Внедрение новой системы по поставкам канцтоваров: проблемы и пути решения.
Благодарим редакцию газеты "Сибирский спутник" ОАО "Информационные спутниковые системы" имени академика М.Ф.Решетнева" за предоставление данного материала.
С тех пор, как на нашем предприятии началось внедрение новой системы по поставкам канцтоваров, в редакцию «Сибирского спутника» начали поступать вопросы, связанные с проблемами, которые породила эта перемена. Что ж, сходить с наезженной колеи всегда нелегко, и возмущения коллег понятны. Однако всему есть своё объяснение.
Всё началось в феврале, после вступления в силу приказа руководства «ИСС» от 24.02.2014 г. №631. Этот приказ, регламентирующий организацию закупки канцелярии для нужд Общества, привёл данную процедуру в соответствие с требованиями Федерального закона №223-ФЗ. Согласно этому закону, для закупки канцелярских товаров наше предприятие обязано проводить электронные торги.
В противовес новому порядку, прежняя система действительно была не в пример проще. Она предполагала лишь выделение определённой суммы каждому подразделению для приобретения канцтоваров. Дальше подразделения действовали самостоятельно.
В чем же недостатки такой системы? Во-первых, никто на предприятии не мог отследить, вся ли выделенная сумма идёт на приобретение канцтоваров. Во-вторых, вместо выполнения своих обязанностей сотрудникам нужно было покидать рабочие места и тратить время на поиск и покупку канцелярских товаров. И, в-третьих, покупая канцелярские товары по такой схеме, приходилось ограничиваться железногорскими продавцами, которые являются третьим-четвёртым звеном в цепочке «производитель – оптовый дилер – мелкооптовый продавец – продавец местного значения – конечный потребитель». То есть, отсутствовала возможность работы напрямую с производителями или с крупными оптовыми дилерами, которые в этой цепочке – первое-второе звено. А ведь каждое звено, начиная со второго, увеличивает цену на 20-30%! Так что прежняя схема приобретения канцтоваров была попросту расточительна.
Начиная с весны 2014 года, закупки канцелярии в «ИСС» стали производиться централизованно. Процедура состоит из нескольких этапов. Сотрудники управления материально-технического обеспечения при содействии специалистов управления информатики и вычислительной техники формируют каталог канцелярских товаров с их фотографиями и подробным описанием. Каталог, а также унифицированный бланк заявки для подразделений размещают на внутреннем сайте предприятия. Перед новой заявочной кампанией каталог и бланк заявки редактируются: вносятся изменения, связанные с заменой артикула, прекращением выпуска той или иной номенклатуры, а также с учётом пожеланий работников о добавлении позиций. Данный этап занимает по времени три дня.
Далее в подразделения предприятия рассылаются служебные записки, информирующие о периоде проведения заявочной кампании и денежном лимите каждого из управлений. Управления самостоятельно делят данный лимит между подведомственными им подразделениями. Рассылка служебных записок занимает два-три дня.
Затем все подразделения должны прислать заявки на электронную почту office2014@iss-reshetnev.ru, указанную на внутреннем сайте предприятия. На сбор заявок отводится 14 дней. Обработка заявок подразделений и формирование лота для проведения конкурсной процедуры длится три дня.
Потом следует процесс рассмотрения заявки на проведение конкурсной процедуры юридическим отделом, размещение лота на федеральном сайте и проведение электронных торгов. На всё про всё – не менее 30 дней. По итогам торгов выбирается поставщик, предложивший наиболее выгодные условия. Заключение с ним договора на поставку занимает ещё 10 дней. Затем поставщик формирует и доставляет в «ИСС» наборы канцтоваров – отдельный для каждого из более чем сотни подразделений. Всего же в рамках кампании закупается более 60 000 единиц канцелярских товаров. В зависимости от удалённости поставщика, подождать требуется от 20 до 30 дней.
Таким образом, от размещения каталога до получения каждым работником заказанной канцелярии должно проходить менее трёх месяцев.
Но учитывая, что данная процедура кардинально отличается от предыдущей системы, и пока не отработана, на различных её этапах могут случаться непредвиденные задержки. Так, например, прошлый раз заявки от некоторых подразделений несколько запоздали (лето, пора отпусков). Так что завершилась данная кампания не 25 июля, а в третьей декаде августа, что привело к переносу всех сроков.
В связи с этим специалисты управления материально-технического обеспечения обращаются к своим коллегам с просьбой проявить понимание и со своей стороны не затягивать подачу заявок, а также запастись терпением в этот переходный год.
Вопрос о поставке 20 шариковых ручек вместо степлера – бесспорно, из разряда недоразумений, возникающих на этапе отработки схемы, и его можно решить, обратившись непосредственно в отдел 731. Кстати, свои вопросы или замечания можно направлять на указанную выше электронную почту.
Сейчас проводится работа по созданию на внутреннем сайте предприятия электронного ресурса для централизованного проведения заявочной кампании. Он будет работать по принципу интернет-магазинов – интуитивно понятных и знакомых многим сотрудникам сервисов. Реализация этого проекта позволит полностью автоматизировать процесс закупки канцелярии, сократит сроки проведения заявочной кампании и значительно упростит процесс выбора канцелярских товаров для всех сотрудников «ИСС».
