Политика ДТЭК по управлению закупками

Нормативный документ Группы ДТЭК.

1.  Декларация Политики по управлению закупками 

Миссия ДТЭК в области управления закупками:

Для непрерывного и успешного ведения бизнеса Группа ДТЭК (далее – Группа) стремится своевременно обеспечивать производство и инвестиционную деятельность качественным сырьем/топливом, материалами, оборудованием, работами и услугами по наименьшим ценам, поддерживая при этом оптимальный уровень складских запасов. 

Цели реализации Политики по управлению закупками

• реализовать единый подход к управлению закупками во всех предприятиях Группы
• планировать потребность в закупках в четком соответствии с планами производства
• открыто выбирать надежного поставщика/подрядчика, предлагающего лучшие условия
• обеспечить исполнение поставщиком/подрядчиком взятых на себя обязательств
• сформировать и поддерживать оптимальный размер запасов для бесперебойной работы предприятий Группы и выполнения производственных планов 

Принципы реализации Политики по управлению закупками

Для реализации Политики по управлению закупками Группа:

• поддерживает эффективный, прозрачный и автоматизированный механизм планирования потребности в закупках;
• установила и соблюдает экономически обоснованные нормы расхода сырья/топлива и материалов для точного планирования потребности;
• использует возможности консолидации потребностей предприятий Группы для снижения стоимости закупок;
• унифицирует используемые материалы и оборудование для сокращения запасов;
• развивает честную конкуренцию и расширяет круг потенциальных поставщиков/подрядчиков;
• использует по всем ключевым закупкам открытые формы выбора поставщиков/подрядчиков, не ограничивая число участников торгов;
• следует прозрачным процедурам выбора, которые обеспечивают наименьшую цену/стоимость закупки и высокую надежность поставщиков/подрядчиков;
• контролирует исполнение поставщиками/подрядчиками договорных обязательств, в том числе стоимости, сроков, количества, качества поставок и работ/услуг;
• определила и следует нормам запасов, достаточным для успешного выполнения планов, контролирует размер запасов;
• обеспечивает прозрачный учет и регулярную инвентаризацию запасов. 

Организация процессов управления закупками

1. Перечень процессов управления закупками

1.1. Планирование потребности в закупке – это процесс, включающий определение потребности на период в сырье/топливе, материалах, оборудовании, работах и услугах, которые будут использованы в производстве, сравнение с имеющимися запасами и формирование плана закупок/заявок на закупку.

1.2. Поиск и выбор поставщиков/подрядчиков – это процесс, включающий анализ рынка и проведение конкурентных процедур выбора поставщиков/подрядчиков, в результате которых определяются цена/стоимость поставки, работ/услуг и другие условия. 

1.3.  Управление поставками –  это процесс коммуникации, контроля исполнения, включая контроль сроков и приемку предмета закупки, учета и анализа нарушений обязательств поставщиком/подрядчиком, передачи информации для инициирования претензионно­исковой работы.

1.4.  Управление запасами – процесс, связанный с распределением и внутренней логистикой/ доставкой запасов сырья/топлива, материалов, оборудования и запасных частей до подразделений­потребителей, управлением складами и под держанием сохранности, функциональности и оптимального размера запасов. 

2.  Цели и требования организации процессов управления закупками 

2.1.  Процесс «Планирование потребности в закупке»

Цели

Группа стремится:

• планировать потребность в закупках в четком соответствии с планами производства, ремонтов и строительства (далее – производственный план), с учетом норматива запасов;
• оперативно реагировать на изменения в производственных планах для своевременного заказа / отмены заказа на закупку;
• эффективно управлять общей потребностью Группы, обеспечивая максимальную унификацию (при равных условиях производства) материалов и оборудования. 

Для достижения целей Группа обязуется следовать следующим принципам

2.1.1.  в Группе организована регулярная и своевременная процедура передачи информации о производственных планах и их изменениях сотрудникам, планирующим потребность в закупках.

2.1.2.  Предприятия Группы определили и соблюдают экономически обоснованные нормы расхода сырья/топлива, материалов, используемых в производстве, при техническом обслуживании оборудования, выполнении работ, периодичность замены запчастей при ремонтах оборудования.

2.1.3.  На предприятиях Группы внедрен эффективный, прозрачный и автоматизированный механизм планирования потребности в закупках с учетом наличия заявляемых материалов на складах.

2.1.4.  Организован централизованный контроль и соблюдается единая методология формирования планов закупок.

2.1.5. В Группе не допускается приобретение материалов, сырья, оборудования, работ и услуг, не вошедших в план закупок. Все внеплановые заявки должны быть авторизованы. Группа стремится минимизировать количество внеплановых закупок.

2.1.6.  Решение о закупке оборудования и капитальных работ принимается в строгом соответствии с требованиями инвестиционного планирования.

2.1.7.  Закупка услуг и некапитальных работ осуществляется на основании обоснованной потребности и в соответствии с установленными планами.

2.1.8. Группа утверждает единые классификаторы материалов и оборудования для максимальной стандартизации и унификации заявляемых материалов и оборудования. Организован контроль за включением в классификаторы новых групп материалов или оборудования.

2.1.9.  Для снижения стоимости закупки анализируется возможность консолидации потребности в закупке различных предприятий Группы, что является основанием проведения централизованных закупок.  

2.2. Процесс «Поиск и выбор поставщиков/подрядчиков»

Цели

Группа стремится выбрать надежного поставщика/подрядчика, который обеспечит выполнение оптимальных условий поставки, работ/услуг:

• необходимое качество / соответствие заявке / техническому заданию;
• наименьшую цену/стоимость;
• поставку/выполнение в требуемый срок.

Для достижения целей Группа обязуется следовать следующим принципам

2.2.1. Группа поддерживает честную конкуренцию и расширение круга потенциальных поставщиков/ подрядчиков. Группа не приемлет любые формы дискриминации или нечестной конкуренции.

2.2.2. Ведется регулярный анализ рынка поставщиков/подрядчиков по всем доступным каналам поиска, по результатам которого формируется база данных о потенциальных поставщиках/ подрядчиках.

2.2.3. Группа использует прозрачные /документально подтвержденные и эффективные процедуры выбора поставщиков/подрядчиков. Сотрудники предприятий Группы применяют утвержденные и понятные всем сторонам критерии выбора.

2.2.4. Условия расчетов определяются в соответствии с требованиями, установленными к оборотному капиталу Группы.

2.2.5. Предприятия Группы для ключевых/крупных закупок используют только открытые формы выбора, предусматривающие не ограниченное количество участников.

2.2.6. В Группе обеспечено информирование наиболее широкого круга поставщиков/подрядчиков об актуальных потребностях в закупке.

2.2.7. Группа управляет рисками концентрации, стремясь сократить зависимость от одного поставщика/ подрядчика.

2.2.8. Группа при прочих равных условиях считает приоритетным сотрудничество с производителями и сертифицированными дилерами.

2.2.9. Выбор поставщиков/подрядчиков начинается после получения утвержденного технического задания / заявки, отражающих четкие требования к назначению, функциональности и качеству предмета закупки. Выбор производится в полном соответствии с техническим заданием /заявкой.

2.2.10. Все потенциальные поставщики/подрядчики проходят процедуры проверки рисков, включая комплаенс, юридические, финансовые, технические аспекты, вопросы имиджа и безопасности.

2.2.11. Организован контроль конфликта интересов сотрудников, осуществляющих закупки, то есть ситуации, когда личные интересы сотрудника могут повлиять на объективность в принятии  решения.

2.2.12. Группа препятствует использованию коррупционных инструментов/взяток как сотрудниками, так и поставщиками/подрядчиками.

2.2.13. Группа стремится к сокращению сроков поставки, но без ущерба эффективности и прозрачности процедуры поиска и выбора.

2.3. Процесс «Управление поставками»

Цели

Группа стремится обеспечить исполнение поставщиком/ подрядчиком взятых на себя обязательств:

• по стоимости;
• по срокам;
• по количеству;
• по качеству предмета закупки.

Для достижения целей Группа обязуется следовать следующим принципам

2.3.1. Сотрудники предприятий Группы ведут регулярный промежуточный контроль исполнения поставщиками/подрядчиками их договорных обязательств.

2.3.2. В Группе организован учет всех нарушений договорных обязательств поставщиками /подрядчиками. Данная информация используется как при оплате поставщику /подрядчику, так и в процессе выбора в будущем.

2.3.3. Группа устанавливает четкие критерии для определения нарушений обязательств, при которых необходимо ведение претензионной работы и/или отказ от работы с поставщиком/ подрядчиком. Сотрудники руководствуются данными критериями при инициировании претензии / разрыве отношений.

2.3.4. В Группе ведется и анализируется отчетность по исполнению планов закупок/заявок.

2.3.5. Определен порядок действий по выполнению планов закупок в случае нарушения выбранным поставщиком/подрядчиком своих обязательств.

2.3.6. Выполняется контроль соответствия стоимости поставки /цены предмета закупки условиям договора.

2.3.7. В Группе организована приемка каждого предмета закупки по количеству и качеству в строгом соответствии с условиями договора, планом закупок и техническим заданием/ заявкой.

2.3.8. Определены и исполняются процедуры по возврату/замене некачественных материалов, оборудования, доработке / повторному выполнению работ/услуг за счет средств поставщика/ подрядчика.

2.4. Процесс «Управление запасами»

Цели

Группа стремится обеспечить достаточный объем запасов для беспрерывной деятельности и выполнения производственных планов с учетом:

• оптимизации уровня запасов;
• сокращения времени на доставку со склада;
• сохранности самих запасов и их функциональности.

Для достижения целей Группа обязуется следовать следующим принципам

2.4.1. Группа стремится держать на складах в достаточном количестве только необходимые для производства, обслуживания и ремонта запасы материалов и запасных частей. В предприятиях Группы установлены нормативы запасов пономенклатурно, в том числе определены размеры страхового/аварийного и текущего запасов.

2.4.2. Группа контролирует размер запасов и планирует их закупку в следующих периодах с учетом фактического наличия и норматива.

2.4.3. Группа контролирует оборачиваемость запасов. В предприятиях Группы установлены процедуры выявления, управления и реализации неликвидных запасов.

2.4.4.  Группа стремится сократить время, необходимое для доставки запасов со склада к месту потребления. Предприятия Группы имеют такую структуру складского хозяйства, которая позволяет сбалансировать скорость доставки с затратами на содержание.

2.4.5.  В предприятиях Группы обеспечены необходимые условия хранения запасов.

2.4.6. Группа ведет достоверный оперативный учет запасов. Каждое физическое перемещение запасов или изменение их полезных свойств фиксируется. Складской учет на предприятиях Группы автоматизирован.

2.4.7.  Каждая единица запасов закреплена за одним материально ответственным лицом. Со всеми такими лицами заключены соответствующие договоры.

2.4.8. Проводится регулярная инвентаризация запасов для подтверждения их наличия и оценки их состояния.