Как сократить Lead-time посредством улучшения работы с использованием компьютера?
Статья публикуется в рамках Конкурса работ «Управление производством - 2013».
Автор: Демахин Денис, менеджер проектного отдела, ООО НПФ "Новый дом"
В интернете много информации и примеров внедрения 5 «S» на местах рабочего персонала. Оно и понятно – результаты наглядны: фото «было» содержит очевидный хаос, фото «стало» – приятный глазу порядок. Когда же речь касается офисных рабочих мест, то вся оптимизация происходит вокруг компьютера: документы раскладываются по папочкам, папочки подписываются, проклеиваются наклонной лентой, чтобы зафиксировать их расположение друг относительно друга; канцтовары подписываются, стол зонируется и т.д. Но не затрагивается сам рабочий инструмент – персональный компьютер. Причина ясна – сложно оценить потери, сложно продемонстрировать «было – стало», сложно проводить аудит.
На большинстве предприятий значительно большую часть времени выпуска заказа занимает как раз таки офисная деятельность, а вовсе не производственная, как я постарался показать на рисунке:
Поэтому, с целью сокращения Lead-time (времени выпуска заказа), руководствуясь принципом Парето, я предлагаю для подобных предприятий прежде всего уделить внимание оптимизации работы в офисах, нежели в производстве.
Три года я занимался развитием производственной системы на ОАО «НИПОМ», где моя деятельность была в основном направлена на оптимизацию производства. Улучшать процесс проектирования, закупок и продаж было очень непросто, потому что для эффективной оптимизации необходимо работать в этих отделах, чтобы самому прочувствовать и осознать все нюансы и специфику работы. Сейчас работаю менеджером проектного отдела в небольшой строительной фирме ООО НПФ «Новый дом», и непосредственно занимаюсь проектированием, и рад, что теперь я вижу процесс «изнутри». Бывших оптимизаторов не бывает, поэтому я рад возможности получить опыт в оптимизации процесса проектирования. Сейчас я продемонстрирую вам свои наработки в плане улучшения работы с использованием ПК в самом практически осуществимом и полезном виде. Буду рад, если читатели применят некоторые вещи на практике, или вдохновятся и придумают что-то свое.
Лишних элементов на ПК присутствует великое множество, и обычно не приходит в голову их устранять, потому что каждый из них в отдельности отнимает очень мало времени, но если умножить это время на количество этих небольших камушков, об которые постоянно спотыкаешься, то общая сумма потерь может оказаться весьма весомой.
1. Первое и очевидное, от чего следует избавиться – это лишние файлы. Удручающе часто я видел картину, когда у человека на рабочем столе и в папках можно увидеть около 8 «Новых папок», папок с названиями «Разобрать», «вдпововд» и т.п. При этом человек клятвенно заверяет, что ему доподлинно известно, что и в какой папке размещено. Наблюдение за работой данного сотрудника показывает, что это не так. Подобное именование объектов делает бессильным даже функцию «Поиск». Поэтому: решительнейшим образом уничтожайте все, что хранится «на всякий случай», все, назначение чего не определено, все, что давным-давно устарело. Я знаю самый популярный ответ сотрудников, любящих создавать девятую по счету «Новую папку» - некогда! Не потому ли некогда, что время уходит на поиски необходимых файлов?
Если по поводу каких-то файлов есть сомнения, что они могут все же понадобиться, то прямо в этой папке создайте папку «Хлам» и положите эти файлы туда. Это лучше, чем удалять в корзину, т.к. корзина иногда чистится просто так от скуки, и найти в ней что-то довольно сложно, а если вы ищете то, что относится к этому проекту, но никак не находится, то в папке «Хлам» этого проекта как раз и логично будет посмотреть. P.S. если честно, все, что там оказывается, не пригождается потом никогда. Это скорее для успокоения нервов.
2. Если на вашей клавиатуре клавиши «Sleep», «Wake» и «Power» расположены как на фото - возьмите отвертку, разберите клавиатуру, удалите эти клавиши, соберите клавиатуру. Они расположены в крайне неудачном месте, и случайное на них нажатие приводит к выключению или переводу ПК в спящий режим, сопровождаемому, ко всему прочему, всплеском раздражения пользователя.
3. Отпишитесь от 80% рассылок на свою почту. Каждое письмо отнимает всего ничего. Вы видите очередное письмо по какой-то ежедневной рассылке, которую вы никогда не читаете, мгновенно его удаляете, потеряв секунду, а отписаться «некогда», потому что нужно потратить 18 секунд. Так вот: вы теряете не секунду: вы видите, что пришло новое письмо – внимание уже отвлеклось; интерес гложет, что же там? Открываете в почту – очередная рассылка. Удалить. Если засечь время на все действия, связанные с приходом этого письма, то получится не секунда, а намного больше.
4. Уберите хлам из автозагрузки. Это может сильно занимать оперативную память. То, что вы убрали из автозагрузки, вполне вероятно, стоит удалить с ПК полностью.
Специфика работы офисного сотрудника такова, что максимум его результативности достигается в период, который можно назвать «поток», то есть максимальная сосредоточенность на задаче, погруженность в процесс. Если данного сотрудника отвлечь каким-нибудь вопросом, он растеряет огромный массив информации, которая находилась в обработке в его голове, и ему снова понадобится много времени, чтобы настроиться на работу. Это можно сравнить с тем, чтобы спросить у человека, несущего огромное количество дров, который час. Он сбросит дрова на землю, посмотрит на часы на своем запястье, ответит на вопрос, и будет долго, по одному бревнышку, собирать все, что нес.
Я не верю в систематическую чистку по графику. Или же мне это просто не нравится, однако, хотя бы в стихийном порядке проводить ее все же стоит.
Внутри вашего отдела создайте общее хранение файлов на сервере или в обмене руководителя и убедите всех хранить все только в нем, не оставляя ничего важного на своем жестком диске без доступа остальных членов коллектива. Разбейте данные на папки по назначению, а также в начале именования каждой папки ставьте цифру например «01_Справочная информация», дальше «02_Проекты» и т.д. – так папки всегда будут упорядочены так, как нужно, и искать визуально становится проще. Также, убедите всех коллег прописывать в имени файла его версию и первую букву фамилии владельца файла, например «Планировочное решение офиса коммерческого отдела v2.4 (Д)». Все эти действия позволят вам если не исключить, то значительно снизить такие лишние операции, как «отправка последней версии», и прочие пересылки, загромождая почту и почтовый сервер. Главное – отлаженная дисциплина. Все должны работать в системе по ее правилам.
Как вариант – использовать для размещения этого хранилища «Яндекс.Диск». Плюс в том, что базой данных можно будет пользоваться удаленно.
После всего этого постарайтесь распространить культуру содержания ПК на свой отдел, и дальше. Добиться этого можно личным примером и через обучения. Спаситесь сами и возле вас спасутся другие! И минимум насилия. Человек сам должен захотеть оптимизировать свой труд. Не бойтесь пробовать. Испытали, не понравилось, вернули как было. Понравилось – оставили. Обменивайтесь с коллегами новыми наработками, сразу запускайте их в жизнь. Это приведет к цепной реакции – у ваших сотрудников по-другому начнет работать ум, и идеи по оптимизации тех или иных аспектов работы, по новым методам использования программного обеспечения, по посещению курсов дополнительного образования и т.п. будут появляться в голове сами по себе. С таким подходом и работать приятно. Главное – не сдаваться в самом начале, неизбежно встретясь с сопротивлением «инерции покоя» в головах людей, с которой неизбежно встречается всякий, кто решил вступить на тропу инициации изменений.
