Как мы пришли к победе в конкурсе «Предложений по улучшениям и проектов по реализации ПСР среди специалистов организации ГК «Росатома» 2013г.» в номинации «Лучший проект по оптимизации офисных процессов (дебюрократизация)».
Наше бюро МТСиС занимается материально-техническим снабжением и сбытом, подготовкой и проведением закупок. Загрузка высокая и очень тяжело успевать выполнять все поставленные задачи. В начале 2013г. руководством предприятия перед нашим подразделением была поставлена цель по снижению времени протекания процесса закупки ТМЦ, работ и услуг. Был, открыт проект по развитию ПСР в бюро под названием «Закупки». Создана рабочая группа в составе: начальник, три экономиста МТСиС, техник, кладовщик и экспедитор. Первоначально была определена цель: как можно больше сократить время с принятия заявок ГПЗ до подписания договоров. Первым делом мы решили проанализировать весь процесс и выявить потери, влияющие на время протекания процесса: составили схему организации производственного процесса закупки, где обозначили, сколько времени занимает каждый этап нашей работы. Сразу стало понятно, что слишком много времени тратится на составление заявок от подразделений и формирование сводной ГПЗ из-за таких проблем, как некорректное заполнение заявки (неверный код СУОД, неверная единица измерения, не заполнены обязательные поля). Первое решение проблемы стало очевидным: принимать заявки не только в бумажном, но и в электронном виде.
Провели обучение ответственных от подразделений по оформлению заявок по шаблону и уже в сентябре 2013 года при формировании ГПЗ, существенно сэкономили свое время. Но мы не остановились на этом этапе и стали решать более сложные проблемы такие как:
Были оперативно разработаны мероприятия по решению, вышеперечисленных проблем, и большая их часть была решена, что привело к сокращению сроков закупки на 20%.
Что еще нам помогло сократить время – это производственный анализ. Мы разработали общий сетевой план-график по выполнению ГПЗ предприятия, распечатали листы в формате А3 и склеили их между собой, листы разместили на стенах в помещении бюро МТСиС в доступном месте, разделили на зоны: по ТМЦ и отдельно по работам, услугам. Применили визуальное управление, где каждому этапу соответствует свой цвет (например, красный – договор исполнен, черный – закупка отменена и т.п.). В соответствии с этим облегчен поиск нужной информации по каждой закупочной процедуре, начиная с подачи заявки до полного исполнения договора. На основании этого графика руководители контролируют исполнение обязанностей своих подчиненных – ответственных за заключение и исполнение договоров, и правильно планируют свои работы на следующий год. А кроме того, Заказчики не отвлекают нас запросами по исполнению своих заявок, и мы можем больше времени уделять процедурам проведения закупки.
Когда узнали, что проводится конкурс «Предложений по улучшениям и проектов по реализации ПСР среди специалистов организаций ГК «Росатом», мы подготовили презентацию и доклад по нашему паспорту проекта. Подали заявку. Наш проект прошел успешно три этапа отбора и вышел на финальную черту, нас пригласили на отраслевой форум «Лидеры ПСР: передовой опыт» в Москву на защиту нашего проекта. На форум направили Ермишину Татьяну. Вот ее впечатления: «В первый же день проведения форума состоялся конкурс, во второй половине дня организовали защиту проектов, и нашу группу финалистов заслушали первой. В номинации «Лучший проект по оптимизации офисных процессов (дебюрократизация)» выступали четыре финалиста и у троих были представлены на защиту проекты, касающиеся процесса закупок. Было очень большое волнение перед защитой, но старалась держаться молодцом. В самом начале выступления я почувствовала, что члены конкурсной комиссии заинтересовались результатами нашей работы, и это добавило уверенности. На следующий день продолжилась работа форума, на котором выступали Лидеры ПСР, руководители подразделений и предприятий ГК «Росатом», докладывая о своих успехах в проектах и о проблемах. Было очень интересно послушать и узнать о проблемах коллег и какие решения для их устранения они предлагают. Выступил с сообщением по итогам 2013 года Сергей Александрович Обозов. Из его презентации было видно, что ПСР развивается по всей России, что многие предприятия заинтересованы в развитии производственных систем».
После подведения итогов, большой и приятной неожиданностью для нас стала наша победа в конкурсе. До последнего момента мы не были уверены в столь высокой оценке, так как у наших конкурентов были представлены достойные и интересные проекты. Для себя мы сделали вывод, что наш пример описания проблем и пути их решения с применением методов ПСР, интересен и важен для отрасли и может быть реализован на других предприятиях.
Может быть, кто-то еще не понимает преимуществ ПСР и важности проделанной нами работы по внедрению и развитию ПСР в нашем бюро, считает это бесполезной тратой времени. Но мы надеемся, что наше стремление улучшить качество собственной работы заразительно, что другие подразделения воодушевятся нашим результатом и в дальнейшем мы их увидим победителями в различных конкурсах по ПСР.
Авторы Веденкина Л.Н., Ермишина Т.А.
