В 2020 году немалое количество компаний совершенно разных отраслей и характера производства столкнулись с новым вызовом – необходимостью распустить персонал по домам и оперативно перейти на удаленную работу. И если с отдельными категориями сотрудников это сделать достаточно просто, то организация тех, кто работает с «тяжелым» ПО, требует гораздо более тонкого подхода. Как обеспечить надежность, эффективность и безопасность удаленной работы для инженеров-конструкторов, рассказывает генеральный директор ООО «Соллерс Инжиниринг» Юрий Алексаков.
Автор: Юрий Алексаков, генеральный директор ООО «Соллерс Инжиниринг»
Для многих триггером для перехода на удаленную работу стала всем печально известная история с коронавирусом и вынужденной самоизоляцией внутри своих квартир, без права доступа в офис. Признаюсь, что для нас это также послужило своеобразным толчком, но работы в этом направлении мы вели и до этого. В силу рода деятельности нашей компании нам необходимо сконцентрировать под своим крылом набор высококлассных специалистов, инженеров, конструкторов. Однако территориальное перемещение для многих является стоп-фактором, поэтому многие кандидаты просто не могли или не хотели переезжать, менять свой уклад жизни. Поэтому задолго до коронавируса наша компания начала рассматривать возможность удаленной работы для такого рода сотрудников и стала разрабатывать необходимые для этого схемы взаимодействия, процессы и т.д.
Основными блоками, на которые необходимо обратить внимание, на мой взгляд, являются:
Несомненно, каждый блок скрывает за собой просто огромный пласт работы, но так как я являюсь техническим специалистом, давайте поподробнее остановимся на наших изысканиях относительно технической части.
Целью компании является сокращение присутствующих на рабочих местах сотрудников со 100% до 25%. Таким образом, мы должны организовать возможность удаленной работы трем четвертям сотрудников. Также нужно понимать, что оставшиеся 25% – это не одни и те же люди, они могут меняться. В соответствии с принципами коворкинга, сегодня у нас будут сидеть одни люди, завтра – другие.
Грубо говоря, я поделил пользователей ИТ-систем на 3 большие категории:
Далее перед нами возникает целая плеяда вопросов.
Вопрос первый: каким образом можно организовать удаленную работу сотрудников?
Для физической инфраструктуры:
К переходу на удаленный формат работы планировались все категории сотрудников. Перевести административный персонал – юристов, бухгалтерию, кадровые службы, проектный офис, специалистов IT – было достаточно просто. Но наша основная амбициозная цель заключалась в том, чтобы перевести на удаленную работу инженеров. Это дает максимальный экономический эффект. В условиях карантина мы доказали, что такой формат успешно работает, несмотря на необходимость использования «тяжелых» САПР и графических редакторов.
Сразу оговорюсь, что на первом этапе мы выбрали некий микс между RDG и VPN-технологиями, поскольку запуститься нужно было быстро, чтобы позволить сотрудникам сразу приступить к работе и начать приносить пользу компании, а значит, и сами себе. Однако мы понимаем, что данный путь не самый верный с точки зрения долгосрочной стратегии. И мы обратили свой взгляд на облака.
Как нам кажется – за этим будущее, т.к. содержание облачной инфраструктуры обходится дешевле и требует меньше ресурсов, чем содержание и поддержка работоспособности физической серверной, снижение платы за аренду площади, электроэнергию. Подключиться к серверу можно из любого места, где есть интернет: офис, дом, командировка. Появляется возможность найма специалистов иных географических локаций. Все данные хранятся одновременно на нескольких серверах – в случае выхода из строя любого сервера работа продолжается на другом.
Кроме того, современные технологии позволяют нам самим масштабировать вычислительные мощности для размещения, тестирования и прототипирования проектов. Мы сами определяем число ядер, объем памяти, размер и количество дисков, а также выбираем операционную систему и зону доступности виртуальной машины. Мы сами регулируем параметры сервера в режиме онлайн, реагируя на пиковые нагрузки и моменты простоя.
То есть характеристики такой системы:
Таким образом, перед нами встают новые задачи:
Если дело касается обычного предприятия, то вопрос с серверной инфраструктурой довольно просто решается типовыми методами, опробованными еще в эпоху первого перехода на виртуализацию. Принципиальных различий я не вижу, просто теперь у нас гипервизор находится в облаке.
Таким образом, вопросы бухгалтерии, кадров, финансов, юристов – все это можно решить, разместив 1С-сервера в облаке и предоставить доступ через внешний терминальный или RDG-сервер. Решений и предложений на рынке великое множество, поэтому не будет на этом останавливаться.
Однако, специфика нашего предприятия именно в инженерно-конструкторской работе, работе с графикой. Соответственно нам нужен не просто терминальный сервер, а терминальный сервер с GPU или отдельно выделенные VDI (virtual desktop infrastructure) с GPU.
Также нужно иметь в виду, что не каждая технология согласована и протестирована. Эта тема еще не получила большого распространения, слишком мало опыта внедрения.
Для себя мы решили пойти путем поступенчатого перехода в облака. Сначала облачные терминальные серверы для Basic-пользователей, связанные каналом с физической инфраструктурой. Затем запуск VDI с GPU для TECH и ENG пользователей, организация кэш серверов TEAM CENTER в облаке. На рисунке 1 представлена подробная схема, как мы это видим сейчас, с подробным описанием работы клиентов, ожидаемых скоростей и концепции «первой ступени», когда мы только начинаем свое восхождение к облакам с GPU.
Рис. 1. Схема подключения удаленных пользователей
Сейчас наша работа только началась, потому пока мало технических деталей, нагрузочных тестов, проблем и их решений. Но если говорить о практическом опыте: осенью прошлого года мы заканчивали реализацию проекта по внедрению автоматической коробки передач для нашего ключевого клиента, уже используя 20 сотрудников, работающих с графикой в дистанционном режиме. Это была пилотная группа, работающая на, что называется, «боевом» проекте.
На данном этапе 60% сотрудников по-прежнему продолжают работать удаленно. С технической точки зрения, удалось наладить удаленную работу большей части сотрудников компании, не привязанных территориально к исполнению своих обязанностей. Сейчас в офис выведено порядка 5% административного персонала, также на рабочих местах находятся сотрудники испытательного комплекса и специалисты технологической службы, которые сопровождают конвейеры наших заказчиков.
Большинство сотрудников выразили готовность и желание и впредь работать удаленно, так как удаленная работа имеет ряд преимуществ, таких как: работа в собственном ритме, экономия средств на транспорт и парковку, а также времени, которое уходит на дорогу в офис и обратно. Кроме того, ощущение большей личной свободы положительно сказывается на настроении в коллективе.
Обеспечить слаженное взаимодействие сотрудников помогают находящиеся в открытом доступе многочисленные средства связи, которые позволяют проводить собрания, работать в группе, не привязываясь территориально к местоположению. Наиболее популярными в нашей компании являются такие средства коммуникации, как Skype for business, Microsoft Teams. Кроме того, использование мобильных мессенджеров, таких как WhatsApp, позволяет находиться на связи всегда, вне зависимости от наличия под рукой компьютера.
При обсуждении удаленной работы всегда остро стоит вопрос защиты информации. Мы его решаем использованием так называемых «тонких клиентов», что позволяет хранить все чувствительные данные в Teamcenter и Microsoft Teams, находящихся на облачных серверах. То есть вся практическая работа происходит не на графической станции инженера, а на VM. Скачать данные на локальный ресурс просто невозможно. А с учетом того, что на облачных серверах используется распределенное хранение данных, мы считаем, что такой способ работы даже более безопасен, чем работа в офисе в корпоративной серверной архитектуре. Здесь нет простора ни для недобросовестных сотрудников, ни для атак извне.
К преимуществам удаленной работы можно отнести и сокращение расходов. Для нас основная статья экономии – графические станции и серверная инфраструктура. Стоимость серьезной графической станции может достигать 400 тысяч рублей, а мощный сервер – 10 млн рублей. Так как основная работа у нас связана с построением математических и расчетных моделей, а также с большими объемами данных, отказываясь от покупки, обновления, ремонта и обслуживания такого дорогостоящего оборудования, мы рассчитываем сэкономить десятки миллионов рублей в год. Кроме этого, мы уменьшаем арендуемые площади, снижаем потребление электроэнергии.
Если не брать во внимание необходимость технического обеспечения удаленной работы, нельзя отрицать важность поддержания живого человеческого общения в коллективе – в первую очередь для того, чтобы сохранялся обмен опытом, идеями, чтобы сотрудники не замыкались на достигнутых компетенциях, понимая, что есть куда расти. Кроме того, когда в коллектив приходит новый сотрудник, адаптация проходит сложнее, так как нет личного общения, и этому также нужно уделять особое внимание. Поэтому мы хотим использовать гибридную схему, когда мы не отказываемся от использования офиса полностью, а строим его на принципах co-working с возможностью забронировать себе место в офисе, если по каким-то причинам работать из дома или других площадок неудобно или необходимо живое общение с коллегами.
Сейчас работа по выстраиванию баланса между удаленной и офисной работой продолжается.
Во-первых, наше основное подразделение в Ульяновске переезжает в новый комфортабельный офис в центре города. Это стало возможным как раз счет снижения потребности в площадях, и мы готовы платить больше, создавая для своих сотрудников творческую среду и уникальные условия труда.
Во-вторых, к концу года мы хотим существенно расширить географию нашего присутствия в России – как созданием co-working пространств для инженеров, так и организацией работы с ними на принципах самозанятости из тех городов, где им комфортно жить.
В-третьих, и это уже стратегические планы: мы планируем экспорт нашей модели работы как на европейский, так и на развивающиеся рынки – с акцентом на страны Восточной Европы.
Выстраивание удаленной работы – непростая задача, и к этому нужно быть готовым. Для меня лично как для генерального директора было сложно начать доверять своим сотрудникам, находящимся удаленно. Было ощущение потери контроля над организацией. Но очень быстро стало очевидно, что опасения напрасны, и коллектив прошел весенние месяцы карантина не со снижением производительности труда, а даже с повышением на 10-15%. Это заслуга, прежде всего, наших сотрудников, их проактивности и клиентоориентированности. Что касается технических вопросов, то сложности были, но решаемые.
Если говорить в целом о российской промышленности, то сомнительно, что есть какой-то универсальный рецепт, наша промышленность крайне неоднородна. Есть предприятия, на которых ничего не менялось долгие годы, есть новые производства, построенные по последнему слову техники. Полагаю, что последним этот переход удастся легче. Куда важнее ответить на базовый вопрос, готовы ли ваши сотрудники к самостоятельности, поощряет ли ваша корпоративная культура инициативу. И начинать любые изменения стоит, прежде всего, с трансформации образа мысли.
Справка о компании:
ООО «Соллерс Инжиниринг» – инжиниринговый центр группы СОЛЛЕРС с филиалами в Москве, Ульяновске, Тольятти и Заволжье. Компания специализируется на инженерно-техническом проектировании, разработке продуктов для автомобилестроения и ряда смежных отраслей, а также научных исследованиях в области машиностроения. Общая численность сотрудников – более 400 человек.
