В марте 2020 года КАО «Азот» перешло на систему электронных нарядов-допусков, но, несмотря на это, из-за законодательных ограничений, оформление каждого документа всё равно требовало личной подписи работника за целевой инструктаж и фиксации на бумаге. Подготовка, печать, сканирование документов — всё это отнимало драгоценное время сотрудников. Сегодня мы переходим к новому этапу автоматизации и упрощения процесса — введению на предприятии простой электронной подписи (ПЭП). Об особенностях внедрения ПЭП на «Азоте» мы побеседовали с Иваном Медведевым, руководителем проектов отдела сопровождения и развития информационных систем управления информатизации и связи.
Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством». 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
— Почему на «Азоте» возникла необходимость введения простой электронной подписи (ПЭП)?
— Ежедневно каждый раз перед выполнением определённого вида работ повышенной опасности тысячи наших работников проходят целевой инструктаж, после ознакомления с которым ставят собственноручную подпись, тем самым подтверждая, что будут соблюдать все меры безопасности. Несмотря на то что сам наряд-допуск создаётся и согласуется в электронном виде, перед началом работ для сбора подписей мастеру всё равно требовалось его распечатать на бумаге, затем занести этот документ обратно в систему посредством сканера или планшета. Основная проблема заключалась в потери времени на сам процесс распечатывания и последующее сканирование. Не везде, где проводятся работы на территории предприятия, есть данная техника. Мы подсчитали, что в среднем по предприятию этот процесс занимает 14 минут. Если учитывать, что с момента введения электронного документооборота в марте 2020 года в системе нарядов-допусков было подписано более 11 тысяч документов, то можно сделать вывод, что более 2,5 тысячи часов мы потеряли только за это время.
— Подтверждена ли законодательством возможность использования простой электронной подписи?
— На протяжении более 2 лет службой по промышленной и экологической безопасности совместно с УИС и другими подразделениями на КАО «Азот» велась работа по организации электронных инструктажей. И уже в 2020 году, после внедрения проекта ИСУ ПБ и ОТ и его блока «Наряды-допуски», с Сибирским управлением Ростехнадзора было согласовано проведение целевых инструктажей в электронном виде. Получив поддержку Сибирского управления Ростехнадзора, в мае 2020-го «Азот» направил письмо в центральный аппарат Ростехнадзора с просьбой разрешить оформление целевых инструктажей в электронном виде согласно ФНиП No 485 и ФЗ No 63. На что был получен положительный ответ — подтверждение необходимости проведения целевых инструктажей в электронном виде, так как целевой инструктаж является неотъемлемой частью наряда- допуска.
После получения данного ответа уже в июне 2020 года на «Азоте» было разработано положение по работе с электронными подписями, где прописано, как создавать простую электронную подпись, также появилась отдельная инструкция по работе с системой ИСУ ПБ и ОТ и как там подписывать документы. Кроме того, с каждым работником будет заключено дополнительное соглашение к трудовому договору о том, что работодатель и работник договорились использовать простую электронную подпись, которая полностью заменяет собственноручную в соответствии с ФЗ No 63. Дополнительные соглашения начнём подписывать со 2 июля.
— Что такое простая электронная подпись? Почему было решено сегодня реализовать именно этот тип электронных подписей?
— Согласно п. 2 ст. 5 Федерального закона No 63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи», простая электронная подпись представляет собой комбинацию из логина, пароля и кодов и подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом. По сути, простая электронная подпись представляет из себя пару — логин и пароль (когда мы входим в Windows, мы тоже вводим ПЭП). Изначально мы понимали, что у наших работников нет учётной записи, так как не на всех рабочих местах требуются компьютеры. Мы стали думать, как это можно реализовать. У нас есть корпоративное приложение iДействуй, которое можно открыть как на компьютере/планшете, так и на телефоне/смартфоне, а войти в него может каждый работник посредством номера мобильного телефона. Было решено сделать так, чтобы в этом приложении сотрудник мог придумать себе уникальный пароль, который знает только он и который станет той самой простой электронной подписью.
Получается, что у нас есть информация: табельный номер — это уникальные данные, которые имеются у каждого сотрудника, и пароль, который придумывает сам сотрудник и знает только он.
Сейчас мы впервые будем использовать ПЭП в электронных нарядах-допусках, но в дальнейшем этот уникальный пароль можно будет использовать в любых наших электронных внутренних сервисах (кадровые документы, журналы ознакомления, инструктажи и т. д.). Но только в тех случаях, где это не противоречит действующему законодательству.
— Расскажите о самом процессе подписания целевого инструктажа? Как это будет происходить на практике?
— До конца июня мы планируем протестировать весь функционал в системе нарядов-допусков, чтобы с июля уже полностью запустить его в эксплуатацию. Перед началом работ мастер должен будет создать электронный наряд-допуск, в котором укажет сотрудников, ответственных за данные работы. После ознакомления с инструктажем работнику останется лишь ввести свой уникальный четырёхзначный код напротив своей фамилии на компьютере или планшете мастера. В самом наряде-допуске будет звучать формулировка о том, что сотрудник прошёл целевой инструктаж и обязуется выполнять все меры безопасности, указанные в нём. После того как работник наберёт пароль, нажмёт кнопку «Подписать», система обратится к серверу, проверит пароль на правильность, и, если он соответствует, подпись будет поставлена.
Если раньше руководители перед допуском проверяли приложенный скан, чтобы убедиться, что все работники подписали целевой инструктаж, то теперь в наряде-допуске будет отдельная вкладка со списком работников, которые поставили свою электронную подпись. Любые пользователи системы тоже будут видеть, что работники подписали документ. Нельзя будет приступить к работе, если кто-то из членов бригады не поставил свою подпись.
— Реализован ли такой подход к оформлению и подписанию документов на других предприятиях?
— Мы одни из первых, кто реализовали такой подход в работе с нарядами-допусками и целевыми инструктажами, поэтому являемся первопроходцами и можем получить дополнительное преимущество, делая наши процессы более эффективными.
— Что делать, если забыл четырёхзначный пароль или возникли какие-либо технические проблемы?
— С любыми техническими проблемами, связанными с корпоративным приложением iДействуй, в котором сотрудник должен создать свою простую электронную подпись, можно обратиться в УИС.
Если работник забыл свой пароль, его можно восстановить посредством своего телефона, номер которого он подавал в отдел по работе с персоналом. Кроме того, у работника остаётся возможность поменять свою простую электронную подпись.
Татьяна Чечурова, Алина Соколова
