В СИБУРе началась подготовка к внедрению электронной системы документооборота ECM (Enterprise Content Management systems − система управления корпоративной информацией) на платформе Documentum.
С документооборотом сталкиваются все – при ведении договорной работы, исполнении поручений или просто обмениваясь информацией с коллегами. О том, как система ECM упорядочит процесс обращения документов и как это повлияет на работу каждого, рассказывает директор по обеспечению деятельности органов управления Марина Медведева.
Как всегда, в разговоре об очередном организационном проекте встает вопрос: для чего понадобилось все это затевать?
Главная цель программы – создать единое информационное пространство компании, обеспечивающее управление всеми видами документов и обработку информации в различных форматах. В перспективе в единое пространство должны войти все профильные предприятия. Когда мы говорим о нашей системе ЕСМ, нужно понимать, что речь идет не просто о структурировании документов по признаку «распорядительные», «договорные», «финансовые», «проектные» и т.д. Мы говорим о системе управления любой информацией предприятия и компании в целом, в каком бы виде она ни была представлена. Это может быть и звук, и видео, и другие всевозможные форматы. Весь этот потенциал мы, как проектная команда, будем вводить в действие поэтапно, ориентируясь сначала на самые насущные потребности наших функциональных заказчиков в корпоративном центре и на предприятиях. В начале года в поездках по предприятиям мы постарались собрать, отразить в отчетах и затем согласовать с предприятиями их запросы и пожелания по работе системы ЕСМ.
Для чего мы начали все это делать? В корпоративном центре, к примеру, существуют три разрозненные системы, поддерживающие документооборот. Это «Оптима» – для договорных документов, НРД – для распорядительных и «Электронная библиотека» – как хранилище документов, создаваемых в первых двух системах. Каждая из них имеет свои особенности. Общий недостаток этих программ в том, что они сильно кастомизированы, то есть стандартные решения были существенно трансформированы в ходе их адаптации под конкретные нужды пользователей. Это сказывается на быстродействии систем, делает трудоемким и затратным их сопровождение. При этом результат многолетней кастомизации не в полной мере отвечает современным требованиям бизнеса. Ряд предприятий холдинга использует собственные разработки для автоматизации документооборота. На некоторых предприятиях сохранился бумажный документооборот.
Сегодня сохраняется потребность, актуальная для любой крупной компании, в создании единого хранилища информации и документации, являющегося фундаментом для развития системы управления знаниями. В текущей ситуации у всех пользователей есть свои папки, где хранятся проектные документы отдельно, инвестиционные отдельно и так далее. Даже если собрать все эти хранилища на одном рабочем столе, это не обеспечит пользователю оперативного доступа к необходимой информации и ее эффективной обработки. Наконец, нас не устраивает сама невозможность интеграции действующих в корпоративном центре и на предприятиях систем в условиях существующей «кусочной» автоматизации.
Допустим, у специалиста в личной папке хранится документ. Кому, кроме этого специалиста, он может понадобиться?
Если вы занимаетесь проектным управлением, капитальным строительством и у вас накоплен багаж знаний о соответствующих правилах и нормативах, то это должно быть в общей базе. Чтобы новые специалисты, которые берутся за аналогичную работу, могли черпать накопленные знания в едином хранилище компании. При этом единое хранилище позволяет производить обмен информацией. Если в корпоративном центре разработали нормативный документ в виде СТП, предприятия могут его брать и на его основе разрабатывать собственные регламенты. С другой стороны, корпоративный центр может заимствовать наиболее удачные разработки предприятий для использования в своей деятельности.
Так что нам предстоит привить людям привычку не накапливать у себя миллион сообщений и документов, а структурированно выкладывать их в общее пользование. Это скорее организационно-управленческая задача, чем задача IT. Мы не говорим о том, что хотим принудить всех складывать в единое хранилище даже то, что не имеет никакой ценности для компании. Но любая презентация, любой отчет, который работники создают в рамках своих линейных функций, являются собственностью компании, и это должно быть прописано в нормативных документах с одновременным построением системы, которая надежно поддерживает этот принцип.
Каким образом эта культура обращения с документами будет поддержана техническими условиями работы?
В ряде компаний сотрудники технически ничего не могут сохранить просто так, на локальный компьютер, даже если это личное письмо. Есть специальные так называемые «сетевые» папки, в которых сохраняется любой документ. В том числе можно создать папку для сохранения личных документов. В нашей системе документы, которые необходимо хранить в общем доступе, будут располагаться и сохраняться в четкой иерархии – в структуре папок, напоминающей дерево. Ряд СТП будут описывать порядок размещения и хранения информации в построенных деревьях. Пройдет обучение, будут выпущены пользовательские инструкции, пользователям в обязательном порядке будет обеспечена поддержка.
Существует еще один аспект: безопасность хранения данных и документов на локальных компьютерах пользователей сложно контролировать. В новой системе документы и данные не только будут находиться в едином хранилище, но и права доступа к ним будут разграничены на основании определенной ролевой модели. При этом данные будут защищены от потери. Если выходит из строя операционная система или винчестер на рабочем компьютере обычного пользователя, резервное копирование в большинстве случаев не осуществляется. У новой системы предполагается настройка резервного копирования, и будут приняты специальные меры для обеспечения целостности и безопасности данных, их своевременного восстановления после сбоя. К тому же в проекте – использование специальной компоненты обеспечения безопасности данных (IRM) для сохранения документов внутри периметра компании, то есть защиты их от несанкционированного копирования и пересылки.
По-видимому, к единой системе сохранения деловой документации роль новой системы не сводится. В чем еще ее полезные возможности?
В информационной системе будут реализованы сквозные бизнес-процессы обработки документов в электронном виде. Например, по договорным документам можно будет видеть весь процесс согласования договора, одобрения сделок, заключаемых предприятиями, со стороны корпоративного центра и так далее.
В системе будет прописан жизненный цикл документа – поэтапно, c определением сроков на каждый этап. Система будет контролировать этот цикл. Переход с одного этапа на другой будет возможен только по факту наступления определенного события. Исполнитель, получая уведомление о том, что к нему на обработку поступил документ, должен будет войти в систему и совершить предписанные действия в соответствии с этапом жизненного цикла и СТП, который регламентирует этот этап. Когда это действие в системе осуществляется, документ передвигается на следующий этап, то есть попадает к следующему исполнителю, и т.д.
При этом следы документов не теряются, как это происходит в бумажном документообороте, когда один и тот же приказ, бывает, приходится выпускать несколько раз, потому что его относят на согласование или на подпись, а он теряется в ворохе бумаг на столе. В новой системе такие проблемы будут исключены, это позволит сэкономить массу времени, которое тратится на отслеживание состояния, сбор разнообразной статистики и отчетности, а также на поиск документов.
То есть мы получим идеального контролера?
Для каждого этапа обработки документа в системе будут установлены сроки, так что если исполнитель вовремя не исполнил свои обязанности внутри системы, то есть запланированное на данном этапе событие не возникло, система будет направлять ему и всем заинтересованным лицам соответствующие уведомления-напоминания. Цикл документа можно будет отследить и ретроспективно, на основании отчетности, которую будут формировать подразделения-владельцы соответствующих процессов. В этой отчетности будет четко видно, на каком этапе были просрочены исполнения или же необходимые действия не были выполнены в полном объеме. На основании этой отчетности можно применять управленческие воздействия: менять процесс, если он объективно не исполним в должной мере, либо в служебном порядке, управленческими действиями побуждать исполнителя к более аккуратной работе.
Пользователь, помимо прав доступа к ресурсам системы, получит обязанности по выполнению определенных действий в системе. Например, регистрировать документы, отправлять их на согласование, обрабатывать замечания, которые пришли от других пользователей, возвращать документы, которые пришли не по назначению. Это во многом работа, аналогичная той, что сейчас ведется с использованием существующих разрозненных систем и электронной почты. После внедрения новой системы пользователи корпоративного центра и предприятий холдинга будут работать в едином информационном пространстве, руководствуясь едиными правилами и стандартами. Вся функциональность будет сфокусирована в одной системе, и пользователю не придется переключаться между несколькими программами: одна точка входа, один интерфейс, один логин и один пароль.
Система предлагает полезные функции даже в самых простых случаях. Например, при осуществлении рассылки всем сотрудникам предприятия в системе можно будет увидеть, кто ознакомился с информацией, а кто – нет, получить соответствующую статистику. Любое действие пользователя в системе находит свое отражение в системных журналах, которые при необходимости позволяют сформировать отчет и выяснить для себя ситуацию в любом контексте.
Это еще и возможность оценки работника?
Это источник справочных данных для его руководителя и, соответственно, возможность делать выводы на основании полученной информации. Если мы вспомним о системе внутренней оценки сотрудников, то часть КПЭ зависит от времени и объема обработанных документов. Чтобы оценить исполнение КПЭ, нужно просто получить эту информацию в системе, вместо того чтобы вести учет в Excel-таблицах либо своих частных записях. Оценка становится полностью объективной и аргументированной, в том числе и самооценка. Каждый сотрудник сможет посмотреть, в чем он отстал, где не успел, где срок согласования истекает, – система напомнит ему об этом, помогая лучше организовать свое рабочее время.
Получается, система не только следит и подгоняет, но еще и оказывает реальную помощь?
Посмотрим, как организуется помощь в работе на примере бухгалтера. Поступает запрос от ФНС, необходимо сформировать выборку финансовых первичных документов, связанных с конкретным договором: счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи. Всю эту связку можно будет ввести в поисковый запрос «Договор N, контрагент N, период времени» и указать типы документов. Будет сформирован их реестр с вложением нужных документов, чтобы пользователю не приходилось каждый раз заходить в отдельную папку и копировать себе, собирая необходимый комплект документов для последующего распечатывания или копирования на электронный носитель.
Заложено ли среди возможностей ECM взаимодействие с внешним миром?
Уже тот факт, что мы свое информационное пространство структурируем, упорядочиваем, организуем, делаем его единым для разных предприятий, позволит упорядочить наши взаимоотношения с контрагентами – как с бизнес-партнерами, так и с государственными органами. Все это работает и на рыночный имидж компании, давая дополнительные преференции в общении с потенциальными инвесторами: компания, у которой все выстроено прозрачно, а информация достоверна, может с большим основанием рассчитывать на прирост своей капитализации.
ECM не единственный проект по автоматизации управленческих функций. Предполагается ли увязка ECM, например, с ERP?
С точки зрения реализации бизнес-процессов это очень важная задача. Если ЕRP работает со структурированными данными, которые можно разложить по столбцам и строкам (такова, например, финансовая информация), то ЕСМ обеспечивает обработку неструктурированных данных. Это тексты договоров, приказов, скан-образы документов. В ERP-системе посредством электронных транзакций отражаются результаты хозяйственных операций, а в ECM-системе хранятся скан-образы документов, подтверждающих каждую электронную транзакцию. Эти системы дополняют друг друга, а вместе они практически полностью покрывают весь объем информации, который обрабатывается в компании. С существующими разрозненными системами документооборота подобная интеграция была бы немыслима. В настоящий момент в качестве переходного варианта предусмотрена интеграция с 1С – действующей учетной системой.
В целом я бы не сводила пользу внедрения ECM к структурированию документооборота в компании, хотя это, конечно, наша главная цель. Люди, имеющие развитые компетенции в таких системах, как ERP и ECM, могут увереннее чувствовать себя на рынке труда. Современный человек, работающий в крупной перспективной компании, должен иметь навыки работы в передовых информационных системах, которые предлагаются компанией не только для упрощения его работы, но и для поднятия общего уровня его развития. В 1992 году мы писали в резюме, что вообще умеем работать с компьютером. В 1995 году сообщали о навыках работы с Windows или Power Point. А сейчас хорошее резюме изобилует программами, в которых человек профессионально ориентируется. Это необходимый элемент капитализации человека на рынке труда, это развитие персонала. Не все непосредственно качают нефть и газ, а с документами так или иначе работает каждый.
Петр Юргенс
