Аудит поставщиков: как это работает
Одним из ключевых моментов в системе взаимоотношений «заказчик-поставщик» является оценка и выбор поставщика на основе данных, позволяющих оценить его способности поставлять продукцию, стабильно соответствующую согласованным требованиям, включая качество продукции, сроки и форму поставки, цену, наличие системы менеджмента качества поставщика и т. п.
Аудит поставщика проводится, чтобы удостовериться в том, что выпускаемая продукция соответствует установленным требованиям, а качество является стабильным.
Аудиты проводятся как у постоянных, так и у потенциальных поставщиков, в том числе перед заключением договора (контракта).
Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством». 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Аудиты могут проводиться:
- на этапе выбора поставщика;
- при появлении системных проблем.
Аудиту подлежит поставщик в случае:
- роста количества рекламаций;
- увеличения несоответствий, выявленных при входном/операционном контроле.
Проверка деятельности производителей поставляемых материалов и сырья осуществляется с их согласия и заключается в проведении оценки их производственной деятельности, способности надлежащего исполнения ими договорных обязательств перед предприятием либо возможности их надлежащего исполнения в случае установления с данными поставщиками договорных отношений.
Аудит поставщика проводится специальной комиссией – группой по аудиту. Состав комиссии формируется из специалистов предприятия, в которую входят представители отделов снабжения и логистики, контроля качества и работы с потребителями, технического отдела, производственных и прочих подразделений – в зависимости от текущих целей проверки.
Процесс аудита поставщика предполагает выполнение следующих основных этапов:
- Разработка Плана-графика аудитов на предстоящий календарный год. В данном документе с учетом предыдущих результатов проверок, текущего состояния процесса поставки и присвоенной балльной оценки по результатам взаимодействия устанавливаются предварительные сроки проведения аудитов предприятий-поставщиков.
- Предварительное уведомление поставщика о запланированной проверке. Данное оповещение осуществляется путем направления официального письма с просьбой подтвердить возможность проведения аудита. В письме с учетом текущих актуальных вопросов и проблемных направлений поставщику в форме Программы аудита также сообщаются область и критерии проверки, состав аудиторской комиссии.
- Непосредственное проведение аудита на месте. Старт проверки происходит с «порога» предприятия, а именно контрольно-пропускного пункта, на этапе чего оценивается контроль доступа и обеспечение надлежащих инструктажей по правилам нахождения на территории предприятия. Далее с представителями высшего руководства или административного состава осуществляется вводная беседа, в ходе которой озвучиваются основные цели проверки, определяется порядок и ответственные специалисты со стороны предприятия-поставщика. Также происходит обзор предпринятых действий по решениям и рекомендациям, определенным на предыдущих проверках поставщика. В случае аудита по оценке потенциального поставщика до представителей предприятия доводятся основные потребности и ожидаемые условия взаимодействия.
- Анализ полученных сведений. После завершения аудита комиссией в лице назначенного специалиста формируется отчет о полученных в результате проверки наблюдениях аудита и всех выявленных возможностях для улучшения. Согласованный со всеми представителями аудиторской комиссии письменный отчет с рекомендациями к совершенствованию процессов направляется предприятию-поставщику. В случае оценочного аудита потенциального поставщика со стороны аудиторской комиссии высшему руководству предоставляется заключение/рекомендация о целесообразности заключения соглашения с данным предприятием.
ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР: КАК ЭТО РАБОТАЕТ В ОК РУСАЛ
С целью управления рисками в области качества и технологий в цепочке поставок Компания осуществляет аттестацию своих поставщиков в соответствии с требованиями IATF 16949, применяя подход APQP (PPAP).
В Компании проводятся аудиты потенциальных, новых и действующих поставщиков. Поставщикам до начала проведения аттестационных испытаний и аудитов направляется Анкета поставщика.
В Анкете поставщика имеются вопросы применительно к охране окружающей среды, охране труда, охране здоровья и обеспечению промышленной безопасности, рассматривается наличие сертифицированных систем экологического менеджмента (ISO 14001), системы промышленной безопасности и здоровья (OHSAS18001 / ISO45001).
Аудиты проводятся на основании предварительного уведомления поставщика.
Поставщик предоставляет РУСАЛу доступ ко всем производственным переделам, складским и вспомогательным подразделениям, документам в области качества.
В случае выявления несоответствий, связанных с качеством поставляемой продукции, Поставщик также обязан обеспечить возможность проведения аудитов на предприятиях его субпоставщиков.
По окончании аудита РУСАЛ уведомляет поставщика о результатах аудита. Если необходимы какие-либо корректирующие действия, поставщик обязуется в оговоренный срок составить план мероприятий, обеспечить реализацию данного плана и мониторинг результативности выполнения мероприятий, а также уведомить Компанию о результатах выполнения корректирующих действий.
Если поставщик не полностью удовлетворяет требованиям РУСАЛа, то Компания готова оказать поддержку в развитии такой организации.
Результаты аудита оказывают стимулирующее воздействие на развитие поставщиков: Компания содействует в устранении выявленных недостатков и в оптимизации процессов, что помогает им пройти сертификацию своих систем управления и открывает новые перспективы.
В 2019 году контрольный перечень вопросов аудита был дополнен вопросами оценки устойчивого развития поставщиков. Кроме того, был внедрен процесс дистанционного аудита поставщиков, также включающий вопросы о соблюдении принципов устойчивого развития.
В 2019 году было проведено 54 аудита поставщиков, в том числе 24 аудита поставщиков сырья и материалов для производства основных продуктов.
Ежегодно по результатам работы за предыдущий год проводится Рейтинговая оценка действующих поставщиков, включающая в себя комплексную оценку поставщиков по пяти направлениям деятельности и 15 критериям. По итогам Рейтинговой оценки поставщиков категорию А (Надежный) получили 67% поставщиков, категорию В (Условно надежный) — 33% поставщиков.
Особой сферой взаимодействия с поставщиками услуг и работ является охрана труда и промышленная безопасность (ОТиПБ), требования к которым также учитываются при проведении оценки. Наличие рисков в этой области на предприятиях поставщиков Компания считает одним из критически важных факторов, влияющих на успешность сотрудничества. Поэтому требования к соблюдению норм охраны труда и промышленной безопасности закреплены в договорах об оказании услуг. Они аналогичны требованиям, предъявляемым к собственным предприятиям и сотрудникам РУСАЛа. В случае нарушения подрядными организациями условий договора к ним применяются штрафные санкции вплоть до его расторжения. Оценка подрядчиков производится по следующим основным критериям: квалификация, обеспеченность средствами индивидуальной защиты, владение навыками безопасного проведения работ. Компания проводит расследование всех происшествий. Учет травматизма среди работников подрядных организаций ведется на основании требований корпоративного регламента по подготовке единой отчетности по охране труда, промышленной и пожарной безопасности.
Службы охраны труда и промышленной безопасности РУСАЛа оказывают помощь поставщикам с целью повышения соответствия требованиям Компании. Для этого проводятся следующие мероприятия:
- обучение по вопросам охраны труда, промышленной и пожарной безопасности и оказания первой медицинской помощи;
- предварительные и периодические медицинские осмотры;
- производственный контроль условий труда;
- специальная оценка условий труда;
- ремонтно-строительные работы (в части контроля соблюдения требований ОТиПБ);
- транспортные перевозки;
- разработка внутренних нормативных документов в области ПБ;
- экспертизы промышленной безопасности;
- поставка средств индивидуальной защиты и спецодежды, стирка и ремонт.
Кроме того, в 2019 году была расширена база альтернативных поставщиков, исключено понятие «критических» поставщиков и запущен проект автоматизации цепочки поставок.
Дальнейшие планы:
- внедрение автоматизированной системы оценки контрагентов;
- развитие проекта оптимизации системы закупок;
- внедрение процесса одобрения APQP с поставщиками с целью усовершенствования процесса аттестации.
источник: Отчет об устойчивом развитии за 2019 год, РУСАЛ
- 11.12
- 02.07
- 02.03
- 20.01
- 23.12
