Об итогах года минувшего и планах на год наступивший рассказывает заместитель генерального директора АО «ПО «Электрохимический завод» по закупкам и логистике Игорь Денисов.
Благодарим Отдел общественных коммуникаций ОАО "ПО ЭХЗ" за предоставление данного материала.
– 2014 год для всех работников предприятия был непростым, насыщенным разноплановыми событиями. Перед вверенной мне службой, куда сегодня входят отдел материально-технического обеспечения (ОМТО), отдел конкурсных процедур (ОКП) и складское хозяйство (СХ), стояла масса важных и интересных задач, над которыми мы трудились в течение года и продолжаем работать сейчас.
К особо значимым событиям можно отнести следующие. Во-первых, в минувшем году была продолжена работа по оптимизации производственных процессов, в связи с чем служба закупок и логистики претерпела ряд изменений. Так, с 1 августа функционал по продаже продукции общепромышленного назначения был передан в отдел продаж продукции разделительного производства, который в настоящее время занимается маркетингом и реализацией по обоим направлениям. В свою очередь, функции по продаже невостребованных материалов переданы в ОМТО.
Во-вторых, в начале 2014 года приказом генерального директора был открыт проект «Оптимизация системы управления материально-техническим обеспечением». Основными целями проекта стали снижение уровня складских запасов и сокращение затрат на содержание складского хозяйства. Для реализации этого проекта были разработаны и утверждены «Программа мероприятий по снижению уровня производственных запасов товарно-материальных ценностей на складах предприятия» (ответственный за реализацию – отдел материально-технического обеспечения) и «Программа совершенствования функционирования складского хозяйства» (ответственность за реализацию возложена на складское хозяйство).
И, в-третьих, с 2014 года на смену автоматизированной системе «Олимп» пришел SAP ERP, что потребовало корректировки всех бизнес-процессов под условия и возможности новой системы. Принципиально изменился подход к управлению бизнес-процессом: значительно возросла степень персональной ответственности каждого работника, который работает в системе. Команда ключевых пользователей, работающих по направлению ММ (управление закупками и запасами), проделала большую работу по разработке регламентов формирования потребности в материальных ценностях, организации и проведения заявочной кампании с применением SAP ERP. Отделом конкурсных процедур проводится работа по внедрению алгоритма работы, предусматривающего контроль заключения расходных договоров и объединяющего несколько информационных систем. Теперь рассмотрим подробнее деятельность каждого из подразделений службы.
Основными задачами ОМТО являются своевременное обеспечение подразделений предприятия необходимыми товарно-материальными ценностями и соблюдение оптимальных размеров производственных запасов. Последняя задача имеет особое значение, так как напрямую связана с «замораживанием» финансовых ресурсов предприятия. Для ее решения и была разработана упомянутая выше «Программа мероприятий по снижению уровня производственных запасов ТМЦ на складах», в которой были определены все необходимые мероприятия и сроки их реализации. Также ОМТО разработал и успешно внедрил методику стимулирования подразделений-заявителей к более точному планированию и своевременному списанию в производство материалов, закупленных в соответствии с заявками на потребность. В 2014 году в результате проведенных мероприятий производственные запасы на складах предприятия были снижены на 270 миллионов рублей.
В настоящее время совместно с АО «ТВЭЛ» мы вырабатываем управленческие решения в части организации взаимодействия предприятий, входящих в контур Топливной компании, в области перераспределения невостребованных запасов. Это позволит сохранить внутри дивизиона часть денежных средств на закупку продукции, сократить расходы, связанные с хранением невостребованных материалов и комплектующих. В частности, уже решена задача идентификации потребностей предприятия, которые полностью или частично могут быть удовлетворены закупкой материалов, числящихся на складах предприятий Топливной компании в качестве невостребованных.
Сегодня к предприятиям Госкорпорации «Росатом» предъявляются жесткие требования по точности планирования закупок, что автоматически означает недопустимость увеличения запасов сверх установленных норм. Поэтому каждая заявка от подразделений проходит контроль на наличие остатков на предприятии (в т.ч. по аналогичной продукции). В случае если необходимость в закупке подтверждена, начинается тщательная работа по исполнению заказа. Каждый из критериев закупки - точность формулировок требований к поставщикам, описание свойств товаров, сроки поставок, условия оплаты и поставки – является ключевым, ошибка в одной составляющей может повлечь срыв сроков комплектации, что недопустимо. Кроме того, усложнились методы формирования начальной цены. В частности, при закупке оборудования должны быть получены данные о ценах не только от изготовителей, но и от крупных поставщиков данной продукции, что увеличивает срок на оценку каждой позиции перед торгами и опять-таки увеличивает риск несвоевременной закупки. В данном случае, как и при последующем заключении договора (срок заключения которого после торгов строго ограничен), сотрудники ОМТО должны уметь работать со всеми поставщиками, даже с теми, кто не участвует в торгах совсем или выставляет встречные условия.
В конце 2014 года перед нами была поставлена задача по максимально достоверному отражению всего жизненного цикла договора (заключение, поставка, оплата, сверка) в отчетах ГК «Росатом». В настоящее время ОМТО совместно с ОКП ведет работы по отладке корпоративного Отчета об исполнении договоров.
В таких непростых условиях в 2014 году было, тем не менее, выполнено 97 % заявок. Отмечу, что часть невыполнения произошла в III-IV кварталах 2014 года по форс-мажорным обстоятельствам, связанным с введением санкций в отношении России – нас они тоже коснулись, в частности, прекратились поставки в Россию насосов из Японии. Также негативно повлияло на ситуацию падение курса рубля, что повлекло резкое удорожание импортной продукции и вынужденный отказ от закупки с одновременным рассмотрением возможностей по импортозамещению.
За прошедший 2014 год коллективом ОКП было проведено 365 конкурентных процедур закупки (с публикацией на электронных торговых площадках) на общую сумму 2 134,6 млн рублей, в которых приняли участие в общей сложности 680 потенциальных поставщиков. Экономический эффект от проведения закупочных процедур составил 99,5 млн рублей. Эта цифра очень показательна: в 2014 году требования, предъявляемые к расчетам начальной цены для торгов, были значительно ужесточены – конкурентная закупка объявляется только по наименьшей цене поставщика, полученной в ходе предварительного маркетингового анализа рынка. И следует отметить, что достоверность цены обязательно проверяется сотрудниками отдела защиты активов. Таким образом, участник, приходя на торги, может победить, только предложив цену не выше установленной Заказчиком. Если пришло несколько участников, победитель определяется в результате переторжки (своего рода аукцион), в ходе которой участники имеют возможность дополнительно снижать цену. В этих условиях любая экономия подтверждает высокую конкурентоспособность проводимых закупок, достигаемую за счет максимальной открытости, прозрачности всех стадий процесса закупки, объективному рассмотрению заявок и принятию решений закупочной комиссии. Поэтому Электрохимический завод имеет репутацию добросовестного заказчика, который проводит справедливую и честную политику в отношении всех участников рынка. Профессионально компетентные действия закупочной комиссии подтверждены практическим отсутствием жалоб: на 365 закупок в 2014 году была признана обоснованной только одна жалоба, это очень хороший результат.
Изменения в Едином отраслевом стандарте закупок, которые в 2014 году были утверждены Госкорпорацией «Росатом», направлены на исключение самой возможности неоправданного завышения начальных цен для торгов, а также на устранение барьеров для участия организаций различных форм собственности в закупочных процедурах. Так, например, закупки товара с указанием конкретной марки продукции или изготовителя без ссылки на возможность поставки заказчику эквивалента возможны только в строго ограниченных случаях. Это привело к более тщательной подготовке специалистами профильных подразделений технических заданий – с указанием всех параметров закупаемой продукции – для исключения возможности поставки продукции (аналогов), не отвечающей требованиям заказчика. Вместе с тем, что касается обеспечения безопасности, то здесь правила не изменились: для любого поставщика товара, исполнителя услуг либо подрядной организации остаются безусловными требования соответствия нормам и правилам, предусмотренными для ядерно-опасных предприятий. То есть расширение рынка участников производится строго с соблюдением требований по наличию соответствующих допусков, лицензий, разрешений и т.д. Если речь идет о продукции, влияющей на безопасность основного производства, она может быть закуплена только у производителя, либо у официального дилера (дистрибьютера), которому изготовитель делегировал права на реализацию. Такой контрагент проверяется особо тщательно, у изготовителя запрашивается подтверждение и соответствующие полномочия. Все требования к изготовлению продукции для основного производства, предусмотренные регламентами ядерно-радиационной безопасности, Ростехнадзором и другими разрешительными органами, также обязательно учитываются в требованиях к участникам закупок.
Учитывая, что самостоятельно АО «ПО «Электрохимический завод» проводит закупки только до 5 млн рублей, в 2014 году проводилась большая работа по взаимодействию с уполномоченными органами, назначенными Госкорпорацией «Росатом» для проведения крупных закупок - ОАО «Атомкомплект» и ОАО «Коммерческий центр». Главная задача данных организаций – проведение закупок с минимальными экономическими и репутационными рисками для предприятий отрасли. При этом приоритетом является не срок (период) проведения закупки, а качество подготовки документации – во избежание возможного обжалования или допуска заведомо недобросовестного поставщика. Однако у непосредственного заказчика есть и еще одна, самая главная задача – своевременная комплектация производства, что особенно важно при реализации инвестиционных программ. Так что работа по решению такого рода вопросов ведется непрерывно, в самом плотном контакте со всеми службами уполномоченных органов, с ежедневным мониторингом и устранением несоответствий по ключевым закупкам. В 2015 году, помимо всего нужно выполнять показатели по состоявшимся процедурам, то есть составлять спецификацию каждой закупки и устанавливать требования к участникам таким образом, чтобы в процедуре закупке могли принять участие не менее двух потенциальных участников.
Что касается неконкурентных закупок, которые прямо разрешены Единым отраслевым стандартом закупок (ЕОСЗ) либо предусмотрена возможность их проведения на определенных условиях, здесь ситуация иная. Росатом ведет неуклонную работу по сокращению оснований для таких закупок – и надо отметить, что ЕОСЗ в этой части регламентирует только общие принципы. Но для каждого предприятия всегда есть нюансы, связанные с особенностью основного и вспомогательного процессов, либо возникающие в ходе жизнедеятельности предприятия и требующие немедленного разрешения. В этих условиях приходится идти по пути наименьшего риска для снабжения производства либо деловой репутации предприятия. Доля неконкурентных закупок, которые могли бы проводиться в форме конкурентных процедур, неуклонно снижается – и в 2015 году, в случае успешного перехода на долгосрочные крупные договора, достигнет возможного минимума.
В рамках поставленной задачи по интеграции всех закупочных процессов с отражением полного цикла в единой системе ГК «Росатом» – ЕОСЗ, в 2014 году было принято решение централизовать регистрацию договоров через функционал данной системы. Это позволит в будущем, после полного завершения всех интеграционных процессов, автоматически отражать все действия (результат торгов, заключение и исполнение, включая детализацию поставок и платежей) в рамках одной системы. Это для нас новый и очень большой пласт работы. Но есть все основания утверждать, что мы его освоим: с одной стороны, специалисты ОКП полностью владеют принципами работы в ЕОСЗ, с другой – ключевые пользователи SAP ERP владеют знаниями о ведении договорной деятельности по своему направлению – таким образом, требуется лишь решить задачу по совмещению и интеграции этих двух процессов.
Еще одно направление деятельности службы закупок и логистики - это приемка, хранение и своевременная доставка товарно-материальных ценностей до непосредственных потребителей – подразделений предприятия. Эту работу осуществляет складское хозяйство. Все товарно-материальные ценности, закупаемые предприятием, подвергаются строгому входному контролю, хранятся в складских помещениях в условиях, оптимальных для сохранения свойств продукции, и максимально оперативно доставляются в подразделения.
В прошлом году в складском хозяйстве была выведена из эксплуатации и законсервирована часть складских помещений. При этом преследовались следующие цели. В рамках исполнения Программы совершенствования функционирования складского хозяйства, материальные ценности с нескольких центральных складов были перемещены в другие оборудованные места хранения. Этим решалась задача максимально приблизить места хранения материалов и оборудования к потребителям, отказаться от складов, расположенных за пределами промплощадки и, тем самым, снизить накладные затраты на доставку материалов и содержание складского хозяйства.
Хорошую поддержку оказали складскому хозяйству отдел капитального строительства и подрядные организации, которые в установленный графиком срок смонтировали склад газовых баллонов на базе оборудования и автоматизированный стеллаж «Кардекс», провели ремонты помещений складов.
Реализация вышеназванной программы только в 2014 году позволила сократить площади хранения на 13,5 тыс. кв. м – за счет ликвидации склада металлов на территории бывшего ЦПЗ МСУ-20, а также складских площадей на базе ОМТО. Перечисленные площадки законсервированы и переданы в ведение отдела эксплуатации и обслуживания имущественного комплекса (ЭОИК).
Большой объем работ проведен в части перемещения невостребованных в производстве материалов с центральных складов и цеховых кладовых на склад неликвидов в здании базы ОМТО – для удобства их оценки и последующей реализации.
Подводя итоги 2014 года, можно констатировать следующее: складское хозяйство отработало стабильно и надежно, без каких-либо критичных отклонений и замечаний. В 2015 году работа по оптимизации складского хозяйства будет продолжена – с тем, чтобы максимально приблизить складские площади к месту потребления за счет оптимизации складской инфраструктуры и материальных потоков. Цель очевидна: максимально сократить материальные, временные и транспортные затраты на доставку. За счет реализации всех предусмотренных Программой мероприятий к 2016 году планируется достичь экономического эффекта в размере 45 856 тысяч руб., преизвестные расходы снизятся на 32,25 % .
Подготовил к публикации Григорий РОСТОВЦЕВ, фото из архива
