Как повысить эффективность совещаний: практика Upeco

Реализация таких проектов, как разработка и вывод на рынок новых продуктов, оптимизация себестоимости, перенос производства продукта на альтернативного производителя, требует консолидации усилий сотрудников в составе рабочей группы. Помимо грамотного подбора участников процесса и личного вклада каждого в достижение командной цели на передний план выходит эффективность кросс-функционального взаимодействия.

02 июля 2018

Автор: Светлана Лунева, старший менеджер по планированию инноваций компании Upeco

Я рассматриваю совещание как один из ключевых инструментов управления процессами, происходящими в каждом проекте и в конечном итоге влияющими на результат. В нашей компании рабочие совещания носят название new product development meeting (сокращенно — NPDm). Изначально на них обсуждались только вопросы, связанные с разработкой новых продуктов, но впоследствии за счет увеличения количества проектов круг тем расширился, что потребовало структуризации формата обсуждений.

В настоящее время алгоритм проведения NPDm учитывает функциональные процессы в компании и соблюдается всеми участниками, задействованными в проектах. Совещания носят регулярный характер, проходят согласно повестке, рассылаемой перед встречей, где по каждому проекту указываются ключевые сотрудники и обсуждаемые темы, а на самом совещании по мере выступления участников обновляется статус проекта, фиксируются договоренности и принятые решения.

Но, несмотря на сложившуюся систему, необходимо периодически проводить ее аудит, выявлять зоны для проведения изменений и устранять то, что потеряло свою актуальность.

Одним из способов проведения аудита является опрос непосредственно самих участников собрания. Этот способ применим в тех случаях, когда среди коллег практикуются открытые отношения, руководители наравне с подчиненными обсуждают оперативные вопросы, ведущий не применяет авторитарный принцип управления собранием и все участники готовы к диалогу и к обоснованным изменениям.

Текущие NPDm соответствуют этим критериям, поэтому осенью среди постоянных участников еженедельных оперативных совещаний я провела опрос удовлетворенности форматом NPDm с целью повышения его эффективности.

КАКОЕ ИЗ ПРЕДЛОЖЕННЫХ НОВОВВЕДЕНИЙ, НА ВАШ ВЗГЛЯД, НАИБОЛЕЕ ЭФФЕКТИВНО СКАЖЕТСЯ НА ПРОЦЕССЕ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ?

Результаты опроса в виде презентации с графиками, комментариями и краткими тезисами будущих изменений в подготовке к совещанию и в регламент его проведения были представлены всем участникам, вовлеченным в проект. Чтобы донести основную мысль и достигнуть договоренностей, я советую четко сформулировать положения, предварительно сократив их количество до необходимого минимума. Надо быть готовым к вопросам, аргументам и возражениям аудитории. Поэтому самым важным является получение согласия большинства участников по дальнейшим шагам.

По итогам работы нами выработаны те изменения, внедрение которых сократит время проведения, улучшит восприятие информации, позволит сосредоточиться на главном, вынося за рамки второстепенные вопросы.

К примеру, предварительная подготовка к совещанию предполагает внесение сделанных задач с датой в сводный файл с проектами до собрания с целью экономии времени на самой встрече. Мы сказали «нет» инициированию вопросов не в тему обсуждения, посторонним параллельным разговорам, беготне за образцами на рабочие места, работам в проектах «от собрания до собрания». Непосредственно во время обсуждения участники договорились придерживаться одного голоса в эфире, самоконтроля объема озвучивания информации — выступать коротко и по существу. От ведущего потребуется структурировать выступающих участников по каждому проекту и контролировать соблюдение регламента мероприятия.

ВЫВОД: без тщательно подготовленных, эффективных совещаний рабочее время в существенно большем объеме будет неизбежно затрачено на спонтанные встречи менеджеров для решения все тех же вопросов. При этом есть большой риск потери или искажения информации. Поэтому если в компании /вашем отделе / рабочей группе уже сложилась определенная система встреч на регулярной основе, то рекомендуется оценить, насколько продуктивна ее работа, а для повышения эффективности совещаний найти те меры, которые будут понятны и встретят поддержку всех участников.

Комментарии к статье
02.07.2018 16:05
0

Эффективность - это количество положительного результата за единицу времени.

Определите максимальное время любого совещания в один час и, фиксируйте количество дополнительной прибыли для компании от каждого такого совещания.


...остальное = пустая болтовня ...

Комментировать


UP-PRO в сетях