Комплектация заказов Клиентов – сложный процесс, состоящий из нескольких сменяющих друг друга этапов. Он начинается с операций обработки заказов менеджером по работе с Клиентами и заканчивается размещением упакованного и скомплектованного заказа в зоне отгрузки. Следует понимать, что от того, сколько времени занимает эта цепочка действий, зависит конкурентоспособность компании в целом.
Благодарим редакцию корпоративного журнала "Планета ТБМ" за предоставление данного материала.
О том, как оптимизировать процесс комплектации заказа для одного Клиента, обеспечив при этом среднее время обработки одной позиции не более 1 минуты, нам рассказал Андрей Гайдук, заместитель директора ТБМ-Бел в г. Фаниполь. Именно этому вопросу он посвятил свой проект, который был признан «Лучшим проектом на Складе» в Компании, по итогам 2018 года.
- Андрей, почему, на ваш взгляд, оптимизация процесса комплектации заказа – это важный процесс? Существует ли прямая связь между временем, которое тратит сотрудник склада на комплектацию заказа и прибыльностью компании?
Комплектацию заказа можно назвать точкой контакта кладовщика с Клиентом, ведь лояльность последнего складывается из своевременности поставки заказа, его точности и качества.
Соответственно эффективность этой точки контакта можно оценить по определенным показателям.
Дисциплина – произвести отбор точно вовремя (JIT). Качество – отгрузка необходимого количества товара (надлежащего качества). Затраты – время, затраченное на отбор.
Ни для кого не секрет, что чем больше времени тратит на отбор товара кладовщик, тем меньше его производительность. Соответственно требуется дополнительный ресурс для обеспечения должного качества и дисциплины, все это влечет рост затрат и уменьшение прибыли.
Помимо этого, оптимизация процесса комплектации заказа, как я уже говорил ранее, влияет на лояльность Клиента, и если компания заинтересована в поддержании этого показателя на высоком уровне, то и оптимизация процесса комплектации заказов должна стать первоочередной задачей.
- Расскажите подробнее о своем проекте и его реализации.
Оптимизировать процесс комплектации заказа необходимо в комплексе со всеми процессами, которые существуют на складе: ABC-анализ; размещение; пополнение; прием товара и упаковка.
Первым шагом в реализации моего проекта стала оценка эффективности и сбор данных по управлению запасами. Для этого мы провели АВС-анализ ассортимента товара.
АBC-анализ ассортимента – это один из ключевых анализов, который распределяет ассортимент любого предприятия, занимающегося торговлей, ранжируя его по степени важности для продаж.
В основе метода АВС-анализа лежит «Правило Парето», которое звучит следующим образом: 20% усилий обеспечивают 80% результата.
Метод строится по принципу классификации анализируемых ресурсов на 3 группы А, В и С:
А – лидирующие позиции – около 80% дохода;
В – позиции относительно средней доходности – 15% дохода;
С – наименее доходные позиции, дающие лишь 5% продаж.
Границы групп 80%-15%-5% могут изменяться и могут устанавливаться индивидуально каждой компанией.
Проведенный АВС-анализ позволил нам классифицировать весь товар, имеющийся на складе, на три категории в соответствии с объемами и частотой заказов.
Вторым шагом при реализации проекта стало рациональное размещение ранжированного товара.
Высоко оборачиваемый товар был перемещен в более доступные зоны, хранение менее востребованного товара организовано в глубине склада. Помимо этого, были выделены зоны по отдельным товарным направлениям, например, зона мелкоштучного товара. Хранение единиц мелкоштучки организовано в пластиковой неглубокой таре на специальных стеллажах, что несомненно повышает производительность отбора.
Также был решен вопрос по разнесению потоков получения и закрытия заказов в разные места.
Все эти действия были проведены для того, чтобы сократить маршрут комплектовщика при обходе мест хранения товара и исключить лишнее перемещение.
Следующим шагом стала оптимизация упаковки. Во-первых, когда запасы товара на складе поддерживаются в единицах, кратных наиболее востребованным объемам заказов – палета, полпалеты, упрощается процесс отбор товаров и как следствие увеличивается скорость комплектации.
Говоря об упаковке товара, следует отметить, что отдельное внимание в проекте мы уделили замене процесса подписи «вручную» на коробках на использование наклеек с указанием всей необходимой информации для Клиента. По-другому, этикетирование товаров. Внедрение данного механизма помогло решить проблему временных затрат: во-первых, на подпись коробок «от руки», а во-вторых, на «расшифровку» этих подписей.
Практически любой процесс по оптимизации требует программного обеспечения. И этот проект не исключение. Нами был разработан внутренний модуль по приемке товара на склад. Основное отличие программного модуля от действующего КИС-интегратора это выпуск в продажу паллет, содержащих дефицит, по отдельности от целой поставки, попалетный выпуск в продажу.
Помимо этого, был внедрен внутренний программный продукт, который позволяет рассчитывать требуемое количество товара в конкретной ячейке в требуемый интервал времени. За основу в этом случае берется статистика спроса прошлых лет. В результате формируется задание на пополнение товара штучных адресов.
Все вместе эти мероприятия позволили добиться сокращения времени комплектации заказа от момента получения задания на сборку до момента формирования транспортных единиц для одного Клиента, обеспечив при этом среднее время обработки одной позиции до 1 минуты.
- Задумываетесь ли о новых проектах? Если, да поделитесь о каких.
На данный момент основной для нас проект – это внедрение WMS – системы управления, обеспечивающей автоматизацию и оптимизацию всех процессов складской работы.
Над этим проектом мы уже работаем 1.5 года, и на данный момент мы на середине пути.
WMS-система (Warehouse Management System) – это программное обеспечение, предназначенное для автоматизации управления процессами склада и работы складского комплекса в целом.
