Практически ни один проект в области Бережливого производства, который проводится в службе главного конструктора, не обходится без применения такого инструмента, как диаграмма «Дорожки бассейна». Он позволяет проследить движение документов и информации по всем этапам бизнес-процесса и выделить потери.
Благодарим редакцию журнала «Трамплин к успеху» НПО «Сатурн» за предоставление данного материала.
Автор: Татьяна Бардинова, ведущий специалист группы планирования, ответственная за координацию работ по развитию производственной системы в СГК (службе главного конструктора) ПАО «ОДК-Сатурн»
Целью применения является повышение эффективности и управляемости бизнес-процессов за счет их четкого описания, однозначного понимания всеми заинтересованными лицами, дальнейшего анализа и последующего проведения мероприятий по совершенствованию.
В одном из проектов, в котором я сейчас являюсь консультантом «Сокращение срока проработки карточек запроса», также была использована диаграмма «Дорожки бассейна» для формирования единого представления о процессе в целом.
С ее помощью рабочей группе удалось:
Для визуального представления хода процесса участники рабочей группы воспользовались большим листом бумаги, карандашами и стикерами разных цветов, для того, чтобы можно было различать элементы диаграммы, такие как шаг процесса, документ или обозначить проблему. Диаграмма состояла из восьми дорожек, и каждая из них представляла собой ответственное лицо, участвующее в процессе проработки карточек запроса. Построение было разделено на три основных этапа (службы директора производства и главного инженера, конструкторские отделы, службы главных конструкторов) с взаимной увязкой данных этапов.
Так как построение «Дорожек бассейна» – это, в первую очередь, командная работа, поэтому здесь очень важна роль каждого участника команды. Построение этой диаграммы позволило одинаково взглянуть на проблемы, которые и ранее были известны участникам рабочей группы, но каждый их видел и оценивал со своей стороны. Сотрудники сталкивались с ними каждый день в ходе выполнения своей операционной деятельности, но общей картины, до построения «Дорожек бассейна», не представлял ни один участник рабочей группы. Здесь очень важно, чтобы каждый шаг был определен компетентными специалистами. В связи с тем, что в рабочей группе не все обладали достаточным уровнем осведомленности о процессе, к построению диаграммы были привлечены и другие специалисты. Так, например, для описания действий, находящихся в зоне ответственности начальника конструкторского отдела были приглашены соответствующие руководители.
Выполняемые участниками процесса функции записывались на соответствующую дорожку. Благодаря этому, стало возможным увидеть, каким образом происходит проработка и согласование карточек запроса между различными участниками процесса.
На первый взгляд, этот инструмент анализа кажется простым и легким, но на самом деле он очень трудоемкий. Для построения «Дорожек бассейна» понадобилось не одно совещание рабочей группы. Однако использование этого инструмента Бережливого производства дало свои плоды. По ходу рассмотрения проекта участники фиксировали различные проблемы, а также отмечали и возникающие идеи по их решению.
Так визуальное представление процесса с помощью «Дорожек бассейна» позволило выявить целый ряд проблем, которые влияли на процесс в той или иной степени, а также помогло оценить затраты времени на каждом из этапов.
Например, выявилось, что «узким местом» в процессе оказался этап «проработка карт запроса», поскольку начальники бригад, задействованные в нем, были загружены более приоритетными работами. Среднее время проработки на данном этапе по результатам анализа составляло около 68 дней. Для решения данного вопроса было предложено увеличить число специалистов, прорабатывающих карты запроса самостоятельно под ролью «Начальник бригады», согласно их ключевых компетенций.
На начало проекта карты запроса поступали в конструкторские подразделения в различных системах в бумажном и электронном виде, отсутствовало единое окно подачи документов. Это приводило к тому, что бумажные карточки требовали сложного ручного режима отслеживания проработки, времени на поиск и восстановление. Было предложено решение, которое повысило поэтапную прозрачность процесса проработки.
Кроме того, были выявлены проблемы в автоматизации самого процесса проработки карточек запроса в электронной форме, такие как неактуальный список пользователей программного обеспечения. Зачастую, карты запроса направлялись специалистам, вовсе не подключенным к данной системе, что приводило к длительной задержке при рассмотрении карточек в КО.
Еще одной проблемой было отсутствие обратной связи от заявителя-технолога к конструктору после оформления запроса на изменение конструкторской документации. Для оперативного реагирования при рассмотрении карточек запроса и исключения потерь времени на получение дополнительной информации у начальников конструкторских отделов, руководителей службы главного конструктора и других специалистов появилась возможность на стадии проработки карточки запроса задать вопрос заявителю в электронной системе.
Также рабочей группой было предложено разработать и внедрить электронную форму отчета по статусу рассмотрения карт запроса в подразделениях СГК, позволяющую оперативно выполнять мониторинг и ввести визуализацию по динамике проработки в подразделениях.
Целью данного проекта являлось снижение времени на проработку и согласование карточек запроса на 20 % в конструкторских отделах и службах главных конструкторов. Но уже сейчас, с учетом всех введённых изменений и доработок, срок проработки карточек запроса сократился почти в 1,5 раза, что значительно превышает плановые показатели проекта.
Еще в одном проекте, который сейчас проходит в нашей службе «Сокращение трудоемкости ведения архива технической документации в ОКБ-1» (руководитель проекта Фавстова Л.А.), мы также с рабочей группой эффективно использовали этот инструмент Бережливого производства.
С 2012 года в службе генерального конструктора находится в эксплуатации система автоматизированного учета документации, поступающей в архив ОТД.
При запуске в эксплуатацию система обеспечивает выполнение следующих функций:
Таким образом, была выполнена основная функция – создание страхового фонда. Эксплуатация показала, что автоматизированная система позволила дополнительно уменьшить трудоемкость по обеспечению поиска и подбора конструкторской документации.
Понимая, что затраты по учету КД и ИИ могут быть снижены посредством использования функционала системы, работниками ОТД инициировались доработки системы. Но ввиду того, что существующие проблемы рассматривались как одиночные, ожидаемого эффекта не удавалось достигнуть. Поэтому было принято решение открыть проект «Сокращение трудоемкости ведения архива технической документации в ОКБ-1» с привлечением специалистов, обладающих необходимыми компетенциями в области управления КД, ведения архива документации, проведения изменений в КД.
В итоге, в рабочую группу вошли специалисты, которые знают процесс и его проблемы изнутри, и специалисты, обладающие компетенциями в области сбора и анализа информации и разработки предложений по методам повышения эффективности.
«Дорожки бассейна» помогли рабочей группе:
Использование диаграммы «Дорожки бассейна» позволило определить группы этапов процесса, на которых преобразования должны выполняться комплексно. Только в этом случае ожидаемый эффект может быть достигнут.
«Дорожки бассейна» являются очень полезным инструментом для нелинейных информационных потоков между несколькими участниками процесса (отделами, группами, исполнителями). Он позволяет увидеть проблемы, мешающие достижению желаемого состояния процесса. Однако, нужно помнить, что «Дорожки бассейна» – это инструмент анализа, а не реализации, а значит он помогает только обнаружить проблемы. Настоящая работа приходит позже в улучшении деталей процесса, решении проблем, которые вы нашли.
