Компанию делают конкурентоспособной не только мощности и технологии. Важно по максимуму использовать внутренние резервы эффективности. Большие надежды возлагаются на корпоративную ERP-систему, проект внедрения которой стартовал в СИБУре.
Дмитрий Серегин
Говоря об ERP, часто имеют в виду информационную систему, и только. Действительно, набор приложений, размещенных на единой ИТ-платформе, является необходимым условием внедрения ERP. Но Enterprise Resource Planning – это не просто ИТ-система. В более широком смысле ERP – это управленческая методология.
Система служит для выявления и планирования всех ресурсов компании, которые необходимы в производстве, обеспечении, закупках, продажах, финансах и так далее. Для каждого из этих бизнес-процессов вводится стандарт, в котором зафиксировано, кто, что, как и в какой очередности делает. Все стандарты связаны между собой таким образом, что пока в предшествующем процессе не выполнена вся заданная последовательность шагов, последующий процесс не начнется. Все данные находятся в общей базе, откуда они поставляются пользователю для обработки и получения on-line отчетов и сводных показателей.
Стандартизация и автоматизация снижают роль человеческого фактора. Встроенные в систему контрольные функции уменьшают вероятность ошибок. Заложенные в ERP принципы разграничения доступа к информации будут способствовать противодействию утечкам информации и внутренним рискам (в том числе махинациям и хищениям).
Достоинства будущей системы хорошо видны при сравнении с настоящим положением дел. Вот несколько наглядных примеров из сферы управления.
Сейчас материальный баланс и производственная отчетность, как правило, формируются вручную. Это приводит к непрозрачности внесенных данных и ограничивает возможности их анализа в управленческом учете. Тесная интеграция систем оперативного управления производством (MES) c ERP и системой управления цепочками поставок (УЦП) минимизирует искажения при передаче информации и даст возможность оперативно знакомиться с точным материальным балансом, идентифицировав потери для работы с ними.
Разрозненные системы контроля, как сегодня, опасны тем, что оставляют возможности для мошеннических операций. ERP-система технически препятствует им. Перед проведением любого платежа система автоматически сверяет параметры выставленных поставщиками счетов с актом выполненных работ и условиями заключенного договора. Только когда параметры «соответствие цены», «соответствие количества/объема работ» и «соответствие качества» совпадают, начинается процесс авторизации оплаты.
ERP-система дает также дополнительный инструмент по снижению запасов и невостребованных ликвидов. Автоматизированная процедура анализирует заявленные потребности в закупках товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Она проверит запасы по складам, минусуя в заявке то, что на складе уже имеется. Завышение потребностей будет выявлено и пресечено. При этом, поскольку в систему заведен ценовой справочник на товары и услуги, в каждом случае можно сравнить плановые, закупочные и рыночные цены. А значит, выявляется и пресекается завышение смет.
При использовании Excel несопоставимость данных, если она возникает, еще оставляет возможность уклоняться от уточняющих вопросов. ERP-система потребует такие вопросы проработать так, чтобы все данные сходились. А значит, менеджмент получит качественную информацию, необходимую для принятия решений в режиме реального времени. Сократится время формирования отчетов по запросам – повысится скорость управленческих решений. В целом ERP позволяет грамотно и оперативно планировать, вести учет и перераспределять ресурсы, а значит, быстро адаптироваться к изменениям на рынке.
Российские крупные компании формировались слишком поспешно в историческом масштабе. В результате швы были видны невооруженным глазом. Но рано или поздно унификация организационных структур и информационных систем в компании должна произойти. В СИБУРе о необходимости внедрения ERP говорили давно. Расстаться с «лоскутной автоматизацией» желательно хотя бы потому, что стоимость поддержки одной системы ниже, чем поддержки сразу многих систем. Если автоматизация процессов проведена на базе разных методологий и систем, возникает опасность сбоев из-за несостыковок и сложности в развитии всего этого комплекса.
В прошлом году участники проекта «Комплексная интеграция информационных систем» проанализировали процессную и ИТ-архитектуру компании. Одним из результатов проекта стала рекомендация правлению внедрять корпоративную ERP на платформе SAP. СИБУР стоял перед выбором: внедрять ERP на базе Oracle, 1С или SAP (каждое из этих решений уже было локально опробовано в компании). Почему выбран SAP? Эта немецкая компания – признанный лидер по отраслевым решениям для нефтехимической отрасли. На шаблонах SAP уже работает подавляющее число нефтехимических компаний мира, включая BASF, DuPont, Shell, ExxonMobil, BP и LANXESS. У Oracle и 1С нефтехимический опыт гораздо скромнее. При этом 1С имеет ряд технических ограничений при использовании в масштабе всего СИБУРа. Выбор SAP как платформы для построения ERP был поддержан правлением. В феврале 2012 года были утверждены состав управляющего совета, структура управления и необходимые ресурсы проекта.
В проектную команду были выделены эксперты от каждого бизнес-направления, которое попадает в периметр ERP. С профессионального рынка удалось привлечь специалистов с достаточным опытом внедрения ERP-систем. Консультантом по проекту выступит компания SAP СНГ – российское представительство SAP AG.
Будущий ход проекта внедрения ERP уже понятен. Проект будет состоять из трех этапов: проектирование процессов и разработка системной архитектуры решения; внедрение на пилотных предприятиях; тиражирование на предприятия СИБУРа. Продолжительность проекта – 5 лет. Первый этап продлится до второго квартала 2013 года. В разработку и обсуждение целевых процессов и архитектуры ERP-системы на этом этапе будут вовлечены сотрудники корпоративного центра, «Воронеж-синтезкаучука», «Томскнефтехима», SIBUR International и «СИБУР-цОБа».
В каждом элементе типового шаблона SAP представлен тот или иной бизнес-процесс. Эксперты СИБУРа проанализируют эти элементы на предмет приемлемости для компании. Что если элемент отклоняется? По каждому спорному случаю будет приниматься отдельное решение: использовать стандартные процессы SAP или все-таки адаптировать их под особенности СИБУРа. Дело в том, что чем полнее используется стандартный функционал SAP, тем надежнее и быстрее работает система.
Когда управляющий совет утвердит результаты, одновременно с финальной настройкой и тестированием системы начнется обучение будущих пользователей. При готовности по всем показателям управляющий совет примет решение о старте ERP на пилотном предприятии.
Поскольку проект ERP рассчитан до 2016 года, некоторое время в компании будут сохраняться работающие Oracle и 1С. По мере внедрения и тиражирования ERP-решения будет происходить замещение текущих систем с миграцией необходимых баз данных.
Положительный эффект от внедрения ERP достигается только тогда, когда менеджмент начинает реально использовать ее возможности для улучшения своей деятельности (работа с запасами, дебиторами, более точное планирование ремонтов и логистики и другие области).
Внедрение дает эффекты, которые можно оцифровать (в основном это экономия затрат, снижение складских запасов и т.п.), и качественные эффекты, которые называют «комфортом» от владения ERP (например, унификация процессов и прозрачность).
Еще один эффект состоит в повышении инвестиционной привлекательности бизнеса. Инвесторы понимают, что отчетность сформирована по прозрачным правилам, отражает управленческую картину компании, и за эту надежность готовы платить.
Аргументы «против» внедрения лежат на поверхности. Это дороговизна самой системы, ее внедрения, поддержки, а также длительный период внедрения, отвлечение сотрудников, необходимость обучения. В целом, это трудно – как и вообще трудно работать на конкурентном рынке, претендуя на лидерство.
Кроме того, это рискованно. Внедрение ERP – глобальный проект, который затрагивает всю компанию, интегрируя многие процессы и функции в единой системе. Поэтому оно будет сопряжено с необходимостью перестройки бизнеспроцессов. А это потребует изменения культуры работы от руководителей и специалистов на всех уровнях. Важнейшим условием успешной реализации ERP-системы является вовлечение в этот процесс руководства компании. Воля топменеджмента воздействует на главную зону риска – степень готовности людей к изменениям. Текущие системы привычны, новая система, начиная уже с интерфейса, выглядит «недружелюбной» к пользователю. Чтобы информировать, убедить, обучить средний менеджмент и исполнителей, нужно последовательно транслировать логику и значимость проекта с высших уровней управления компании. Со временем приходит понимание, что внедрение ERP – такой же необходимый этап развития бизнеса, каким был когда-то переход от счетов к калькуляторам, от калькуляторов к компьютерам, а там и появление Excel.
