ПАО «Транснефть» запустило в опытную эксплуатацию новую автоматизированную систему АСУ ЗАКУПКИ. Система позволит сократить объем бумажной работы и, как следствие, время, которое тратится на создание и согласование документов. А их электронное согласование в АСУ Закупки поможет существенно снизить количество командировок работников ОСТ в головную компанию.
Создание АСУ Закупки направлено на централизованную автоматизацию унифицированных бизнес-процессов формирования потребности, организации и проведения закупок в организациях системы «Транснефть» (ОСТ). Все участники этих процессов смогут получать в режиме реального времени актуальную информацию о состоянии и результатах проведения закупочных процедур в различных разрезах.
АСУ Закупки обеспечит автоматизированное взаимодействие с поставщиками.
Система позволит сократить объем бумажной работы и, как следствие, время, которое тратится на создание и согласование документов. А их электронное согласование в АСУ Закупки поможет существенно снизить количество командировок работников ОСТ в головную компанию.
В 2017 году, в рамках первой очереди эксплуатации, к АСУ планируется подключить 52 ОСТ – их потребность в закупках по всем направлениям деятельности в системе будет вестись централизованно. Это даст возможность повысить качество планирования, сократить бумажный документооборот и автоматически консолидировать отчетность, формируемую в ходе планирования потребности, организации и про- ведения закупочных процедур.
АСУ Закупки будет интегрирована в Тиражный комплекс IT-систем.
Системы Тиражного комплекса
В АСУ Закупки автоматизированы все основные процессы закупочной деятельности, которые ведутся централизованно и в отдельных ОСТ.
Для автоматизации процессов в системе предусмотрены взаимосвязанные логические блоки (подсистемы).
– АСУ Закупки включает в себя подсистемы, которые обеспечивают формирование и согласование потребности, организацию и проведение закупок, управление поставщиками, формирование аналитической отчетности, – рассказывает архитектор проекта, главный специалист ООО «Транснефть- Технологии» Сергей Еропкин. Подсистема формирования потребности дает возможность автоматизировать сбор и согласование потребности подразделений компании и ОСТ в закупках материально- технических ресурсов (МТР), работ и услуг.
Подсистема организации и проведения закупок автоматизирует процессы подготовки и проведения процедур закупки, анализ и оценку предложений участников закупки, а также формирование проектов договоров и контроль их заключения. Ее ввод в действие запланирован на январь 2017 года. Пока подсистема охватит только централизованные закупки, которые обеспечивает департамент организации и проведения торгов (ДО и ПТ) ПАО «Транснефть».
Подсистема управления поставщиками должна обеспечивать возможность самостоятельной регистрации поставщиков, автоматизировать процессы квалификации и оценки их деятельности.
С помощью подсистемы формирования аналитической отчетности готовятся аналитические отчетные формы с использованием множества критериев по всем процессам закупочной деятельности, определенные при создании АСУ Закупки. Используются аналитики и наборы критериев, необходимые каждому руководителю на своем уровне принятия решений.
Схема интеграции АСУ Закупки
В проекте АСУ Закупки было создано несколько решений, оптимизирующих бизнес-процессы.
– В частности, реализована функциональность «Балансировка нагрузки», – отмечает руководитель проекта от ООО «Транснефть-Технологии» Сергей Черноиванов. – Это уникальный инструмент, который автоматически рассчитывает плановые сроки и определяет ответственных за каждый этап проведения закупочной процедуры.
По словам Черноиванова, этот инструмент позволит руководителям структурных подразделений департамента сопровождения закупочной деятельности (ДСЗД) и ДО и ПТ в реальном времени отслеживать и регулировать текущую производственную нагрузку сотрудников для достижения оптимального результата.
– Руководитель будет видеть, насколько, в каком процессе, по каким лотам, задачам загружен каждый его сотрудник, – поясняет он.
Еще одна важная функция – так называемое автоматическое лотирование, то есть возможность автоматически формировать лоты на необходимый период, группируя позиции потребности в закупке по набору критериев.
Разработке функционала предшествовала большая методологическая работа. Специалисты ДО и ПТ и ДСЗД провели анализ регламентов по разным направлениям деятельности и сформировали единые правила автоматического отнесения номенклатуры по определенным признакам. При формировании правил учитывались сроки проведения необходимых процедур по определению поставщика, оформления договорных документов, изготовления продукции на предприятии, а также проведения приемо-сдаточных испытаний и доставки до грузополучателя.
Функциональный объем (автоматизируемые процессы)
Автоматическое лотирование поможет своевременно обеспечивать закупки в соответствии со сроками поставки МТР на объекты. А разработанный в АСУ Закупки инструментарий по согласованию лотов снизит производственную нагрузку на специалистов и руководителей, участвующих в этом процессе.
В рамках АСУ Закупки также разрабатывается «База данных цен». В ней будут храниться цены контрактов, технико-коммерческих предложений и прейскурантов участников закупочных процедур, а также начальная (максимальная) цена из лотов, согласованных управлением ценообразования департамента экономики.
Единая для компании централизованная «База данных цен» будет доступна по запросу всем ОСТ и подразделениям ПАО «Транснефть» при планировании их потребности и подготовке лотов. Благодаря этой базе станет возможным глобальный анализ цен в разных аналитических разрезах.
Специалистам АО «Гипротрубопровод» будет доступна информация о стоимости МТР по действующим контрактам. Работникам производственных подразделений – о стоимости МТР для планирования ремонтно-эксплуатационных нужд. Используя «Базу данных цен», сотрудники ДО и ПТ смогут в режиме реального времени анализировать цены по номенклатуре товаров и услуг, закупаемых как централизованно ПАО «Транснефть», так и децентрализовано ОСТ.
Одна из основных задач Тиражного комплекса – обеспечить интеграцию горизонтальных (между подразделениями ОСТ) и вертикальных (между ОСТ и ПАО «Транснефть») процессов управления по соответствующим функциональным направлениям. В составе Тиражного комплекса АСУ Закупки будет интегрирована с другими информационными системами.
Проекты плана закупки товарно-материальных ценностей, планов-графиков закупки работ и услуг, а также корректировки этих планов будут поступать в АСУ Закупки из Комплексной системы управления производственными активами (КСУА). Из АСУ Закупки в КСУА и Корпоративную информационную систему автоматизации финансово-хозяйственной деятельности (КИС ФХД) будет поступать информация о согласованных планах закупки, о договорах, заключенных по результатам проведения закупочных процедур, и спецификациях.
Корпоративная информационная система управления программами (КИС УП) и Модуль подготовки и хранения спецификаций АО «Гипротрубопровод» (МПХС) будут передавать в АСУ Закупки проектную потребность, плановые данные о сроках предоставления пообъектных заказных спецификаций (ПЗС), объемах освоения и финансирования объектов программ. АСУ Закупки будет обеспечивать эти системы информацией о фактическом согласовании ПЗС и дополнительных соглашений к этим спецификациям.
В системе электронного документооборота (СЭД) по результатам отражения в АСУ Закупки информации о проведении закупочных процедур будут автоматизированно формироваться проекты карточек договоров с предварительно заполненными реквизитами и размещаться сканированный образ договора, подписанного победителем торгов.
Пользователям АСУ Закупки будут доступны централизованные справочники Автоматизированной системы управления нормативно-справочной информацией (АСУ НСИ: Контрагенты, МТР, Виды работ/услуг, Объекты программ).
АСУ Закупки будет интегрирована с сайтом ПАО «Транснефть», системой электронного хранения документов (КИС ЭХД) и электронным архивом технической документации (КИС ЭАТД).
Логичная функциональная централизованная система создана и настроена. Уже прошли предварительные испытания двух основных блоков системы — «Формирование и согласование потребности» и «Организация и проведение торгов». В ходе этих испытаний специалисты ПАО «Транснефть» и ОСТ высказали предложения по оптимизации системы, в нее внесены необходимые изменения. Началась опытная эксплуатация АСУ Закупки.
– В первой волне опытной эксплуатации будут участвовать четыре транспортных ОСТ: «Транснефть – Урал», «Транснефть – Верхняя Волга», «Транснефть – Центральная Сибирь», «Черномортранснефть». Также будут участвовать «Гипротрубопровод» и «Транснефть Финанс». Специалисты этих предприятий уже прошли обучение работе в системе. Сотрудники ДО и ПТ, ДСЗД, управления ценообразованием департамента экономики также обучены, – рассказывает Сергей Черноиванов.
По его словам, опытная эксплуатация планируется в сентябре–декабре 2016 года. А с января 2017-го начнется ввод системы в постоянную эксплуатацию «в части формирования и согласования всей потребности в закупке и в части организации и проведения централизованной закупки, которую обеспечивает ДО и ПТ».
– Если в первом полугодии решение по организации и проведению торгов будут тиражированы в четырех транспортных ОСТ, то во втором полугодии разработанные решения будут тиражированы на остальные магистральные нефтепроводы, – сообщает куратор проекта от департамента информационных технологий ПАО «Транснефть» Сергей Строгов. – В 2018 году планируется тираж системы на все сервисные ОСТ. Таким образом, работники дочерних предприятий смогут использовать систему для проведения децентрализованной закупки.
Впрочем, отмечает Строгов, нужно быть готовыми к тому, что в переходный 2017 год неизбежно параллельное хождение и бумажных, и электронных документов. В полную силу электронное согласование документов заработает к концу будущего года.
У АСУ Закупки большой потенциал развития. Уже сегодня специалисты думают, например, о возможности реализации взаимодействия с Единой информационной системой (zakupki.gov.ru) для размещения в ней автоматически сформированного реестра заключенных договоров, с электронными торговыми площадками. В перспективе АСУ сможет автоматически формировать тексты договоров, заключаемых по итогам закупочных процедур, исполнять другие важные функции.
– В результате компания получит современный инструмент в области управления закупками, а также четкую, понятную и управляемую систему организации работ, – подводит итог директор департамента информационных технологий ПАО «Транснефть» Олег Капитулов.
Кристина Гутовец, Вячеслав Степовой
