Ежегодно Теплант сотрудничает с тысячами контрагентов. Об искусстве создавать конкуренцию и секретах успешных переговоров рассказывает Александр Рогачев, начальник отдела закупок ОАО «Теплант».
- Александр, вы возглавляете отдел закупок последние два года. Расскажите, что изменилось за это время?
- Мое назначение совпало с внедрением существенных изменений в политику закупок. В первую очередь они коснулись процедуры проведения тендера. Процесс был разделен между сотрудниками разных служб, была создана тендерная комиссия для подведения результатов, коммерческие предложения стали направляться на закрытую почту. Деперсонализация принятия решения сделала проведение тендера более прозрачным. Сегодня политика закупок действует в рамках, определенных в 2009 году, с некоторыми корректировками. Но идеальных систем, как известно, не бывает. Бизнес растет и развивается, меняются рынки. Сейчас мы готовим изменения в действующую политику с учетом требований времени. В процессе обсуждения принимают участие руководители по всем направлениям, внутренние и внешние аудиторы.
- Одни настаивают, что все закупки должны проходить централизованно, другие считают, что линейные подразделения в состоянии сами выбрать контрагентов. Каково ваше мнение?
- Я придерживаюсь второй точки зрения. Именно таким образом сегодня строится схема закупок на Тепланте. Объясню, почему. Функциональные руководители и сотрудники подразделений, будучи экспертами в своем деле, лучше понимают специфику рынка, знают поставщиков, они с большей точностью могут расставить критерии для выбора поставщика и оценить качество предлагаемых товаров и услуг по своему направлению.
Если завести все эти процессы в отдел закупок, то «а» - потребуется увеличение штата и «б» – конечный результат произведенной закупки может быть неоднозначен. Цель нашей политики закупок – получение самого выгодного предложения не только по цене, но и по качеству, иногда имеют значение сроки поставки и другие критерии. Это уже вопрос инициатора торгов. Соблюдение же тендерных процедур в каком-то смысле вопрос технический. Поэтому легче и эффективнее научить узких специалистов соблюдать правила игры, чем научить всех сотрудников отдела закупок, – а их всего пять человек – одинаково хорошо разбираться в качестве кокса, услугах по оценке имущественного комплекса или в рекламном дизайне, например.
- Во время экономического кризиса работа вашего подразделения особенно значима. Важно не ошибиться с выбором партнеров, найти оптимальное соотношение цены и качества. Насколько изменились наши подходы к работе с монополистами, например?
- Оптимальное соотношение «цена-качество» - одна из главных задач нашего подразделения. Наши требования к контрагентам по основным направлениям регламентируются внутренними документами компании. Что касается работы в кризис, то в первом квартале этого года, действительно, трудности были. Одна из главных и дорогостоящих составляющих нашего производства – металл. Из-за резкого изменения курса валют в начале года все металлургические комбинаты переориентировались на экспорт, что напрямую сказалось на ценообразовании для внутреннего рынка. Сейчас ситуация изменилась. Валютные индексы вернулись почти на прежний уровень, рубль укрепился. Мы стали более уверенно чувствовать себя в переговорах. Надо сказать, что в этом смысле нам сильно помогают имя и репутация нашей компании – Теплант знают как одного из лидеров российского рынка сэндвич-панелей. Еще одно из направлений нашей работы – это уход от работы с монополистами с целью усиления конкуренции в каждом сегменте закупок. И за последний год мы добились здесь значительных успехов. Конечно, это заслуга не только нашего подразделения, а всей компании. Например, за последний год, кроме работы с Магнитогорским металлургическим комбинатом, мы осуществляли поставки от других комбинатов. Наличие выбора всегда дает нам дополнительные возможности, позволяет получить самое выгодное предложение не только по цене, но и по условиям поставки, по качеству, по отсрочке платежа и по другим параметрам.
Чтобы монополисты не расслаблялись, мы всегда ищем альтернативные каналы поставок. Например, сейчас мы доставляем металл не только по железной дороге, но и по воде, речным транспортом. Этот вариант позволил нам уйти от проблем со сроками, плюс дает еще и экономию.
- Есть ли у вас еще примеры, когда удавалось найти нестандартные и при этом более выгодные решения?
- Безусловно. В этом смысле закупки - очень творческая работа. Например, в первом квартале этого года банки демонстрировали нежелание кредитовать строительный рынок. В невысокий сезон оборотных средств обычно не хватает, а в кризис это особенно чувствительно для крупных производителей. Но за счет переговоров с поставщиками нам удалось договориться о серьезных отсрочках платежей. Кроме того, за последний год мы провели довольно большую работу по «сортировке» наших поставщиков. Мы определили, кто из них является производителем, официальным дистрибьютором, а кто - просто трейдером, т.е. перекупщиком. Наш вектор направлен на работу с производителями напрямую, по максимуму исключая посредников.
Еще одно интересное направление – это поиск альтернативных поставщиков. Чтобы найти максимально подходящие нам по качеству и цене материалы и увеличить прибыль компании, совместно с технологической службой мы проводим большое количество тестов продуктов. Испытание опытных партий, получение заключений от наших технологов, экспертов позволяют нам отбирать поставщиков не только по цене, но и по качеству. Кстати, это касается не только сырья, это могут делать все подразделения. В нашей политике закупок есть такое понятие, как тестовая поставка. Очень полезная практика, которая помогает избежать рисков с новыми поставщиками и в то же время позволяет «держать в тонусе» действующих. Тот самый случай, когда можно сказать, что от конкуренции наших поставщиков выигрывает наш заказчик.
- Сейчас, в кризисное время, многие поставщики стали более сговорчивыми. Может, стоит пересмотреть действующие контракты?
- Наша политика закупок предусматривает перезаключение договоров раз в год. Нынешний кризис совпал с графиком активной тендерной кампании, которая была проведена на Тепланте в первом квартале. Но мы и в стабильные времена постоянно держим руку на пульсе, регулярно мониторим цены.
- В прошлом году на вашем подразделении лежала большая ответственность - обеспечить всем необходимым новый завод «Теплант- Иваново». Расскажите, как проводилась эта работа.
- Это была нестандартная задача, поскольку проектированием и строительством завода занимались внешние компании и важно было наладить между ними четкую коммуникацию. Завод работает, так что в целом, считаю, мы справились. Наше подразделение задействовано во многих бизнес-процессах. Мы управляем цепочками поставок сырья, из которого производится наша продукция. Учитывая планы производства, мы закупаем соответствующие материалы. Нарушение сроков поставок этих материалов может привести к остановке производственных линий, а несоответствие сырья требованиям по качеству – даже к поломкам. Одна из наших задач – недопущение таких остановок, поэтому мы всегда на телефоне, постоянно контролируем ситуацию. Во время аварийных остановок или плановых ремонтов оборудования стараемся максимально оперативно снабжать наших специалистов необходимыми комплектующими. Из последних заметных проектов могу назвать поставку из Италии нового вала для линии окраски, а также переговоры с одним из поставщиков красок.
- Какие задачи вы ставите перед собой и своим подразделением на этот год?
- Во-первых, это минимизация складских остатков, увеличение оборачиваемости запасов и, соответственно, сокращение затрат на их хранение и обслуживание. Во-вторых, эффективный поиск потенциальных поставщиков. И в-третьих, создание конкурентных секторов на монополизированных участках.
- Что, по-вашему, необходимо для эффективной работы?
- Во-первых, должна быть высокая загрузка. Тогда у людей нет времени отвлекаться на второстепенные вещи и интриги. На работе надо работать. Важно также четко ставить задачи, контролировать их исполнение. В-третьих, в любых спорах и сложных ситуациях интересы завода должны быть на первом месте. В закупках это особенно важно.
