Портал "Управление производством" 0 комментариев

Доска планирования работы отдела – просто и эффективно

Как спланировать работу отдела на текущий день, проконтролировать исполнение поручений, выявить просроченные задачи? Как сделать ежемесячный отчет о работе отдела и «не потерять» вновь поступившие задания?

Статья публикуется в рамках Конкурса работ «Управление производством - 2013».

Автор: Евгений Козлов, менеджер отдела по развитию производственной системы, ОАО "Благовещенский арматурный завод"

Подобными вопросами хотя бы раз задавался любой руководитель. Существует ли универсальный эффективный инструмент, позволяющий решить подобные проблемы? Многие скажут, что уже есть компьютерные программы, позволяющие планировать работу, есть модные электронные гаджеты, есть, в конце концов, обычные записные книжки. Безусловно, каждый из них по-своему полезен. Но насколько продуктивно с их помощью планировать и контролировать работу отдела? Удобно ли начальнику или сотруднику отдела каждый раз открывать файлы, закладки, страницы ежедневников, чтобы получить нужную информацию? Согласитесь, гораздо лучше, когда информация подобного рода всегда перед глазами.

Есть один замечательный инструмент, который давно показал свою эффективность, но далеко не все о нем знают. Речь идет о доске планирования работ. Что это такое и как работает, покажем на примере отдела по развитию производственной системы ОАО «БАЗ».

Немного истории. Как планировалась работа отдела до введения этого инструмента? На утренней оперативке каждый менеджер рассказывал о том, чем предполагает заниматься предстоящий рабочий день. Вечером собирались вновь и обсуждали, что из запланированного было сделано, а что нет. При этом кто-то фиксировал свои планы на бумаге, кто-то просто держал их в голове. Начальнику отдела часто приходилось спрашивать, чем в данный момент занимаются сотрудники отдела. В общем - работа была организована не на должном уровне. Сталкивались с типичными проблемами: о многих вещах забывали, часть задач выполняли с опозданием. Еще больше проблем возникало, когда подводили итоги работы за месяц: много времени тратили на то, чтобы вспомнить о всех успехах и недоработках.

В итоге – пришли к тому, что начали использовать доску планирования работ.

За основу взята обычная магнитно-маркерная доска, которую разделили на 6 столбцов.

В столбце №1 «Копилка» с помощью карточек и магнитов обозначают задачи, которые поступают в отдел. Когда конкретное задание передается в работу, на карточке указывается фамилия ответственного и срок исполнения. Эта карточка перемещается из столбца «Копилка» в столбце №2 «В работе».

Если задача выполнена в срок, то карточка перемещается в столбце №3 «Выполнено» и находится там до подведения итогов.

Если задача в установленный срок не выполнена, то карточка перемещается в столбце №4 «Отклонение» и находится там до фактического выполнения.

В столбце №5 закреплены личные карточки менеджеров отдела, где содержится контактная информация, и указываются направления деятельности отдела, за которые отвечает менеджер.

Столбец № 6 служит для планирования работы менеджера на текущий день. Он заполняется менеджером в начале рабочего дня, а по его окончании делается отметка о выполнении запланированных задач.

Благодаря подобной визуализации можно видеть все задачи, находящиеся в работе отдела. В конце месяца можно проследить эффективность деятельности отдела в целом и каждого менеджера в частности. Самое главное – появляется возможность контролировать отклонения в выполнении задач, своевременно планировать мероприятия по их устранению.

0 комментариев
Отправить
обсуждения
Здесь больше организационных вопросв, чем в самой платформе. Можно взять за основу Фабрику идей у Ев... СУМЗ: «Фабрика идей» и «Доска решения проблем» переходят на цифровую платформу
Белоярская АЭС принимает группы студентов, они могут быть и старше 18 лет. Но в целом да, в настояще... Туризм на АЭС: не развлечение, но просвещение
Отличный пример цифровизации или "умной фабрики", коллеги! А можете поделиться платформой ... СУМЗ: «Фабрика идей» и «Доска решения проблем» переходят на цифровую платформу
Узнайте больше Альманах “Управление производством” 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов
Альманах “Управление производством”