С декабря 2018 года в «Квадре» действует Проектный офис. Задачи офиса масштабные – реализация инициатив по повышению эффективности деятельности компании. О том, чем вызваны такие перемены в жизни «Квадры», чего уже удалось достичь рабочим группам Проектного офиса, рассказывает его руководитель – Первый заместитель генерального директора компании Вадим Логофет.
Благодарим Департамент целевых коммуникаций ПАО "Квадра" за предоставление данного материала.
Вадим Логофет, руководитель Проектного офиса, Первый заместитель генерального директора ПАО «Квадра»
- Вадим Геннадьевич, первый вопрос – каковы предпосылки создания в «Квадре» Проектного офиса?
- «Квадра» была сложной компанией с точки зрения финансовых результатов, задержек с ДПМ-стройками, первую прибыль получила в 2017 году, а до этого жила в убытках. Поэтому в первом полугодии 2018 года по инициативе руководства «Квадры» международная консалтинговая компания провела исследование способов повышения операционной эффективности для улучшения финансового результата. По итогам многочисленных интервью с менеджментом исполнительного аппарата и филиалов был составлен отчет. В нем предложены изменения, которые помогли бы «Квадре» получить в течение нескольких лет дополнительный положительный эффект за счет оптимизации затрат и роста выручки. «Квадра» оказалась в ситуации, когда можно и нужно реализовать эти инициативы, но помимо существующей команды требовался человек, который бы координировал эту работу – руководитель Проектного офиса, и с этим связано мое появление в компании.
- О каких направлениях оптимизации идет речь, и с чего началась работа Проектного офиса в «Квадре»?
- Активная работа Проектного офиса началась после новогодних праздников. Мы создали 9 рабочих групп (по числу направлений) из представителей всех заинтересованных блоков, назначили ответственных руководителей. В перечень направлений оптимизации вошли сбытовая деятельность, технический блок, закупки, управление запасами, управление транспортом, строительство Воронежской ТЭЦ-1, аренда офиса Исполнительного аппарата и два направления по оптимизации модели и функций управления – в исполнительном аппарате и в филиалах.
Исторически, в «Квадре» не был должным образом развит проектный подход. Практически каждый руководитель и сотрудник концентрировался на работе исключительно в рамках своих функциональных обязанностей, и не связывал в единый процесс задачи других функциональных блоков. Поэтому после определения состава Проектного офиса первый месяц-полтора коллеги учились смотреть на процессы более широко.
На старте проекта нам потребовалось приложить усилия, чтобы расширить рамки полномочий в принятии решений людьми, входящими в рабочие группы, степень их ответственности и заинтересованности.
Сейчас я доволен тем, как коллеги преодолели первое недоверие к Проектному офису. Они увидели, что задачи, которые долгое время оставались нерешенными, за месяц проходили обсуждение на рабочей группе, обретали форму предложений, одобрялись на Управляющем комитете по проекту и приводились к конкретному результату.
- Каких же результатов уже добились участники рабочих групп Проектного офиса?
- В Рабочей группе по сбытовой деятельности выделены направления, связанные с разработкой Личного кабинета клиента, внедрением биллинга, повышением собираемости платежей.
В части закупочной деятельности важным результатом стало начало разработки номенклатурного справочника товаров. Наличие справочника позволит сократить сроки закупок, они будут осуществляться по типовым техническим заданиям с типовым наименованием. В «Квадре» сегодня более 700 000 номенклатурных позиций товаров и материалов! И есть случаи, когда все 8 филиалов направляют в Москву заявки на приобретение одной и той же позиции, но с разным наименованием, а исполнительный аппарат проводит 8 обособленных закупочных процедур. Такая неэффективность будет исключена с появлением справочника.
Дорабатывается новый регламент закупочной деятельности, который закрепит зоны ответственности всех участников процесса, а не только блока ресурсобеспечения. В перспективе – внедрение новой автоматизированной системы проведения закупок, так как существующая сейчас система «Босс-референт» перегружена и, в целом, не предназначена для этих целей.
Один из ключевых моментов – выделение блоком экономики уже в марте лимитов под закупочную деятельность будущего года. Теперь производственный блок может не в сумасшедшем режиме (в октябре-декабре) заниматься оценкой того, что им нужно, ждать бюджет и только после этого начинать проводить закупки. Напротив, к декабрю мы подойдем с почти полной, на 70-80% согласованной программой закупок, которую реализуем сразу после утверждения бюджета на будущий год.
Далее, в течение ближайших месяцев мы планируем внедрить систему управления запасами, автотранспортом и спецтехникой. До настоящего времени автопарк в «Квадре» не рассматривался как единица управления. Транспорт был только лишь объектом снабжения, который нужно обеспечить ГСМ, сервисным обслуживанием, оформить страховые полисы. Учет транспорта и спецтехники, которых у нас более 800 единиц, ведется посредством неавтоматизированной таблицы Excel. По многим единицам техники нет понимания, на ходу ли они, нужно ли их утилизировать или продавать. В одном филиале какой-то техники переизбыток, и она не используется в полном объеме, а в каком-то – дефицит, и приходится арендовать недостающую.
- Можно ли среди инициатив, которые определены Проектным офисом, выделить ключевые, условный ТОП-3?
- Все эти направления связаны. С точки зрения возможной эффективности в цифрах, в первую очередь, я назову сбытовую деятельность. У нас очень большая просроченная дебиторская задолженность, и нам нужно научиться ее качественно собирать. Правильно выстроив процесс, мы сможем не допускать появления новых долгов, а имеющиеся – эффективно взыскивать, чтобы реинвестировать эти деньги в дальнейшее развитие компании.
Конечно, мы очень ждем успешного завершения строительства ПГУ-223 МВт Воронежской ТЭЦ-1, последнего проекта ДПМ. И делаем все, чтобы эта стройка шла быстрее. Помогаем с утверждением графиков, бюджетов, выстраиваем мотивацию наших коллег, ответственных за строительство.
Третье большое направление – это производственный блок, где возможность более эффективных и автоматизированных решений налицо. Это значительный пласт работы с точки зрения ремонтов оборудования, теплосетей, автоматизации диагностики их состояния, которая позволит более эффективно управлять ремонтным фондом. В каждом регионе предстоит внедрить математические модели, которые помогут определять первоочередность ремонтов. Это же относится и к бюджетам – в первую очередь будет делаться то, что более эффективно, даст большую отдачу или существенно снизит риски.
- Вопрос, который волнует всех - что будет с «Квадрой» с точки зрения модели управления персоналом?
- Оптимизация исторически воспринимается негативно, но, с одной стороны, этому термину созвучно слово «оптимальный», с другой – слово «оптимист».
Задача Проектного офиса «Квадры» – создать долгосрочный фундамент эффективного будущего компании, и мы в это верим. Увеличивается объем ремонтов, расходы на них, повышается надежность. При этом все это должно делаться не в убыток себе, а эффективно. Поэтому, когда мы говорим об изменении модели управления, речь идет об оптимизации функций с точки зрения качественного изменения процесса, а не в том смысле, что они будут исполняться меньшим числом людей.
Наша задача – сделать функции более автоматизированными, снизить бюрократизированность процессов. И если мы понимаем, что для выполнения задачи оптимальным будет задействовать меньшее число человек, мы будем предлагать небольшие оптимизационные шаги, к примеру – переводить людей на новые направления деятельности, предлагать им развивать те функции, которые в «Квадре» ранее не выполнялись должным образом. Все люди, которые захотят заниматься чем-то новым, получат у нас соответствующие предложения.
- Насколько система ценностей проектного подхода будет доводиться до конечного исполнителя в регионах, интегрироваться по всей компании?
- Будет. Но это зависит от каждого сотрудника в первую очередь. Я бы попросил читателей поразмышлять, готовы ли они на своем уровне формировать проектное мышление, некую культуру проектной деятельности. Смотреть на свою работу не в формате «я исполняю должностные обязанности с 9 утра до 6 вечера, и на этом всё», а на то, как я их исполняю, что могу сделать лучше для компании и своего коллектива.
Надо понять, что команда руководителей во главе с Семеном Сазоновым здесь, в компании, не чтобы сэкономить несколько миллионов или миллиардов рублей. Задача одна – сделать «Квадру» более эффективной и надежной компанией. Повсеместно сейчас развиваются цифровизация, автоматизация, реализуются лучшие практики управления – даже в таких традиционных отраслях, как энергетика, удачных примеров очень много. Посмотрите, на какой уровень вышли госкомпании Интер РАО, Газпром энергохолдинг, как "выстрелили" частные компании – СГК, Т Плюс. При этом у всех есть свои проблемы, ни одна компания не идеальна. При наличии таких конкурентов «Квадра» не должна быть поводом высказываться на тему «опять они не успели стройку в срок, опять у них что-то случилось, опять менеджмент поменялся».
- Чем планируется мотивировать персонал на работу условиях проектного подхода?
- Помимо Проектного офиса я курирую HR-направление и всегда буду подчёркивать, что люди – самый ценный актив компании. Машины, железо и оборудование не будут работать без людей, поэтому часть инвестиций должна обязательно направляться на персонал.
В планах у нас – комплекс мероприятий по развитию талантов, привлечению молодежи, поддержке людей предпенсионного возраста. Мы будем развивать программы профессионального обучения, ротации кадров, кадрового резерва – все эти фундаментальные проекты есть в компании, а в 2019 году они обретут новый импульс. Нам предстоит сделать акцент на развитие людей и повышение их вовлеченности.
Что могу пообещать точно – никаких резких движений не предвидится, все будет внедряться очень органично.
С начала года Проектный офис добился многих позитивных изменений. Возможно, они не сразу видны или понятны, но поверьте, с течением времени эффект заметит каждый. В конце первого полугодия будут подводиться предварительные итоги, и мы с радостью будем держать в вас в курсе результатов.
I Квартал
II Квартал
III Квартал
