по развитию культуры безопасного производства. Цель поставлена амбициозная: силами тренеров, сотрудников и руководителей привлечь к движению по пути безопасного производства 100% персонала СПД и подрядных организаций – а это почти 6 000 человек.
Все участники совещания – представители отделов компании – давали в адрес других отделов обещания и выражали ожидания. Все договоренности были сведены в единый файл.
«Работа над выполнением обещаний в формате матрицы началась в январе 2016 года на совещании под председательством Аада Алларда, руководившего в то время месторождением, – рассказывает Евгений Видяшкин, ведущий специалист ОЗОТОБОС. – На начальном этапе координацию осуществляли представители JMJ Associates. Все участники совещания – представители отделов компании – давали в адрес других отделов обещания и выражали ожидания. Все договоренности были сведены в единый файл». Для матрицы нет значительных и незначительных вопросов. Те вопросы, которые решаются быстро, сюда просто не попадают. Матрица работает с тем, что требует согласования представителями разных подразделений, поэтому здесь большой вопрос разбивается на подзадачи для каждого, кто вовлечен в его решение, и записывается в виде обещания в соответствующую графу. Выполнение обещаний всегда было значимой частью корпоративной культуры СПД, но использование данного инструмента позволило вывести эти ценности в практическую плоскость. Все отделы задействованы и переплетены в матрице. Так что здесь отражены не только обещания, но и все особенности взаимодействия производства и инфраструктуры. Этот инструмент позволяет всем видеть процесс и принимать в нем участие, сообща двигать обещания к их выполнению.
Обещание характеризуется добровольностью и обоюдным пониманием целей. Оно выводит общение за пределы служебных коммуникаций на межличностный уровень и позволяет вести диалог на равных. Участники совещаний по матрице придерживаются определенных принципов. Если просьба озвучена, то ее нельзя игнорировать. Сотрудник, принявший просьбу, всегда должен помнить, что есть всего три сценария работы с просьбой. Можно согласиться и полностью удовлетворить просьбу в срок. Существует возможность путем переговоров найти более адекватный вариант выполнения просьбы в раз- умные сроки для обеих сторон. Не исключено, что в некоторых случаях выполнить просьбу невозможно и, значит, необходимо сообщить другой стороне об этом, – это третий сценарий. Важно, что в любом случае лучше быть открытым и не обещать того, что невозможно, а если пообещал, то выполнить.
Из самых насущных реализованных обещаний в производственной сфере можно выделить разработку программы развития энергосистемы на Салымской группе месторождений.
«Из самых насущных реализованных обещаний в производственной сфере можно выделить разработку программы развития энергосистемы на Салымской группе месторождений, – рассказывает Евгений Борзых- Летов, технический ассистент управления капитального строительства. – Это были вопросы, критичные для отделов энергетики, эксплуатации, бурения и КРС. А также расширение сети бытовых инфраструктурных объектов (новые столовые на Г-5 и на УПН, строительство банно-прачечного блока и пр.), улучшение условий проживания и питания».
Статусы обещаний в матрице различаются по цветам. Желтым маркируются зоны ответственности подразделения, то, что отдел может предложить и за что ручается. Зеленым отмечены обещания, срок окончания которых более месяца. Оранжевый сигнализирует, что срок окончания обещания менее месяца. Синий цвет – обещание в процессе выполнения, и оно отслеживается еженедельно. Красный сигнализирует, что обещание просрочено и на него следует обратить внимание, принять дополнительные меры или согласовать новый срок его выполнения. Красные статусы, как правило, не задерживаются, матрица очень динамична и меняет ситуацию с решением вопроса очень оперативно. Нет таких проблем, которые невозможно решить сообща, тем более когда они уже выявлены.
У нас появилась хорошая традиция не удалять выполненные обещания, а переносить их во вкладку «Выполненные обещания.
«У нас появилась хорошая традиция не удалять выполненные обещания, а переносить их во вкладку «Выполненные обещания», – рассказывает Марина Булатова, технический ассистент управления капитального строительства. – Так мы видим, как много мы можем сделать общими усилиями».
Матрица обещаний – не что-то искусственное, забюрократизированное, наоборот: этот инструмент страхует сотрудников и компанию от необдуманных и эмоциональных решений, чреватых непредвиденными последствиями, помогает избегать организационных ошибок, учит эффективному взаимодействию и работе в срок.
