Аудит склада своими силами, или что там, «за кулисами» производства. Часть 1

Философия непрерывного совершенствования, активно внедряемая и продвигаемая сотнями предприятий по всему миру, ставит во главу угла умение фиксировать недостатки в любом процессе и видеть в каждом из них потенциал для развития. Но как научиться этому, когда мы привыкли проходить мимо самых вопиющих нарушений и не замечать их?

Автор: Станислав Зинченко, директор Центра индустриальных исследований делового портала «Управление производством»

Сегодня мы предлагаем вашему вниманию статью, опубликованную в альманахе «Управление производством».

Станислав Зинченко, директор Центра индустриальных исследований делового портала «Управление производством».

Специалист по аудиту и оптимизации производственно-логистических систем, имеет опыт реализации консалтинговых проектов (более 150) для 80 производственных предприятий в Германии, России, Украине, Армении. Работал руководителем отделов промышленного консалтинга, бизнес-аналитиком Мирового Банка, профессиональный тренер в области производственного менеджмента и логистики. Руководитель и участник ряда международных проектов по внедрению немецкого опыта производственного менеджмента в России и Украине.

Проходил обучение в Германии, является специалистом и тренером REFA: Организация рабочих систем и процессов, Управление данными процесса, Оптимизация материальных потоков, Управление цепочками поставок, Процессный анализ, Экономика времени. Проходил стажировки в немецких консалтинговых компаниях: REFA, LEGROS, ORTIM, SDZ в сфере производства и логистики по специализациям: Нормирование работ, Организация и оптимизация рабочих мест, Оптимизация материальных потоков, Управление логистическими системами, Автоматизация логистических процессов.

Суета – не показатель эффективности

Любое производство, даже самое совершенное, имеет потенциал для улучшений, главное – уметь его увидеть. И проводить аудит мы начнем с, должно быть, самого неприметного места на всем предприятии – со склада. Сюда редко приводят гостей или прессу, желая продемонстрировать свои успехи, этому месту никогда не отдается приоритет при проведении модернизации, но от того, как организована работа на складе, зависит своевременность выполнения заказов, бесперебойная работа в цехах и репутация всей компании.

Итак, отправимся на склад. Каким бы он ни был, какая бы продукция здесь ни хранилась, функция его остается неизменной: склад – это буфер, предназначенный для гармонизации мощностей участков, снабжения и производства, производства и продаж, совмещенный с зоной переработки товаро-материальных ценностей, где товар меняет форму, комплектность, состояние и т.д.

Видимыми базовыми элементами складской системы, постоянно находящимися во взаимодействии, являются:

  • персонал;
  • оборудование;
  • товаро-материальные ценности.

Не стоит забывать, что существуют и другие элементы, участвующие в работе системы:

  • процессы;
  • документооборот и система учета;
  • организация работ.

Разберемся с каждым из них по очереди.

Когда, войдя на склад, мы наблюдаем оживленную работу – одни работники сгружают грузы, другие загружают, третьи перемещают их по складу, четвертые оформляют документацию, кто-то руководит, кто-то выполняет – у нас невольно создается иллюзия, что все идет как надо, кипит работа, и каждый при деле. Но суета – не показатель эффективности. Скорее наоборот – она является свидетельством того, что этот складской «организм» болен и нуждается в срочном лечении.

В нормально организованной и управляемой складской системе по определению не может быть концентрации персонала и осуществляемых процессов в одном месте и в одно время. На качественно организованных складах царит тишина и спокойствие, работа выполняется размеренно, здесь не толпятся сотрудники – лишь одинокие работники, не спеша и не отвлекаясь, делают свое дело.

Давайте попробуем пристально рассмотреть, что же на самом деле скрывается за «активной» жизнью склада, описанной выше, и определим возможные причины возникающих авралов и суматохи, которые зачастую воспринимаются нами как естественное положение дел:

  1. Наличие материальных крестов, пересекающихся материальных потоков, указывает на неправильное планирование пространства и нерациональное распределение работ, что повышает возможность ошибок и риск того, что грузы будут отправлены не по назначению.
  2. Наличие технологических крестов, пересекающихся маршрутов движения техники и людей, ведет к торможению работ и повышает риск нанесения повреждений (как технике, так и сотрудникам).
  3. Отсутствие правильного планирования работы склада (выполнение работы по факту возникновения необходимости) приводит к тому, что запланированные операции пересекаются во времени и пространстве, создавая нагрузку на одни и те же элементы складской системы.
  4. Неэффективность сменной организации труда возникает, когда нагрузка на склад оценивается по усредненным показателям (за неделю, день) и сменная организация труда не учитывает реальные пики нагрузки по процессам и операциям.
  5. Неэффективная организация работ – когда линейный руководитель не знает, что, кто и когда должен делать, работники принимают эти решения самостоятельно, что, при отсутствии организации и «командного центра», в конечном итоге оказывается губительным для любой системы.

Таковы самые простые, но в то же время самые глобальные проблемы склада, которые сразу бросаются в глаза при внимательном наблюдении за тем, как осуществляются работы.

Остановимся на некоторых элементах рабочей атмосферы склада и рассмотрим их подробнее.

Товаро-материальные ценности

Самым простым шагом при проведении «аудита своими глазами» является наблюдение за состоянием, обращением, хранением и перемещением товаро-материальных ценностей.

В отношении ТМЦ можно выделить группу простых признаков существования проблем складской системы:

  • ТМЦ находятся в складе вне системы логистических юнитов (коробка, поддон, контейнер и др.);
  • ТМЦ хранятся прямо на полу вне привязки к какой-либо зоне (идентифицированной согласно системе учета);
  • упаковка продажи или юнит хранения (перемещения) ТМЦ повреждены;
  • ТМЦ находятся на складе без какой-либо упаковки;
  • ТМЦ находятся на складе без системы идентификации (идентификация проводится по внешнему виду или затруднена);
  • ТМЦ находятся в упаковке, в логистическом юните, но в форме, делающей невозможной их обработку без дополнительных затрат и операций.

Наличие подобных проблем на складе позволяет сделать неутешительные выводы:

  • на складе не реализована система хранения;
  • правила работы с ТМЦ не разработаны или не доведены до сведения работников;
  • работники склада не соблюдают правила работы с ТМЦ;
  • на складе не внедрена система учета или ее реализация невозможна;
  • низок уровень исполнительской дисциплины и организации работ на складе;
  • уровень остатков в системе учета никогда не соответствует фактическому;
  • постоянно требуются дополнительные затраты на отбраковку, переупаковку, закупку упаковочных материалов и т.д.
  • часты случаи, когда на момент подачи запроса ТМЦ не готовы к отгрузке, что приводит к увеличению времени выполнения заказа или его срыву. Поскольку если, к примеру, из 10000 коробов 50 повреждены, утеряны или не упакованы, заказ нельзя считать выполненным в полной мере. Результатом в любом случае станут дополнительные затраты и срыв заказа.
  • проблема нехватки людей, техники и места будет возникать регулярно, поскольку часть ресурсов постоянно направляется на дополнительные операции.

Продолжение следует. Вас ожидают: Самым страшным для предприятия в подобной ситуации является даже не потеря прибыли от сорванного заказа и не впустую потраченное время. Намного хуже, если работники склада (грузчики, кладовщики, заведующий склада, логисты), ежедневно сталкиваясь с этими сбоями и их последствиями, не замечают их, считая все происходящее НОРМАЛЬНЫМ. В таком случае проблема не в какой-то детали, валяющейся на полу; проблема куда глубже и ее решение потребует смены всей системы и, возможно, замены многих сотрудников.

  • Часть 2: складские системы хранения и складская техника.
  • Часть 3: упаковочные и расходные материалы, складской персонал.
  • Часть 4: складские процессы, документооборот и система учета, организация работ.

Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством». 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!

Начать обсуждение


СеминарыВыставкиКонференции
UP-PRO в сетях