Аудит поставщиков: как это работает

Одним из ключевых моментов в системе взаимоотношений «заказчик-поставщик» является оценка и выбор поставщика на основе данных, позволяющих оценить его способности поставлять продукцию, стабильно соответствующую согласованным требованиям, включая качество продукции, сроки и форму поставки, цену, наличие системы менеджмента качества поставщика и т. п.

Аудит поставщика проводится, чтобы удостовериться в том, что выпускаемая продукция соответствует установленным требованиям, а качество является стабильным.

Аудиты проводятся как у постоянных, так и у потенциальных поставщиков, в том числе перед заключением договора (контракта).

Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством»300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!

Аудиты могут проводиться:

  • на этапе выбора поставщика;
  • при появлении системных проблем.

Аудиту подлежит поставщик в случае:

  • роста количества рекламаций;
  • увеличения несоответствий, выявленных при входном/операционном контроле.

Проверка деятельности производителей поставляемых материалов и сырья осуществляется с их согласия и заключается в проведении оценки их производственной деятельности, способности надлежащего исполнения ими договорных обязательств перед предприятием либо возможности их надлежащего исполнения в случае установления с данными поставщиками договорных отношений.

Аудит поставщика проводится специальной комиссией – группой по аудиту. Состав комиссии формируется из специалистов предприятия, в которую входят представители отделов снабжения и логистики, контроля качества и работы с потребителями, технического отдела, производственных и прочих подразделений – в зависимости от текущих целей проверки.

Процесс аудита поставщика предполагает выполнение следующих основных этапов:

  1. Разработка Плана-графика аудитов на предстоящий календарный год. В данном документе с учетом предыдущих результатов проверок, текущего состояния процесса поставки и присвоенной балльной оценки по результатам взаимодействия устанавливаются предварительные сроки проведения аудитов предприятий-поставщиков.
  2. Предварительное уведомление поставщика о запланированной проверке. Данное оповещение осуществляется путем направления официального письма с просьбой подтвердить возможность проведения аудита. В письме с учетом текущих актуальных вопросов и проблемных направлений поставщику в форме Программы аудита также сообщаются область и критерии проверки, состав аудиторской комиссии.
  3. Непосредственное проведение аудита на месте. Старт проверки происходит с «порога» предприятия, а именно контрольно-пропускного пункта, на этапе чего оценивается контроль доступа и обеспечение надлежащих инструктажей по правилам нахождения на территории предприятия. Далее с представителями высшего руководства или административного состава осуществляется вводная беседа, в ходе которой озвучиваются основные цели проверки, определяется порядок и ответственные специалисты со стороны предприятия-поставщика. Также происходит обзор предпринятых действий по решениям и рекомендациям, определенным на предыдущих проверках поставщика. В случае аудита по оценке потенциального поставщика до представителей предприятия доводятся основные потребности и ожидаемые условия взаимодействия.
  4. Анализ полученных сведений. После завершения аудита комиссией в лице назначенного специалиста формируется отчет о полученных в результате проверки наблюдениях аудита и всех выявленных возможностях для улучшения. Согласованный со всеми представителями аудиторской комиссии письменный отчет с рекомендациями к совершенствованию процессов направляется предприятию-поставщику. В случае оценочного аудита потенциального поставщика со стороны аудиторской комиссии высшему руководству предоставляется заключение/рекомендация о целесообразности заключения соглашения с данным предприятием.

ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР: КАК ЭТО РАБОТАЕТ В ОК РУСАЛ

С целью управления рисками в области качества и технологий в цепочке поставок Компания осуществляет аттестацию своих поставщиков в соответствии с требованиями IATF 16949, применяя подход APQP (PPAP).

В Компании проводятся аудиты потенциальных, новых и действующих поставщиков. Поставщикам до начала проведения аттестационных испытаний и аудитов направляется Анкета поставщика.

В Анкете поставщика имеются вопросы применительно к охране окружающей среды, охране труда, охране здоровья и обеспечению промышленной безопасности, рассматривается наличие сертифици­рованных систем экологического менеджмента (ISO 14001), системы промышленной безопасности и здоровья (OHSAS18001 / ISO45001).

Аудиты проводятся на основании предварительного уведомления поставщика.

Поставщик предоставляет РУСАЛу доступ ко всем производственным переделам, складским и вспомогательным подразделениям, документам в области качества.

В случае выявления несоответствий, связанных с качеством поставляемой продукции, Поставщик также обязан обеспечить возможность проведения аудитов на предприятиях его субпоставщиков.

По окончании аудита РУСАЛ уведомляет поставщика о результатах аудита. Если необходимы какие-либо корректирующие действия, поставщик обязуется в оговоренный срок составить план мероприятий, обеспечить реализацию данного плана и мониторинг результативности выполнения мероприятий, а также уведомить Компанию о результатах выполнения корректирующих действий.

Если поставщик не полностью удовлетворяет требованиям РУСАЛа, то Компания готова оказать поддержку в развитии такой организации.

Результаты аудита оказывают стимулирующее воздействие на раз­витие поставщиков: Компания содействует в устранении выявленных недостатков и в оптимизации процессов, что помогает им пройти сер­тификацию своих систем управления и открывает новые перспективы.

В 2019 году контрольный перечень вопросов аудита был дополнен вопросами оценки устойчивого развития поставщиков. Кроме того, был внедрен процесс дистанционного аудита поставщиков, также включа­ющий вопросы о соблюдении принципов устойчивого развития.

В 2019 году было проведено 54 аудита поставщиков, в том числе 24 аудита поставщиков сырья и материалов для производства основ­ных продуктов.

Ежегодно по результатам работы за предыдущий год проводится Рейтинговая оценка действующих поставщиков, включающая в себя комплексную оценку поставщиков по пяти направлениям деятельности и 15 критериям. По итогам Рейтинговой оценки поставщиков катего­рию А (Надежный) получили 67% поставщиков, категорию В (Условно надежный) — 33% поставщиков.

Особой сферой взаимодействия с поставщиками услуг и работ является охрана труда и промышленная безопасность (ОТиПБ), требования к которым также учитываются при проведении оценки. Наличие рисков в этой области на предприятиях поставщиков Компания считает одним из критически важных факторов, влияющих на успешность сотрудниче­ства. Поэтому требования к соблюдению норм охраны труда и промыш­ленной безопасности закреплены в договорах об оказании услуг. Они аналогичны требованиям, предъявляемым к собственным предприяти­ям и сотрудникам РУСАЛа. В случае нарушения подрядными организа­циями условий договора к ним применяются штрафные санкции вплоть до его расторжения. Оценка подрядчиков производится по следующим основным критериям: квалификация, обеспеченность средствами индивидуальной защиты, владение навыками безопасного проведения работ. Компания проводит расследование всех происшествий. Учет травматизма среди работников подрядных организаций ведется на ос­новании требований корпоративного регламента по подготовке единой отчетности по охране труда, промышленной и пожарной безопасности.

Службы охраны труда и промышленной безопасности РУСАЛа оказыва­ют помощь поставщикам с целью повышения соответствия требовани­ям Компании. Для этого проводятся следующие мероприятия:

  • обучение по вопросам охраны труда, промышленной и пожарной безопасности и оказания первой медицинской помощи;
  • предварительные и периодические медицинские осмотры;
  • производственный контроль условий труда;
  • специальная оценка условий труда;
  • ремонтно-строительные работы (в части контроля соблюдения требований ОТиПБ);
  • транспортные перевозки;
  • разработка внутренних нормативных документов в области ПБ;
  • экспертизы промышленной безопасности;
  • поставка средств индивидуальной защиты и спецодежды, стирка и ремонт.

Кроме того, в 2019 году была расширена база альтернативных постав­щиков, исключено понятие «критических» поставщиков и запущен проект автоматизации цепочки поставок.

Дальнейшие планы:

  • внедрение автоматизированной системы оценки контрагентов;
  • развитие проекта оптимизации системы закупок;
  • внедрение процесса одобрения APQP с поставщиками с целью усовершенствования процесса аттестации.

источник: Отчет об устойчивом развитии за 2019 год, РУСАЛ

Начать обсуждение


СеминарыВыставкиКонференции
UP-PRO в сетях