Мы реализуем высшую цель компании: Управление системой снабжения в ТНК-ВР

Прозрачные и доверительные отношения с подрядчиками – один из ключевых факторов успешного бизнеса. ТНК-ВР ежегодно заключает договоры на сумму в $6 млрд. Поэтому совершенствование системы контрактирования напрямую влияет на выполнение бизнес-плана и эффективность работы компании. О предстоящих изменениях в этой области рассказывает Вице-президент Управления системы снабжения Ольга Малышкина.

10 января 2011

Корпоративный журнал ТНК-ВР «Твоя компания», 2010г.

 

Прозрачные и доверительные отношения с подрядчиками – один из ключевых факторов успешного бизнеса. ТНК-ВР ежегодно заключает договоры на сумму в $6 млрд. Поэтому совершенствование системы контрактирования напрямую влияет на выполнение бизнес-плана и эффективность работы компании. О предстоящих изменениях в этой области рассказывает Вице-президент Управления системы снабжения Ольга Малышкина.

 

КОНЦЕПЦИЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО РУКОВОДИТЕЛЯ

 

- В связи с чем принято решение пересмотреть и усовершенствовать НБК и на что нацелена проводимая работа?

- Наша Компания находится в процессе постоянного самосовершенствования. Нормативная база контрактования – не исключение. Уже четыре года подряд перед началом договорной кампании мы в плановом режиме проводим работу по обновлению НБК. То же можно сказать о делегировании полномочий руководителям. Этот процесс в отношении линейных руководителей, ответственных за закупки, в ТНК-ВР системно начали налаживать с 2007 года. Между тем, изменения, произошедшие в апреле этого года, существенно и качественно отличаются от нововведений прежних лет.

 

- Какие конкретно изменения произойдут в части делегирования полномочий? 

- До последнего времени каждый руководитель нашей Компании, ответственный за принятие решений по взаимоотношениям с контрагентами, хотя и обладал всеми необходимыми полномочиями, тем не менее, считалось, что он обязан следовать рекомендациям секторных групп и договорных комиссий. При этом порядок его действий при не согласии с этими рекомендациями не был определен. 

Проводимые преобразования должны создать прочную основу для дальнейшего делегирования полномочий руководителям. Этому будут способствовать повышение прозрачности, мониторинг принятых решений и последующий анализ возникших отклонений. Эти процессы будут происходить на основе аудиторского следа, который будет оставлять руководитель. В момент принятия решения руководителя никто не будет останавливать. Это даст ему возможность более гибко и эффективно управлять своим участком бизнеса. Однако он должен письменно отразить причины, которые подвигли его на это решение, и обозначить ожидаемый экономический эффект. Эти документы и будут являться аудиторским следом. 

Еще одно изменение – это уравнивание суммы полномочий по принятию решений относительно долгосрочных и краткосрочных договоров и по внеконкурсному выбору. Теперь руководитель, которому делегированы полномочия на заключение контрактов с подрядчиком на сумму в $10 млн., может заключить как долгосрочный, так и краткосрочный контракт или воспользоваться внеконкурсным выбором.

 

- Фактически это изменение касается менталитета и культуры людей, которым придется работать в новой среде? 

- Да, это изменение подчеркивает личную ответственность руководителя за принятое решение. Если раньше ответственность за то или иное решение можно было частично возложить на договорную комиссию или секторную группу, то сейчас руководителю даже при наличии коллективных рекомендаций необходимо полностью осознать персональную ответственность и принять самостоятельное решение. 

Почему такое внимание было уделено разработке философии контрактования и какова ее ключевая идея? Высшей целью Компании является переход к концепции честного и ответственного руководителя, который не просто умеет, а стремится работать в прозрачной бизнес-среде. Он должен принимать решения и распоряжаться вверенными ресурсами исключительно в интересах Компании. Цель, которую ставит перед собой ТНК-ВР, заключается в том, чтобы наши менеджеры соответствовали этим параметрам. В настоящее время ТНК-ВР начинает больше доверять руководителям, которые, в свою очередь, должны стремиться к повышению прозрачности своей деятельности.

 

- Какие последствия могут ждать руководителя, чье решение в будущем будет признано неверным? 

- Если менеджер принял решение, которое оказалось неправильным, в этом нет ничего непоправимого. Не все в бизнесе может идти в соответствие с планом. Однако в случае ошибки растет ценность аудиторского следа. Только он позволит понять, почему ошибка была совершена и какие уроки можно из нее извлечь. Такие ошибки в конечном счете сказываются на выполнении бизнес-плана, и каждый руководитель должен их анализировать и стараться не повторить.

 

- Проводимые изменения вступят в силу уже в этом году? 

- Эффект можно будет ощутить уже в нынешнюю договорную кампанию. Конечно, не везде рекомендацию по управлению рыночными долями контрагентов можно будет осуществить на практике. Существуют сектора, где невозможно сразу добиться оптимального равновесия контрагентов. Необходимо учитывать множество аспектов. Во-первых, экономику – для снижения затрат надо стремиться к минимальным ценам. Во-вторых, эффективность, которая не может быть у всех одинаковой, и мы должны размещать заказы у более эффективных подрядчиков. 

Следующее проводимое изменение связано с повышением прозрачности заключаемых сделок. Это стандартизация условий договора. Речь идет о стандартизации не столько юридических, сколько коммерческих условий. Это необходимо для корректного сравнения стоимости услуг различных подрядчиков и цен в разных регионах. Приведу упрощенный пример. Невозможно сравнить цены, на трубы, если в одном регионе их стоимость мы анализируем  исходя из расчета за тонны, а в других из расчета за километры. 

Такая ситуация сложилась практически во всех секторах. Мы поручили секторным группам и юридической службе провести работу по стандартизации модели ценообразования. Когда мы предлагаем сделать оферты и приглашаем подрядчиков к участию в тендере, мы должны задавать им четко сформулированную единую модель, которую контрагенты будут соблюдать в своих договорах. В этом году мы планируем стандартизировать договоры в значительной части секторов. Это существенно облегчит ценовой анализ.

 

ПРОДУКТИВНЫЙ ДИАЛОГ

 

- Назовите проблемные зоны, деятельность которых требует повышения прозрачности? 

- Мы ведем непрерывный анализ эффективности наших процедур. Когда по результатам проверок или обращений со стороны подрядчиков мы видим, что у нас есть «серые зоны», мы стремимся их устранить. 

Одной из таких «серых зон» является предквалификация контрагентов. Подрядчики, с которыми работает ТНК-ВР, неоднократно выражали сомнения в эффективности этой процедуры. Контрагенты вынуждены проходить предквалификацию помногу раз в разных дочерних обществах Компании. Это, безусловно, неэффективно, но хуже того – результаты предквалификации одного и того же контрагента на разных дочерних предприятиях могут существенно отличаться друг от друга. В такой атмосфере возможна определенная манипуляция с результатами предквалификации, которая может лишить контрагентов, способных сделать интересное предложение Компании, права участвовать в тендере, а мы, в свою очередь, даже не сможем определить, какую выгоду упустили.

 

- Что необходимо сделать, чтобы исправить ситуацию? 

- Исправить эту ситуацию поможет ряд принимаемых мер. В первую очередь, необходимо обеспечить единообразие результатов предквалификации по всей Компании. Если контрагент прошел эту процедуру в одном дочернем обществе ТНК-ВР, то он должен автоматически квалифицироваться на тот же тип работ и в другой «дочке». По крайне мере, если не существует специфических региональных условий. 

До последнего времени контрагент мог легко потерять свой статус, в том числе по формальному поводу. Теперь для этого необходимы очень веские причины. Мы будем вести централизованные списки  контрагентов, которые будут квалифицироваться в регионах, но информация об этом будет поступать в общую базу. Если дочернее предприятие или руководитель выступает с инициативой исключить определенного контрагента из этого списка, то дисквалификация должна подтверждаться конкретными фактами. Окончательное решение будет выноситься на основе рекомендаций конфликтных комиссий в рамках создаваемых региональных советов по взаимодействию с контрагентами.

 

- С какими жалобами могут обратиться в конфликтную комиссию потенциальные и действующие контрагенты? 

- Со стороны подрядчиков к нам поступает достаточно интересная информация. Довольно много контрагентов жалуются и просят предоставить информацию: почему не победили в тендере, почему их не пригласили к участию в тендере, почему они не прошли предквалификацию или почему на них наложен параметр «стоп-информации». 

Эта «обратная связь» достаточно показательна, она демонстрирует, как к ТНК-ВР относятся в бизнес-сообществе. Уже сейчас очевидно, что работа в этом направлении улучшит имидж Компании. Следует заметить, что вопросы пока не носят характер упреков или жалоб. Однако значительно ощущается недостаток информации о внутренних процессах, происходящих в компании. Слет контрагентов и региональные советы эту проблему должны в будущем решить. Стоит отметить, что по итогам обращения одного из подрядчиков, чей вопрос рассматривался в рамках работы нашей группы, было принято решение о снятии с него параметра «стоп-информации».

 

- Один из проектов в рамках изменения отношений с контрагентами – проведение Слета поставщиков и подрядчиков ТНК-ВР. Какие цели и задачи поставлены перед этим мероприятием? 

- В рамках Слета мы проинформируем действующих и потенциальных контрагентов о произошедших изменениях и улучшениях в системе контрактования. Слет послужит надежной площадкой, на которой мы сможем установить более прозрачные и интерактивные отношения в области конрактования. Подрядчики смогут задавать любые вопросы по проблемам, которые их беспокоят. 

Предстоящий Слет контрагентов в сентябре станет первой встречей в подобном формате. Затем текущая работа будет происходить в рамках региональных советов, которые будут собираться на регулярной основе. Со стороны нашей Компании в эти советы войдут руководители от бизнеса, руководители служб снабжения, а также руководители филиалов и представительств ТНК-ВР. Кандидаты в советы со стороны подрядчиков будут определены на нашем сентябрьском Слете контрагентов.

Начать обсуждение


СеминарыВыставкиКонференции
UP-PRO в сетях