Проектный офис «Квадры»: задача – реализация инициатив по повышению эффективности

С декабря 2018 года в «Квадре» действует Проектный офис. Задачи офиса масштабные – реализация инициатив по повышению эффективности деятельности компании. О том, чем вызваны такие перемены в жизни «Квадры», чего уже удалось достичь рабочим группам Проектного офиса, рассказывает его руководитель – Первый заместитель генерального директора компании Вадим Логофет.

Благодарим Департамент целевых коммуникаций ПАО "Квадра" за предоставление данного материала.

Вадим Логофет, руководитель Проектного офиса, Первый заместитель генерального директора ПАО «Квадра»

Вадим Логофет, руководитель Проектного офиса, Первый заместитель генерального директора ПАО «Квадра»

- Вадим Геннадьевич, первый вопрос – каковы предпосылки создания в «Квадре» Проектного офиса?

- «Квадра» была сложной компанией с точки зрения финансовых результатов, задержек с ДПМ-стройками, первую прибыль получила в 2017 году, а до этого жила в убытках. Поэтому в первом полугодии 2018 года по инициативе руководства «Квадры» международная консалтинговая компания провела исследование способов повышения операционной эффективности для улучшения финансового результата. По итогам многочисленных интервью с менеджментом исполнительного аппарата и филиалов был составлен отчет. В нем предложены изменения, которые помогли бы «Квадре» получить в течение нескольких лет дополнительный положительный эффект за счет оптимизации затрат и роста выручки. «Квадра» оказалась в ситуации, когда можно и нужно реализовать эти инициативы, но помимо существующей команды требовался человек, который бы координировал эту работу – руководитель Проектного офиса, и с этим связано мое появление в компании. 

- О каких направлениях оптимизации идет речь, и с чего началась работа Проектного офиса в «Квадре»?

- Активная работа Проектного офиса началась после новогодних праздников. Мы создали 9 рабочих групп (по числу направлений) из представителей всех заинтересованных блоков, назначили ответственных руководителей. В перечень направлений оптимизации вошли сбытовая деятельность, технический блок, закупки, управление запасами, управление транспортом, строительство Воронежской ТЭЦ-1, аренда офиса Исполнительного аппарата и два направления по оптимизации модели и функций управления – в исполнительном аппарате и в филиалах.

Исторически, в «Квадре» не был должным образом развит проектный подход. Практически каждый руководитель и сотрудник концентрировался на работе исключительно в рамках своих функциональных обязанностей, и не связывал в единый процесс задачи других функциональных блоков. Поэтому после определения состава Проектного офиса первый месяц-полтора коллеги учились смотреть на процессы более широко.

На старте проекта нам потребовалось приложить усилия, чтобы расширить рамки полномочий в принятии решений людьми, входящими в рабочие группы, степень их ответственности и заинтересованности.

Сейчас я доволен тем, как коллеги преодолели первое недоверие к Проектному офису. Они увидели, что задачи, которые долгое время оставались нерешенными, за месяц проходили обсуждение на рабочей группе, обретали форму предложений, одобрялись на Управляющем комитете по проекту и приводились к конкретному результату.

- Каких же результатов уже добились участники рабочих групп Проектного офиса?

- В Рабочей группе по сбытовой деятельности выделены направления, связанные с разработкой Личного кабинета клиента, внедрением биллинга, повышением собираемости платежей. 

В части закупочной деятельности важным результатом стало начало разработки номенклатурного справочника товаров. Наличие справочника позволит сократить сроки закупок, они будут осуществляться по типовым техническим заданиям с типовым наименованием. В «Квадре» сегодня более 700 000 номенклатурных позиций товаров и материалов! И есть случаи, когда все 8 филиалов направляют в Москву заявки на приобретение одной и той же позиции, но с разным наименованием, а исполнительный аппарат проводит 8 обособленных закупочных процедур. Такая неэффективность будет исключена с появлением справочника.

Дорабатывается новый регламент закупочной деятельности, который закрепит зоны ответственности всех участников процесса, а не только блока ресурсобеспечения. В перспективе – внедрение новой автоматизированной системы проведения закупок, так как существующая сейчас система «Босс-референт» перегружена и, в целом, не предназначена для этих целей.

Один из ключевых моментов – выделение блоком экономики уже в марте лимитов под закупочную деятельность будущего года. Теперь производственный блок может не в сумасшедшем режиме (в октябре-декабре) заниматься оценкой того, что им нужно, ждать бюджет и только после этого начинать проводить закупки. Напротив, к декабрю мы подойдем с почти полной, на 70-80% согласованной программой закупок, которую реализуем сразу после утверждения бюджета на будущий год.

Далее, в течение ближайших месяцев мы планируем внедрить систему управления запасами, автотранспортом и спецтехникой. До настоящего времени автопарк в «Квадре» не рассматривался как единица управления. Транспорт был только лишь объектом снабжения, который нужно обеспечить ГСМ, сервисным обслуживанием, оформить страховые полисы. Учет транспорта и спецтехники, которых у нас более 800 единиц, ведется посредством неавтоматизированной таблицы Excel. По многим единицам техники нет понимания, на ходу ли они, нужно ли их утилизировать или продавать. В одном филиале какой-то техники переизбыток, и она не используется в полном объеме, а в каком-то – дефицит, и приходится арендовать недостающую.

- Можно ли среди инициатив, которые определены Проектным офисом, выделить ключевые, условный ТОП-3?

- Все эти направления связаны. С точки зрения возможной эффективности в цифрах, в первую очередь, я назову сбытовую деятельность. У нас очень большая просроченная дебиторская задолженность, и нам нужно научиться ее качественно собирать. Правильно выстроив процесс, мы сможем не допускать появления новых долгов, а имеющиеся – эффективно взыскивать, чтобы реинвестировать эти деньги в дальнейшее развитие компании.

Конечно, мы очень ждем успешного завершения строительства ПГУ-223 МВт Воронежской ТЭЦ-1, последнего проекта ДПМ. И делаем все, чтобы эта стройка шла быстрее. Помогаем с утверждением графиков, бюджетов, выстраиваем мотивацию наших коллег, ответственных за строительство.

Третье большое направление – это производственный блок, где возможность более эффективных и автоматизированных решений налицо. Это значительный пласт работы с точки зрения ремонтов оборудования, теплосетей, автоматизации диагностики их состояния, которая позволит более эффективно управлять ремонтным фондом. В каждом регионе предстоит внедрить математические модели, которые помогут определять первоочередность ремонтов. Это же относится и к бюджетам – в первую очередь будет делаться то, что более эффективно, даст большую отдачу или существенно снизит риски.

- Вопрос, который волнует всех - что будет с «Квадрой» с точки зрения модели управления персоналом?

- Оптимизация исторически воспринимается негативно, но, с одной стороны, этому термину созвучно слово «оптимальный», с другой – слово «оптимист».

Задача Проектного офиса «Квадры» – создать долгосрочный фундамент эффективного будущего компании, и мы в это верим. Увеличивается объем ремонтов, расходы на них, повышается надежность. При этом все это должно делаться не в убыток себе, а эффективно. Поэтому, когда мы говорим об изменении модели управления, речь идет об оптимизации функций с точки зрения качественного изменения процесса, а не в том смысле, что они будут исполняться меньшим числом людей.

Наша задача – сделать функции более автоматизированными, снизить бюрократизированность процессов. И если мы понимаем, что для выполнения задачи оптимальным будет задействовать меньшее число человек, мы будем предлагать небольшие оптимизационные шаги, к примеру – переводить людей на новые направления деятельности, предлагать им развивать те функции, которые в «Квадре» ранее не выполнялись должным образом. Все люди, которые захотят заниматься чем-то новым, получат у нас соответствующие предложения.

- Насколько система ценностей проектного подхода будет доводиться до конечного исполнителя в регионах, интегрироваться по всей компании?

- Будет. Но это зависит от каждого сотрудника в первую очередь. Я бы попросил читателей поразмышлять, готовы ли они на своем уровне формировать проектное мышление, некую культуру проектной деятельности. Смотреть на свою работу не в формате «я исполняю должностные обязанности с 9 утра до 6 вечера, и на этом всё», а на то, как я их исполняю, что могу сделать лучше для компании и своего коллектива.

Надо понять, что команда руководителей во главе с Семеном Сазоновым здесь, в компании, не чтобы сэкономить несколько миллионов или миллиардов рублей. Задача одна – сделать «Квадру» более эффективной и надежной компанией. Повсеместно сейчас развиваются цифровизация, автоматизация, реализуются лучшие практики управления – даже в таких традиционных отраслях, как энергетика, удачных примеров очень много. Посмотрите, на какой уровень вышли госкомпании Интер РАО, Газпром энергохолдинг, как "выстрелили" частные компании – СГК, Т Плюс. При этом у всех есть свои проблемы, ни одна компания не идеальна. При наличии таких конкурентов «Квадра» не должна быть поводом высказываться на тему «опять они не успели стройку в срок, опять у них что-то случилось, опять менеджмент поменялся».

- Чем планируется мотивировать персонал на работу условиях проектного подхода?

- Помимо Проектного офиса я курирую HR-направление и всегда буду подчёркивать, что люди – самый ценный актив компании. Машины, железо и оборудование не будут работать без людей, поэтому часть инвестиций должна обязательно направляться на персонал.

В планах у нас – комплекс мероприятий по развитию талантов, привлечению молодежи, поддержке людей предпенсионного возраста. Мы будем развивать программы профессионального обучения, ротации кадров, кадрового резерва – все эти фундаментальные проекты есть в компании, а в 2019 году они обретут новый импульс. Нам предстоит сделать акцент на развитие людей и повышение их вовлеченности.

Что могу пообещать точно – никаких резких движений не предвидится, все будет внедряться очень органично.

С начала года Проектный офис добился многих позитивных изменений. Возможно, они не сразу видны или понятны, но поверьте, с течением времени эффект заметит каждый. В конце первого полугодия будут подводиться предварительные итоги, и мы с радостью будем держать в вас в курсе результатов.

КЛЮЧЕВЫЕ ИНИЦИАТИВЫ ПРОЕКТНОГО ОФИСА

I Квартал

  • Выделены лимиты на неснижаемый остаток затрат на 2020 год. Планируемый срок начала закупочных процедур – во II квартале 2019 года. В итоге до 90 % закупок будут завершены не позднее января 2020 года, что позволит своевременно выполнить поставки.
  • Разработан прототип Личного кабинета клиента. Онлайн-сервис позволит клиентам вносить показания приборов учета, оплачивать услуги без комиссии и получать консультации специалистов.
  • Принято решение по внедрению единого номенклатурного справочника. Унификация номенклатуры позволит ускорить закупочные процедуры, оптимизировать складские запасы и снизить риск повторной закупки имеющегося товара.
  • Завершены инициативы по ускорению корпоративных процедур при контрактации лотов на объекте ДПМ ВТЭЦ-1

II Квартал

  • Выход на долгосрочные контракты с поставщиками услуг для Эксплуатационных нужд станций.
  • Автоматизация бизнес-процесса закупочной деятельности для снижения объема документооборота.
  • Разработка типовых техзаданий по централизованным закупкам, что позволит существенно сократить время и повысит Эффективность работы инженерных служб.
  • На основании управленческой инвентаризации автотранспорта и спецтехники планируется их утилизация, продажа, перераспределение между филиалами

III Квартал

  • Внедрение во всех филиалах подходов по тепловой инспекции, направленных на увеличение выручки за Энергоресурсы и своевременное выявление дефектов тепловой сети.
  • Обогащение базы данных о клиентах – потребителях тепловых ресурсов позволит адресно взаимодействовать с клиентами, в т.ч. при урегулировании задолженности.
  • Оснащение автотранспорта средствами автоматического мониторинга для повышения Эффективности Эксплуатации
Комментарии к статье
30.09.2019 20:44
0

Будем надеяться, что Логофет поможет развитию компании в нужном направлении. 

Комментировать
05.10.2019 09:46
0

За ПАО " Квадра" уже давно наблюдаю. Имею некую часть акций данной компании. На самом деле радует, что как руководят компанией, так и работают в ней, ответственные и опытные сотрудники

Комментировать
06.10.2019 16:47
0

Рад, что на пост замгендиректора назначали стоящего человека. Вадим Логофет отлично справится с этой должностью, образование плюс прошлый опыт работы помогут ему в этом.

Комментировать
11.10.2019 22:56
0

Компания Кварда - весомо одна из лучших организаций, которая занимается энергетикой и ЖКХ. Огромная благодарность от жителей Липецка за вашу работу, а в частности по улучшению экологической обстановки в нашем городе!

Комментировать

Что можно сказать, первым замом гендиректора стал грамотный руководитель, с хорошим опытом на прошлых руководящих должностях. Под его руководством "Квадра" должна успешно развиваться.

Комментировать


UP-PRO в сетях