Проект стартовал в сентябре прошлого года. Его основной задачей является сокращение численности персонала вспомогательных служб на наших заводах. Глобальной целью проекта являлась существенная экономия средств Холдинга, которые можно направить как на техническое перевооружение, так и на повышение качества выпускаемой продукции, увеличение зарплат и прочее.
В первую очередь был запущен процесс оптимизации на ОАО «Ярославский шинный завод». Этот проект шел с 1 октября 2009 года по 15 декабря 2009 года. Параллельно с этим с сентября по ноябрь 2009 года также проводилась оптимизация численности сотрудников вспомогательных служб ОАО «Волтайр-Пром» и ОАО «СИБУР-Волжский».
В процессе анализа состояния вспомогательных служб выяснилось много интересных фактов. Например, что официальная структура ряда подразделений вообще не соответствует фактической. Обязанности, закрепленные за персоналом должностными инструкциями, в корне не соответствовали выполняемым на самом деле. Зачастую даже названия профессий не совпадали с реальной квалификацией людей. На одном и том же участке могло существовать до шести различных графиков работ для персонала. Это уже не говоря о том, что не было и самого планирования ремонтных работ, журналов учета времени на их проведение, да и документооборот требовал внедрения определенных инноваций. Одно введение пусть и самых простых, но электронных форм взамен ручного заполнения справок и журналов позволяет снизить документооборот в пять раз (!).
В конце концов решение проблемы было предложено. Первым делом был сформирован план оптимизации персонала вспомогательных служб. Для этого, в частности, была пересмотрена структура подразделений: убраны лишние уровни управления, исключены дублирующие функции работников, сокращен документооборот. Затем было вынесено достаточно серьезное предложение — разрешить предприятиям использовать часть фонда оплаты труда, которая экономится за счет сокращаемого персонала, для повышения заработной платы.
Эта оптимизация приносит серьезный экономический эффект: совокупный годовой доход от проекта по трем заводам — это ЯШЗ, «СИБУР-Волжский» и «Волтайр-Пром» — уже в этом году должен составить 31,25 млн руб. Если говорить по каждому предприятию в отдельности, то, например, по одному только ЯШЗ экономический эффект составит почти 22,3 млн руб. Там общая численность работников вспомогательных подразделений составляла 614 человек, или 22% от всего коллектива. Из этих 614 сотрудников часть была сокращена, часть выведена на аутсорсинг. В результате вспомогательные службы на 25% были сокращены. В ОАО «СИБУР-Волжский» на аналогичные подразделения приходится 19% от общего числа работников — 259 человек. Было предложено сократить численность на 47 человек и высвободить тем самым более 5,5 млн руб. На «Волтайр-Проме» сокращение составило всего 10%, зато экономический эффект — почти 3,6 млн руб. в год.
Аналогичные мероприятия проводились и на СЗРТ. С 1 февраля по 15 апреля этого года объединенная рабочая группа провела оптимизацию вспомогательных служб и на Саранском заводе. Там обнаружились во многом схожие с остальными предприятиями проблемы, которые лишь отражают общую тенденцию. Обязанности, закрепленные за персоналом, не соответствовали тому, что реально люди делали. В связи с этим была поставлена цель сократить вспомогательный персонал на 40%, высвободив таким образом 17 млн руб. ежегодно.
При выполнении проектов возникали и определенные трудности, что легко понять — любая оптимизация обычно вызывает сопротивление персонала. Например, нелегко убедить руководителей передать контроль над процессом производства от ОТК в производственные подразделения. На многих заводах исторически сложилось, что за произведенную продукцию отвечает ОТК, а не рабочий, и чем больше проверяющих, тем лучше.
Но, следует отметить, что руководители всех заводов, где проводилась оптимизация, оказали серьезную поддержку реализации проекта и были по-настоящему заинтересованы в результате.
Одно из главных достижений проекта оптимизации вспомогательных служб — создание и обучение команды молодых и инициативных специалистов, благодаря чему в настоящее время появилась возможность выполнять практически любые задачи по оптимизации бизнес-процессов. В планах на будущее есть оптимизация не только вспомогательных служб, но и основных. В настоящее время идет проект на Воронежском шинном заводе, где команда по оптимизации работает совместно со специалистами Кировского шинного и Воронежского шинного заводов. Стоит задача оптимизации численности основных и вспомогательных подразделений. Вслед за Воронежем есть планы провести аналогичный проект в Кирове. Далее необходимо закреплять достигнутые результаты на всех предприятиях, то есть проводить мониторинг реализации разработанных предложений по оптимизации, по второму кругу пройти по вспомогательным производствам после выполнения задач, поставленных в 2010 году, и продолжать работать по направлению. Так как первая волна только вскрывает имеющиеся проблемы, дальнейшая работа имеет не меньшее значение. Не факт, что эта работа приведет к оптимизации численности в масштабах начала проекта, но она поможет сделать деятельность всех служб более эффективной, мобильной.
Примером может служить организация планирования ремонтных работ на ЯШЗ и ИФО, где из-за несогласованности работы различных служб эффективность ремонтов была крайне низкая. Систему организации планирования ремонтов необходимо внедрять и на других предприятиях Холдинга. Эта работа займет немало времени и сил.
Кроме этого, нужно развивать направление внутренней оптимизации. Для этого надо обучать и вовлекать в процесс сотрудников всех уровней. Также нельзя забывать, что на всех предприятиях есть люди, способные своими предложениями повысить эффективность труда на своем рабочем месте. Так что помимо внедрения инструментов оптимизации нельзя упускать из виду и систему непрерывных улучшений.
Елизавета Зубакина
