Как известно, бережливое производство - это концепция управления производственным предприятием, основанная на постоянном стремлении к устранению потерь. Бережливое производство предполагает вовлечение в процесс оптимизации бизнеса каждого сотрудника. Каким образом можно быстро и эффективно внедрить концепцию бережливого производства с помощью современных инструментов?
Автор: Олег Аксенов, эксперт компании Фогсофт
Еще во времена советской России рационализаторский принцип бережливого производства «найди потерю и устрани ее» успешно применялся на крупнейших производственных предприятиях. И это неудивительно! Согласно мировой практике, результаты внедрения принципов и методов бережливого производства действительно впечатляют: производительность труда увеличивается на 35-70%, время производственного цикла сокращается на 25-90%, сокращение брака на 58-99%, качество продукции возрастает на 40%, происходит высвобождение площадей на 25-50% и так далее. Представьте, сколько это в деньгах!
Конечно, подобных показателей достигали и достигают не все, поскольку реорганизация процессов требует от предприятия значительных усилий.
Сегодня, когда большинство советских предприятий пришли в упадок, тема бережливого производства забыта. Хотя в современном управлении новые технологии позволяют взглянуть на бережливое производство иначе, значительно оптимизировав процессы производства. Тема рацпредложений (РП) на предприятиях либо заморожена на неопределенный срок, либо держится на пережитках прошлого опыта. Сотрудники по-прежнему подают свои рационализаторские идеи в виде толстых бумажных отчетов, которые зачастую остаются без должного внимания, либо слишком долго не воплощаются в жизнь, тем самым отбивая у сотрудников всякое желание вносить новые инициативы. Сотрудники не получают обратной связи от руководства и не видят смысла в рационализаторстве.
Я полагаю, что на некоторых предприятиях даже этот устаревший подход дает хоть какие-то положительные результаты. Но все же эти результаты не достаточно хорошо отвечают требованиям сегодняшнего высококонкурентного рынка. Наиболее инновационно-мыслящие российские компании выбрали другой путь организации рационализаторских процессов. Доступ к изменению любых процессов предприятий теперь получили все сотрудники, партнеры и даже клиенты, а не только ИТР в рамках производства. В более широком смысле эти процессы в их современной реинкарнации принято называть «Управление инновациями» или «Управление идеями».
По моему опыту разработки корпоративных систем, потребность в автоматизированном решении по управлению инновациями обычно возникает у крупных и средних производственных предприятий. Кроме того, это может стать эффективнейшим инструментом для наукоемких предприятий, где инновации играют значительную роль.
Представьте, огромный металлургический завод по выпуску высококачественных легированных сталей, который работает уже более 50 лет. Там трудятся несколько десятков тысяч сотрудников. Процессы по улучшению предприятия за счет идей сотрудников есть, но работают плохо: новых идей с реальным эффектом поступает мало, еще меньше реализуется, мотивации, похоже, также недостаточно. Под инновациями я подразумеваю не только какие-то глобальные идеи по модернизации предприятия или внедрение новых систем, но и небольшие идеи по улучшению различных процессов, которые помогают выпускать более качественную продукцию или оказывать более качественные услуги.
Между тем, конкуренция на рынке становится все более жесткой и в поисках способов оптимизации производственных процессов руководство предприятия решается на целенаправленное внедрение Управления инновациями. Но как эффективно организовать этот процесс сбора, оценки, реализации новаторских идей и выплаты вознаграждений сотрудникам, не задействовав при этом значительные ресурсы предприятия?
Чтобы читатель получил представление о том, как на практике эффективно организовать процесс внедрения инноваций и стимулировать сотрудников к участию в модернизации предприятия, рассмотрим пример из моего опыта - один из проектов, который мы реализовали для одной из крупных российских энергетических компаний.
Прежде чем начать работу по созданию автоматизированной системы, мы, совместно с консалтинговой компанией в области HR, провели предпроектное обследование с целью эффективного построения процессов управления инновациями. Будущая система полностью охватывает процессы подачи, оценки, обработки, защиты на экспертных советах и последующего внедрения предложенных идей. В ней может быть реализована специальная методология премирования, оценки и начисления баллов, обеспечивающая исключительную активность и мотивацию сотрудников и экспертов. Также система способна анализировать различные данные и распределять вознаграждения между участниками процесса. Назовем эту систему биржей инноваций.
Алгоритм работы данной системы включает несколько этапов. Сначала сотрудники компании вносят свои инновационные идеи в электронную систему, затем они оцениваются экспертами, отвечающими за фильтрацию всего потока идей. Как они это делают?
Каждой идее эксперты ставят баллы, и если общая оценка превышает определенную величину, то эта идея попадает на так называемую электронную биржу инноваций, где фактически выбираются те, что идут в последующую разработку. Но не все так просто!
Для участия в так называемом конкурсе на реализацию инновационных идей пользователи системы подают заявки. В свою очередь в зависимости от действий в системе каждому пользователю начисляется рейтинг: чем рейтинг больше – тем больше возможностей получить для реализации лучшие идеи.
Рейтинг – это, своего рода, нематериальная мотивация. Но если предложенная идея прошла определенные стадии, то система автоматически определяет размер вознаграждения для ее автора.
Надо сказать, что мало внедрить систему материальной и нематериальной мотивации, очень важно правильно ее сбалансировать. Разумеется, необходимо отдать предпочтение такой системе, баланс которой можно корректировать в процессе эксплуатации, в зависимости от актуальных предпочтений руководства предприятия.
Конечно, реализация идеи управления инновациями может иметь и другую форму. Мной был представлен вариант, успешно внедренный на одном из крупнейших предприятия страны.
Какой вариант подойдет вашему предприятию, вы сможете определить уже на втором шаге предложенного мною практического алгоритма построения автоматизированной системы управления инновациями.
Для начала, предприятию необходимо создать проектную команду, которая будет контролировать реализацию проекта будущей системы управления идеями. Желательно чтобы в нее вошел человек (а лучше несколько), способный стать драйвером, «двигателем» этого процесса, обладающего достаточными полномочиями принимать решения и делать так, чтобы эти решения выполнялись. Надо быть готовым к тому, что идеи оптимизации процессов не всегда моментально приживаются в трудовом коллективе, ибо чаще всего все новое воспринимается как что-то мешающее.
Помимо «генерирующего» в команду войдут так называемые «направляющие». По каждому из направлений, которые предприятие сочтет наиболее приоритетными для внедрения инноваций (оптимизация закупной деятельности или складского учета, сокращение производственных издержек и т.д.) следует выбрать ключевых экспертов. Необходимо учитывать, что и после внедрения они будут играть важную роль, давая экспертную оценку поступающих в систему идей: определять, имеет ли смысл дальше рассматривать конкретную идеи или отправить ее автору на доработку.
Предпроектное обследование – обязательный этап внедрения столь сложного программного комплекса, как биржа инноваций. Предприятие может провести его самостоятельно, когда в штате есть специалисты необходимой компетенции. И все же большинство привлекают к обследованию непосредственно разработчика их будущей автоматизированной системы. Кстати, важным критерием при выборе разработчика является опыт внедрения хотя бы одного подобного программного решения. Опыта нет – проанализируйте качество его предыдущих работ в других областях.
Если, как в нашей смоделированной ранее ситуации, у предприятия процессы работы с инновациями так или иначе выстроены, то первым делом встанет вопрос в том, как их оптимизировать. Возможно, потребуется провести реинжиринг, например, пересмотреть логику организации сбора, обработки и реализации подаваемых идей по улучшению предприятия. В любом случае, как любит выражаться наш директор департамента специальных проектов Сергей Юров, «бардак автоматизировать нельзя!». Поэтому все упорядочить-систематизировать также предстоит на данном этапе.
В итоге, в рамках обследования должны сформатироваться стратегические цели, задачи, которые предстоит решить будущей автоматизированной системе, и в идеале, готово техническое задание на разработку.
Техническое задание согласовано – приступаем к разработке. Обычно через месяц или два плодотворной работы разработчик готов предоставить проектной группе заказчика доступ к тестовой версии системы.
С этого момента команда экспертов становится активным участником творческого процесса разработки, тестируя внедряемое программное решение. Важно понимать, что хорошо налаженная обратная связь с предприятием на всех этапах разработки и внедрения – секрет успеха буквально любой автоматизированной системы. Как способ установления столь необходимой «обратной связи», в ряде случаев полезным может быть итерационный подход. Например, можно запустить тестовую версию системы не только для экспертной группы, но и в каком-нибудь из подразделений, и по факту реальной работы вносить соответствующие корректировки.
Временные рамки данного этапа, в зависимости от сложности проекта, в среднем могут составить около 6 месяцев. К этому, естественно, не забудьте прибавить время, потраченное на проведение обследования.
Наконец система внедрена, осталось лишь обучить всех ее будущих пользователей.
Понятно, что эта задача становится сложно выполнимой, если необходимо обучить 30 тысяч сотрудников. Тогда делаются обучающие видеоролики по работе с системой.
Как правило, никаких сложностей с эксплуатацией биржи инноваций у сотрудников любого уровня владения компьютером не возникает. Правда, хорошо спроектированная система должна учесть возможность того, что у сотрудника может не быть доступа к системе вообще (например, нет ПК и смартфона).
После внедрения, хороший разработчик, предоставит бесплатное гарантийное сопровождение на полгода или год. В его рамках будут делаться необходимые мелкие доработки, и производиться обновления системы.
Хотелось бы, конечно, чтобы успех приходил к нам по мановению волшебной палочки… Раз и готово. Внедрение системы управления инновациями может помочь созданию среды для непрерывного улучшения предприятия в целом, а также качества его продукции и услуг. Подчеркиваю, именно помочь. А это лишь толика того, что подразумевает философия бережливого производства для гарантированного успеха.
