На контроле в САДД «Дело» сегодня стоит свыше 40 000 поручений, выданных руководителям подразделений всей атомной станции. Чтобы оптимизировать этот процесс и снизить трудозатраты при постановке и снятии контрольных поручений, на Ростовской АЭС реализуется специальный ПСР-проект.
Виктор Ивлиев, начальник отдела инспекций и контроля за обеспечением безопасности
Обычное рабочее утро. Для каждого руководителя Ростовской АЭС оно начинается одинаково — с чтения списка контрольных поручений, который ежедневно присылает отдел инспекций и контроля за обеспечением безопасности (ОИиКОБ) . Сколько снято контрольных поручений, а сколько «горят» красным, какие задачи нужно решить в срочном порядке, а какие — в перспективе. Всю информацию хранит в своей памяти корпоративный тайм-менеджмент — система автоматизации документооборота и делопроизводства «Дело» (САДД «Дело»). О том, какие перемены ждут систему контроля исполнения поручений, мы поговорили с начальником ОИиКОБ Виктором Ивлиевым.
— Виктор Владимирович, в чем кроется корень зла такого объема поручений?
— Зло не в самой системе САДД «Дело». Сама система — вещь нужная и полезная. Она дисциплинирует, помогает отслеживать задачи и позволяет планировать рабочий процесс. Вопрос в том, что при написании приказов и распоряжений у нас нет золотой середины. Нет единой культуры составления организационно-распорядительных документов (ОРД). Зато есть системные ошибки: поручения, дублирующие друг друга; поручения, утратившие актуальность, потому что появились другие задачи, а ранее выпущенные поручения не отменяются разработчиками приказов и по-прежнему стоят на контроле у подразделений, которые продолжают предоставлять никому не нужные, «мертвые» отчеты. Еще одна системная ошибка — мелочный, пошаговый контроль поручений, прописанных в ОРД. Хотя далеко не все поручения целесообразно «прогонять» через механизм контроля.
— Получается, что суть ПСР-проекта — убрать из системы контроля засоряющие документы, оставив только те поручения, которые принципиально важны?
— Верно. Но уменьшение документооборота и отчетности — это одна задача. Другая — выработать более обдуманный подход при написании всех организационно-распорядительных документов: сформировать культуру составления ОРД, начиная от разработчика и руководителя подразделения до всех, кто визирует этот документ. Именно поэтому в команду ПСР-проекта включены руководители высшего звена — все заместители директора и главного инженера.
— А каким образом вы планируете достичь целевого показателя?
— В качестве целевого показателя мы взяли 3%. Верхний, амбициозный, к которому и будем стремиться,— 5%. На первом этапе подразделения атомной станции проанализировали поручения, стоящие у них на контроле, и подали в ОИиКОБ конкретные предложения по их оптимизации. Например, начальнику отдела кадров нет необходимости предоставлять отчет по выработке электроэнергии. Он попал на контроль, потому что в формулировке поручения было написано: «Руководителям подразделений выполнить…», и документ автоматически ставился всем руководителям на контроль. Это самая распространенная ошибка разработчиков ОРД.
На втором этапе мы проанализируем поступившие предложения, инициируем авторов «проблемных» ОРД к дальнейшим действиям. Часть из них они либо аннулируют, либо изменят формулировку. Также будут внесены изменения в станционные положения по направлениям деятельности. Роли и обязанности в отношении автора ОРД, а также визирующих и контролирующих лиц будут конкретизированы в соответствующих Положениях. Это то, ради чего и задуман проект. Потому что, «расчистив» сейчас эти 3–5%, мы устраним только часть проблемы. А если решим вторую задачу — сработаем на перспективу. Тогда на контроле будут стоять только принципиально важные моменты. И цифра 40 000 сократится в разы, а каждый шаг не будет сопровождаться отчетной бумажкой.
— Получается, в реализации этого ПСР- проекта участвует не только ОИиКОБ, но вся атомная станция?
— В нашем отделе в системе контроля работают три человека. Это их основная функция — с утра до вечера осуществлять постановку и снятие поручений с контроля. За последние два-три года мы сумели оптимизировать этот процесс внутри отдела. Но дальше уже нет прогресса. В реализации ПСР-проекта задействована вся станция. Это трудоемкий процесс. Но поскольку мы знаем, в каком направлении двигаться, то уже осенью увидим первые плоды, а долгосрочный результат — в следующем году.
Беседовала Кристина КОВАЛЬЧУК
