5С в офисе: Два новых ПСР-проекта

На Электрохимическом заводе идет процесс реализации ПСР-проектов. Результаты реализации проектов в двух подразделениях проверил генеральный директор завода Сергей Филимонов. Презентовала улучшения руководитель данных проектов, заместитель генерального директора по персоналу Ирина Дуборезова. 

30 октября 2018

Благодарим Отдел общественных коммуникаций ОАО "ПО ЭХЗ" за предоставление данного материала.   

В отделе главного механика проведена большая работа по оптимизации действий на рабочих местах. Директору продемонстрировали, как реализовывался ПСР-проект на примере создания технических паспортов для вентиляционных систем. Первоначально стояла задача минимизировать время на оформление заявок для печати соответствующих бланков в типографии, снизить потери времени при изменении формы бланков, потом появилась мысль исключить рукописное заполнение паспортов. Еще одно узкое место – хранение излишних запасов бланков, а ведь раньше приходилось заказывать сразу весь годовой объем. Тысячи паспортов занимали немалое пространство. 

Сейчас все по-другому. Специалисты СГМ разработали документы в электронном виде, создали электронную базу, куда имеют доступ не только работники службы, но и все согласующие. Весь процесс согласования проходит в электронной переписке, остается лишь собрать подписи на бумажном варианте – пока законодательство не позволяет полностью отказаться от бумажных носителей. Только снижение затрат на покупку бланков паспортов принесло отделу экономию примерно в 75 тысяч рублей в год. 

– Вот, что было, и вот – что стало, – демонстрирует изменения ведущий инженер группы подготовки и сопровождения документации СГМ Константин Ильенко. –  Распечатано прямо на моем рабочем месте. Красиво, аккуратно, быстро, качественно. 

– Что вас подвигло этим заниматься? – спрашивает Сергей Филимонов. – Приказ какой-нибудь? Распоряжение начальника? Или все-таки жизнь заставила? 

– Честно говоря, мы этим занимались еще до того, как узнали, что такое ПСР или система 5С, – отвечает Ильенко. – Начиная с заказа мебели для кабинета - сами разрабатывали эскизы, рассчитывали, чтобы максимально оптимизировать рабочее пространство. А теперь мы все пространство кабинета привели к системе 5С. Убрали лишние документы и стеллажи, определили место для каждого инструмента. 

В рамках реализации проекта по оптимизации офисных процессов специалисты отдела главного механика рассмотрели все выполняемые работы, выявили узкие места и проблемы, разработали механизмы их решения. 

В группе подготовки производства СГМ генеральному директору показали стеллажи с папками для рабочей документации. Изюминка – система маркировки: тот, кто берет в работу папку, должен оставить на ее месте закладку со своей фамилией. Теперь даже если человек отсутствует на рабочем месте, легко установить, где находятся документы. 

Ведущий инженер по вентиляции группы подготовки производства СГМ Евгений Артемьев демонстрирует полку с технической литературой. Многие книги и справочники здесь почти букинистическая редкость, выпущены еще в 1960 годах. Литература уникальная – сейчас такие издания уже не печатаются. Часть этих книг и альбомов уже переведена в электронный вид. 

В электронный вид переведены также справочники и типовые серии (вид широкоформатных документов). Теперь с любого рабочего места специалист, имеющий доступ, может оперативно воспользоваться электронной версией справочника. Не надо тратить время на переходы из кабинета в кабинет и на поиски нужной литературы. В отделе документационного оборота также произошли глобальные изменения. Плакат на стене «Было – стало» демонстрирует перемены. 

Презентацию вновь взяла на себя заместитель генерального директора по персоналу Ирина Дуборезова. 

– Если помните, раньше здесь стояла стена со стеклянными окошками, за которыми не было и видно сотрудниц, – поясняет Ирина Дуборезова. – Было тесно и неудобно для посетителей. Занялись улучшениями – теперь тут система 5С в чистом виде! Вместо стены с окошками – невысокая стойка, своего рода безбарьерная среда. 

У каждого подразделения теперь есть собственный ящик для корреспонденции. Специалисты, выполняющие функции секретарей, сами берут документацию, не отвлекая персонал канцелярии. Избавились и от журналов, которых раньше было по числу подразделений на заводе. Обмен документами теперь происходит значительно быстрее. 

– У меня традиционный вопрос, – обращается к персоналу генеральный директор, – что вас подвигло к таким переменам? 

– Назрело. Объемы увеличиваются, а приемка-передача документов забирает много времени, – отвечает начальник отдела документационного обеспечения АО «Гринатом» Дмитрий Чекунов. – Теперь нет лишней работы, оптимизированы процессы. Жизнь меняется, и нас заставляет меняться. Теперь мы стали носителями этой философии в «Гринатоме». Планируем и дальше развивать этот проект. 

Михаил БЕРБА, фото Дмитрия КОНОВАЛОВА

Типовые инструкции, шаблоны и алгоритмы для внедрения системы 5S вы можете найти в практическом руководстве по внедрению 5S.

Начать обсуждение


UP-PRO в сетях