Для большинства компаний одним из самых актуальных вопросов является удержание себестоимости продукции в заданных рамках, экономия финансовых и материально-технических ресурсов. К числу наиболее действенных инструментов, позволяющих решать данную проблему, относится применение тендерных (конкурсных) процедур закупок используемых в производстве товарно-материальных ценностей, работ и услуг. Об особенностях проведения тендерных процедур с учетом опыта российских и зарубежных компаний «НиЖ» беседует с заместителем начальника отдела корпоративного аудита управления внутреннего аудита ОАО «Татнефть» Гузель Ахсановой.
"Нефть и жизнь", корпоративный журнал ОАО "Татнефть", декабрь 2011г. www.tatneft.ru
Елена Филатова
Для большинства компаний одним из самых актуальных вопросов является удержание себестоимости продукции в заданных рамках, экономия финансовых и материально-технических ресурсов. К числу наиболее действенных инструментов, позволяющих решать данную проблему, относится применение тендерных (конкурсных) процедур закупок используемых в производстве товарно-материальных ценностей, работ и услуг. Об особенностях проведения тендерных процедур с учетом опыта российских и зарубежных компаний «НиЖ» беседует с заместителем начальника отдела корпоративного аудита управления внутреннего аудита ОАО «Татнефть» Гузель Ахсановой.
- Гузель Масгутовна, закупки каких товаров, работ, услуг следует выставлять на тендер?
- Если говорить абстрактно, не учитывая специфику конкретного предприятия или отрасли, то чем больше, тем лучше. Однако существуют два главных ограничения, которые на практике не позволяют полностью перейти на конкурсные закупки.
Первое — степень конкуренции на рынке. Если в заданном сегменте отсутствуют конкурентные предложения, если рынок монополизирован, то проводить тендер в таких условиях, конечно же, не имеет смысла, и предприятие вынуждено осуществлять закупки у единственного контрагента. Такими безальтернативными поставщиками могут быть как естественные монополии общегосударственного масштаба (например «Транснефть»), так и региональные монополисты, которые являются таковыми в силу неразвитости отдельных сегментов рынка. Например, в некоторых регионах до сих пор имеется покрытие единственного оператора сотовой связи, поэтому альтернатива здесь одна — использовать мобильный телефон или не использовать.
Второе существенное ограничение — нецелесообразность тендера с точки зрения временных и финансовых затрат на его проведение. Характерный пример — недавняя трагедия с «Булгарией». В условиях, когда дорога каждая минута, речь не идет о том, чтобы тратить драгоценное время на проведение конкурсного отбора подрядчиков для спасательных или иных операций. То же самое можно сказать и об осуществлении мелких закупок, когда затраты на проведение тендера могут быть сопоставимы с возможной экономией или даже со стоимостью самой закупки.
Таким образом, тендер следует проводить, если в данном сегменте закупок есть реальная конкуренция, если закупка не является исключительно срочной и если затраты на проведение тендера не превышают потенциальной экономии. Кроме того, многие компании в силу объективных причин могут установить и дополнительные условия, позволяющие осуществлять прямые закупки без проведения тендера, например, для поддержки конкретных контрагентов с учетом долгосрочных перспектив сотрудничества.
- Допустим, проводить тендер целесообразно. С чего следует начать эту процедуру?
- Для начала необходимо определить оптимальный способ проведения тендера: открытый или закрытый. Открытый тендер, на который приглашаются все желающие, позволяет расширить круг возможных контрагентов и получить максимально выгодные условия для покупателя. А закрытый способ предполагает, что заказчик сам определяет круг участников тендера. Это дает возможность не распыляться на оценку всех поступивших предложений, а сосредоточиться на проведении качественного анализа технической и ценовой составляющей тех контрагентов, которых сам организатор тендера считает наиболее перспективными для сотрудничества.
Закрытый тендер, как правило, экономит время и сокращает документооборот. Однако есть риск, что проработка рынка недостаточная и на тендер не попали участники, способные дать лучшее предложение. Практика показывает, что открытый тендер при развитой конкуренции больше подходит для стандартизированных товаров, работ и услуг. Предметом открытого тендера может быть, к примеру, закупка кирпича, цемента, пиломатериалов, выполнение дорожных работ, расчистка снега. Если же требуется поставка сложных товаров по особым требованиям покупателя либо выполнение уникальных, ответственных работ с повышенными требованиями к качеству и срокам выполнения, то целесообразнее закрытые тендеры, которые снижают риски несостоятельности контрагентов при условии предварительной проработки рынка организатором тендера. Многие крупные компании приглашают к сотрудничеству только тех, кто прошел предварительный технический аудит заказчика; в этом случае тендер также проводится по закрытому списку приглашенных участников.
На решение о выборе способа проведения тендера может повлиять и объем закупаемой продукции, работ, услуг. Если для поставки относительно небольшой партии товара можно найти множество конкурентов (торговых организаций, дилеров и т.д.), то для больших объемов на рынке может существовать лишь два-три поставщика, реально способных выполнить столь крупный контракт.
В некоторых случаях вне зависимости от способа проведения тендера (открытый или закрытый) он может проводиться в два этапа. В этом случае сначала запрашивается и оценивается только техническая сторона предложений участников (технические возможности претендентов, предложенные конструктивные решения и т.п.), из которых отбираются устраивающие заказчика варианты. После этого у прошедших технический отбор участников запрашиваются ценовые предложения, которые сравниваются, и принимается окончательное решение о выборе победителя тендера.
- Способ проведения тендера определен. Что дальше?
- При открытом тендере следует определить наиболее эффективные каналы информирования потенциальных участников. Это может быть интернет-сайт заказчика, специализированные электронные торговые площадки, объявления в прессе и иных СМИ. Организатор тендера может также организовать прямую рассылку приглашений (по факсу, почтой или с курьером) всем известным ему потенциальным контрагентам, которых может заинтересовать данное предложение.
При закрытом тендере уведомление осуществляется только по заранее определенному списку адресатов. Очень важно правильно и юридически грамотно оформлять приглашение на тендер. Оно должно однозначно и четко определять условия и даты проведения тендерных процедур, содержать подробное описание характеристик закупаемой продукции, работ, услуг. Все участники должны быть поставлены в равные условия. Следует также учитывать, что чем больше времени будет предоставлено участникам для проработки коммерческих предложений, тем выше шансы на их согласие участвовать в тендере.
- Каким образом осуществляется оценка полученных предложений и принятие решения о победителе тендера?
- Как правило, это решает комиссия. Стандартный ее состав — от 5 до 15 человек. Желательно нечетное число участников, или при равенстве голосов право решающего голоса имеет председатель. Важно обеспечить независимость принятия решений для всех членов комиссии, иначе они будут голосовать с оглядкой на руководство. С этой целью иногда применяют тайное голосование или состав комиссии формируют так, чтобы минимизировать прямое административное подчинение среди ее членов.
Из собственной практики могу сказать, что типичный индикатор отсутствия независимости членов конкурсной комиссии — единогласные голосования по всем вопросам. Уверена, с такой ситуацией сталкиваются во многих организациях. На крупных предприятиях может быть создано несколько конкурсных комиссий по направлениям деятельности или в зависимости от пороговой стоимости закупок. Процедурные вопросы работы конкурсных комиссий (вопросы кворума, сроки заблаговременного предоставления материалов для рассмотрения, способ голосования и подсчет результатов, порядок вскрытия конвертов с коммерческими предложениями, оформление результатов тендера и т.д.) целесообразно зафиксировать в соответствующем регламенте («Положение о порядке работы конкурсной комиссии» и т.п.). В некоторых компаниях заседания тендерных комиссий в обязательном порядке даже снимаются на видео.
- Каковы типичные недостатки, нарушения и риски при проведении тендерных процедур?
- При проведении тендера важнейшим условием является строжайшее соблюдение процедурных требований, а также требований информационной безопасности. Ни для кого не секрет, что зачастую участник тендера готов на все ради победы и получения желанного контракта. Поэтому на всех стадиях тендера возможны не только случайные ошибки или халатность, но и сознательные манипуляции, направленные на создание необоснованных преимуществ для того или иного участника.
К примеру, приглашение на участие в тендере некоторым претендентам может быть элементарно не направлено, направлено по ложному адресу, либо могут быть уничтожены уже поступившие от них коммерческие предложения. В результате данные контрагенты исключаются из списка участников тендера как не ответившие на приглашение. Другой пример — передача одному из участников тендера информации о параметрах предложений других претендентов. Встречаются и такие грубые нарушения, как фальсификация и подмена полученной тендерной документации.
Однако все эти риски можно и нужно сводить к минимуму, грамотно выстраивая тендерную процедуру и используя соответствующие контрольные механизмы. Существенно снижает возможность тендерных манипуляций использование электронной торговой площадки, которая широко используется в ОАО «Татнефть» для закупок материалов и оборудования.
- Какими внутренними документами регулируются тендерные процедуры в ОАО «Татнефть»?
- Если говорить о регламентирующих документах общекорпоративного уровня, утвержденных на уровне руководства ОАО «Татнефть», то это в первую очередь «Положение о конкурсе (тендере) на размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд ОАО «Татнефть», стандарт «О порядке аккредитации потенциальных поставщиков при организации закупки товаров с использованием электронной торговой площадки», «Методические рекомендации по проведению подрядных торгов на строительство, реконструкцию и капитальный ремонт объектов».
Эти и другие документы ОАО «Татнефть» по организации и проведению тендерных процедур размещены (со всеми изменениями и дополнениями) на корпоративном портале «Электронная библиотека нормативных документов» в разделе №14 «Закупки материально-технических ресурсов, работ услуг». Кроме того, в каждом структурном подразделении компании, а также на уровне дочерних обществ и УК, существуют собственные распорядительные и нормативные документы, в т.ч. регламентирующие работу конкурсных комиссий, порядок взаимодействия отделов и служб при проведении тендера и т.д.
В заключение хотелось бы сказать, что проведение качественных конкурсных процедур — настоящее искусство, здесь организатор тендера выступает в роли дирижера, умело выстраивая процесс и взаимодействуя со всеми его участниками. Главный результат данной работы — получение компанией наилучших условий закупок на рынке. В жестких условиях бизнеса звучит, как настоящая симфония.
