Силовые машины: Есть ли жизнь после… САП?

С 1 января в компании начнётся последний этап внедрения системы САП – промышленная эксплуатация. О том, как проходила реализация проекта, какие задачи поставлены на следующий год и что даст переход на новую систему, рассказывает директор по информационным технологиям «Силовых машин» руководитель проекта САП Александр ЯНКОВСКИЙ.

10 января 2011
Корпоративная газета «Силовые машины», 2010г. http://www.power-m.ru

– Александр Георгиевич, с чего начинался проект «Внедрение решений САП»? 

– В ходе формирования стратегии развития «Силовых машин» руководство компании приняло решение о необходимости улучшения бизнес-процессов. В качестве инструмента для выполнения задачи было выбрано программное обеспечение компании САП – мирового лидера в этой области. В процессе проработки вопроса мы остановились на широкой функциональной системе, охватывающей деятельность компании от производства, сбыта, закупок до экономических аспектов (бухгалтерская и управленческая отчётность, бюджетирование и так далее). В мае 2009 года был подписан контракт с ООО САП СНГ, сформирована проектная команда, и в «Силовых машинах» стартовал проект «Внедрение решений САП». 

С первых же дней проекту уделялось особое внимание. Был создан управляющий комитет из функциональных директоров по тем направлениям, которые вошли в проект. Комитет возглавил генеральный директор «Силовых машин» Игорь Юрьевич Костин. Еженедельно проводятся совещания, начиная со стадии подготовки и концептуального проектирования. Непосредственно выполнением работ по проекту занимаются рабочие группы по направлениям. 

Проектная команда сформирована в основном из опытных сотрудников нашей компании, пришедших из подразделений, в которых предполагалось внедрение системы. Большинство работает со 100-процентной занятостью, часть занята на 50%. «Стопроцентники» полностью погружены в проект: они документируют настройки, которые делают в системе консультанты САП, обучаются сами и проводят подготовку конечных пользователей, тестируют работу системы, готовят исходные данные и решают множество организационных вопросов. У нас довольно большая команда – около 80 человек постоянно участвуют в работе, не считая тех, кто привлекается как ключевые или конечные пользователи. Полный охват людей, которые на данный момент постоянно работают в системе САП, достигает 1500 человек. 

– В конце 2010 года завершился этап опытной эксплуатации САП. Как он прошёл? 

– Это один из важнейших этапов проекта, состоящего из четырёх фаз: «Концептуальное проектирование», «Реализация и тестирование», «Подготовка к переходу в эксплуатацию», «Промышленная эксплуатация и поддержка». Этап опытной эксплуатации включён в фазу «Подготовка к переходу в эксплуатацию». Это этап, когда система практически настроена и готова к работе. Мы установили её сотрудникам, которые будут в дальнейшем ею пользоваться. В ограниченный интервал времени (в течение октября) мы отрабатывали все действия в САП параллельно с работой в существующих на филиалах системах. Понятно, что пока идёт отработка процессов, информация вводится с ошибками и некоторым запаздыванием, но к 10 декабря все операции в САП были завершены и закрыт так называемый бухгалтерский период. Сейчас мы занимаемся анализом полученных данных, ищем ошибки и причины их возникновения. Такой анализ даёт возможность определить, есть ли недоработки в системе или в подготовке исходных данных, также, возможно, есть недочёты и в обучении сотрудников. 

Теперь наша цель – внести до конца 2010 года соответствующие изменения в систему и полностью подготовить её к полноценной работе. 

Параллельно с опытной эксплуатацией с 1 декабря мы начали готовиться к переходу в промышленную эксплуатацию. С 1 января некоторые сотрудники «Силовых машин» уже начнут работать только в новом САП, все старые системы будут отключены. Это сложный процесс, необходимо окончательно подготовить все данные за текущий год, преобразовать их из старых систем в новую, проверить, все ли рабочие места подготовлены, у всех ли есть инструкции, и скоординировать работу соответствующих служб. 

– Выходит, уже с 1 января некоторые сотрудники нашей компании начнут работать в новой системе в режиме «он-лайн»? 

– Да, и первой на САП перейдёт дирекция по закупкам. Также начнут работать с данными в новой системе финансовые службы. В январе нам необходимо отключить старые системы, закрыть к ним доступ и полностью перейти на выполнение всех функций в новом САП. На какое-то время – для подстраховки – данные в старых системах будут поддерживаться в актуальном состоянии, но все движения и первичные документы будут полностью обрабатываться в новой системе. Дело в том, что САП не сможет работать в «он-лайне», пока в него не введены данные за предшествующий период хотя бы в укрупнённом виде, которые придётся брать из прежних систем. Сразу за один день полностью перейти на САП, конечно, не получится, на это уйдёт время, поэтому нужно будет нагонять возможные отставания. 

Мы запланировали, что после завершения первого квартала будущего года мы получим квартальную отчётность компании из САП в установленные руководством сроки. Тогда же будет принято решение о том, хорошо ли отработал подрядчик (контракт с компанией САП СНГ заканчивается 15 апреля 2011 года). 

– На переходный период будет организована какая-либо служба поддержки пользователей САП? 

– Безусловно, до конца 2011 года поддерживать службы продолжит рабочая группа. Наверняка будут возникать вопросы, особенно в период адаптации, освоения новых функций. С 1 января будет организована «горячая линия» поддержки с многоканальным телефоном. Каждый работающий с системой сможет позвонить или отправить вопрос по электронной почте. Ведь при внедрении новой системы самое главное – обеспечить непрерывную деятельность «Силовых машин», поэтому ничто не должно мешать сотрудникам исполнять свои обязанности. 

– Какие организационные изменения в структуре компании повлечёт за собой реализуемый проект? 

– В ходе работы над внедрением САП помимо масштабной оптимизации на уровне шагов бизнес-процессов была проведена реструктуризация оргструктуры «Силовых машин». Основные функциональные направления деятельности компании (закупки, производство, инвестиции и так далее) были централизованы в рамках единых центров ответственности. Таким образом, было решено настроить в новой системе одну балансовую единицу – ОАО «Силовые машины» – вместо четырёх: головной офис, ЛМЗ, ЗТЛ и «Электросила». Это позволит объединить функциональные службы филиалов в дирекциях по направлениям и уйти от дублирования функций в головном офисе и на каждом филиале в отдельности, перейти на работу в одном информационном поле. В связи с этим решено ликвидировать филиалы с 1 января. При этом изменения коснутся только организационной структуры управления и функционирования бизнес-процессов. Исторические названия заводов – ЛМЗ и «Электросила» – официальные бренды, известные во всём мире, конечно же, будут сохранены. 

– САП коснётся только предприятий в Петербурге или будет внедряться и на других площадках? 

– С начала будущего года подобный проект будет инициирован на КТЗ, окончание планируется на конец 2011 года. Внедрение решений САП на Калужском заводе позволит нам более оперативно получать данные, упростит их анализ и даст возможность калужанам использовать те лучшие процессы, которые мы настроили в системе САП на «Силовых машинах» в Петербурге. Сроки выполнения проекта более сжаты, но не думаю, что задача внедрения САП на КТЗ будет проще. Внедрение – процесс сложный, и основные трудности заключаются в подготовке данных, изменении бизнес-процессов и обучении персонала. Дело в том, что с системой САП так или иначе были знакомы все петербургские филиалы, многие представляли, что это такое, понимали принципы функционирования системы и умели в ней работать. Некоторые массивы исходных данных в нашей компании уже были качественно подготовлены, например, в области персонала (отмечу, что это направление наиболее успешно реализовало проект в своей области). 

На КТЗ же нет ни опыта работы с САП, ни подготовленных базовых данных в требуемом системой формате. Так что, с одной стороны, мы передадим КТЗ уже настроенные у нас бизнес-процессы, но с другой – отсутствие основных данных и опыта работы с подобными системами может значительно затруднить внедрение. 

– Александр Георгиевич, давайте подытожим, что даст «Силовым машинам» работа в системе САП. 

– Прежде всего улучшение и оптимизацию бизнес-процессов. Что это означает? Повышение прозрачности бизнеса за счёт получения более точной, своевременной и достоверной информации, необходимой для функционирования всех служб и принятия оперативных и обоснованных управленческих решений. Соответственно, повысится качество планирования, точность сроков выполнения заказов, оптимизируются затраты. 

Уже на этапе опытной эксплуатации системы выявилось, что существующие в «Силовых машинах» схемы не всегда оптимальны и не позволяют вовремя определять некоторые проблемы. При подготовке данных для загрузки в САП эти трудности стали отчётливо видны. В САП прописываются схемы распределения затрат, планирования, сравнения плана с фактом. Если раньше мы рассчитывали места возникновения затрат с точностью до участка, то с внедрением новой системы будем рассчитывать с точностью до станка. Этот наглядный пример позволяет понять, насколько детальнее будет собираться и обрабатываться информация, насколько она станет точнее. Но, с другой стороны, всё это накладывает большие требования на достоверность исходных данных, потому что при такой степени детализации любое искажение конструкторской, технологической или любой другой плановой документации приведёт к ошибкам. 

Система ориентирована на среднее звено и исполнителей, она будет служить удобным инструментом для сотрудников и единым источником информации для всей компании. Если говорить о сбытовом блоке, то любой менеджер сможет увидеть необходимую информацию о ходе исполнения проекта в «он-лайне». Мастер в каждом цехе будет видеть в САП планы производства и техпроцессы, а также подтверждать выполнение операций. В дальнейшем к работе в САП, возможно, будут привлечены и рабочие, всё зависит от того, насколько быстро пойдёт процесс обучения и развёртывания системы. 

С начала 2011 года непосредственно иметь рабочее место в системе САП будут около 2 тысяч человек. После первого квартала это число, скорее всего, увеличится, но говорить о точных цифрах пока рано. 

Проект стартовал в мае 2009 года, мы потратили на внедрение системы более полутора лет. Сроки были напряжёнными, но мы понимаем, что растягивать проект было нельзя. Поэтому мы все знали, на что шли. Но трудности нарастают по мере приближения к финишу, и наиболее сложный этап нам ещё предстоит – это переход к промышленной эксплуатации. 

Сложность внедрения системы в нашей компании состоит ещё и в том, что «Силовые машины» производят уникальное оборудование, и при настройке на первый взгляд типовых процессов в системе необходимо учитывать множество нюансов. 

К заключительному этапу внедрения САП, который стартует 1 января, мы подходим со сдержанным оптимизмом. Опытная эксплуатация показала, что САП – реально работающая система, недостатки, несомненно, есть, они выявлены и устранимы. В целом осознание системы уже пришло, однако предстоит огромный объём работы по доведению системы и исходных данных до требуемого уровня.

Наталья Соловьева

Начать обсуждение


UP-PRO в сетях