В последние годы в связи с ужесточением законодательства РФ в сфере закупок и введением в действие Единого положения о закупке (ЕПоЗ) в Государственной корпорации «Ростех» процесс закупки товаров, работ и услуг стал одним из ключевых в хозяйственной деятельности объединения. Необходимость неукоснительного выполнения требований законодательства и ЕПоЗ влечет за собой потребность в изменении всех сопутствующих процессов, в том числе и оптимизацию договорной работы.
Благодарим Пресс-службу АО «ОДК» за предоставление данного материала.
Автор: Альбина Гильданова, менеджер управления по развитию производственной системы ПАО «ОДК-УМПО».
Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством». 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
ПАО «ОДК-УМПО» для повышения конкурентоспособности преследует цели оптимизации расходов, сокращения потерь, внедрения передовых практик и развития корпоративной культуры производства. Для этого отдел организации закупочной деятельности (ООЗД) совместно с отделом систем автоматизированного проектирования, отделом по договорной работе, отделом финансового учета и управлением по развитию производственной системы в 2019 году разработали проект «Оптимизация процессов оформления закупочной и договорной документации», в рамках которого рассматривались процессы от формирования задания на закупку до подписания договора.
Целью проекта являлось обеспечение эффективного функционирования производства с помощью сокращения средней длительности цикла конкурентных закупок.
Задачами проекта выступили:
В рамках проекта рабочей группой был проведен причинно-следственный анализ увеличения длительности процесса закупки. С помощью диаграммы Исикавы удалось выявить основные причины проблемы. Как оказалось, на длительность процесса закупки влияли недостаточность знаний в области закупок, несовершенство СТП, дублирование информации в разных источниках и программах, отсутствие стандартизации процесса.
Анализ отклонений на закупку
Анализ отклонений заданий на закупку показал, что более 30 % заданий не были согласованы даже с третьего раза, и основными причинами несогласования являются нарушение требований ЕПоЗ.
В результате анализа бизнес-процесса проведения закупок специалистами были выявлены лишние его этапы, исключены нецелесообразные действия и проработана новая схема согласования документа. В новом алгоритме согласование документации осуществляется параллельно, в течение суток, что существенно сказывается на длительности процесса. При последовательном согласовании это занимало примерно 5 дней. Новая последовательность действий была стандартизирована. В дальнейшем этот процесс был автоматизирован посредством ИТ-системы, что позволило исключить дополнительные трудозатраты всех участников.
Оптимизация процесса согласования
Одним из мероприятий проекта было изменение последовательности процессов: от утверждения перечня закупок до подготовки к торгам, что позволило исключить подготовку ненужных документов.
В рамках проекта была разработана стандартная форма для автоматизированного заполнения шаблонов требуемой документации. Ранее приходилось оформлять вручную одну и ту же информацию несколько раз с последующей загрузкой документов в систему. Благодаря новой форме удалось исключить ошибки инициаторов при оформлении заданий на закупку и специалистов ООЗД при формировании документации о закупке. Также в СЭД введен реестр состояния задания на закупку/договоры в общем доступе для всех участников процесса, который позволил минимизировать переговоры по телефону и обеспечил прозрачность процесса.
Изменение последовательности процессов
В результате реализации проекта «Оптимизация процессов оформления закупочной и договорной документации» длительность процесса сократилась с 65 до 52 рабочих дней, что также привело и к сокращению использования бумаги инициаторами закупок на 77 пачек за полгода.
Данного эффекта позволили добиться следующие мероприятия:
В 2020 году продолжается дальнейшая оптимизация закупочного процесса в части ускорения оформления закупочной документации и договоров.
Средние показатели процесса
Ряд реализованных мероприятий уже позволил получить количественный и качественный эффект.
Результаты реализации проекта
В планах до конца года реализовать следующие мероприятия в СЭД.
Средняя планируемая длительность цикла конкурентных закупок должна составлять не более 45 рабочих дней. Это в свою очередь позволит обеспечить ритмичность закупок ТМЦ, оптимизировать размер закупаемых партий, обеспечить эффективное функционирование основного производства, снизить процент неосвоенного бюджета на 2,5–5 % и исключить риски штрафов за нарушения сроков опубликования информации о закупках в открытых источниках.
