Документы – это один из основных информационных ресурсов компании. Они обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, сопровождающий деятельность организации, позволяющий оперативно ею управлять.
Федор Фролов, начальник отдела прикладных информационных систем Департамента информационных технологий ОАО «Концерн Росэнергоатом»
Ежегодно в Центральном аппарате Концерна создается более 150 тысяч организационно-распорядительных документов, протоколов, служебных записок и другой документации. В целом по Концерну это уже миллионы экземпляров нормативной и проектно-сметной документации, заявок на ОРЭМ, приказов, служебных записок, других оперативно-распорядительных документов.
Вся деятельность подразделений Концерна, и в особенности действующих АЭС, регламентируется нормативной документацией, объемы которой огромны. Регламенты, журналы обходов, дефектов – суть тоже документы. Цепочка жизненного цикла многих из них – от рождения до смерти – включает процедуры согласования, утверждения и публикации, исполнения, архивирования и хранения в течение определенного времени. Горы макулатуры, длительный поиск, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при бумажном документообороте.
Конечно, переход документов в электронный вид – это то, что каждый наблюдает вокруг себя ежедневно, – информация электронной почты, сканы, электронные таблицы и т. п. Сегодня практически все документы изначально создаются и начинают свой жизненный путь в электронном виде. Объем информации, накапливаемый человечеством в электронном виде, удваивается каждый год. Google, Яндекс и другие ведущие в этой сфере компании отрабатывают технологии работы с электронными документами независимо от того, где находится адресат и отправитель, с помощью какого инструмента и по каким каналам он подсоединен к мировой паутине.
Та же участь в 2011 году постигла и Концерн – было принято решение о внедрении единой отраслевой системы электронного документооборота (ЕОСДО). Причем это было уже второе пришествие Documentuma – платформы, на которой создается ЕОСДО, в Концерн. Первый проект системы электронного документооборота был реализован в «Росэнергоатоме» в 2007 году.
Надо сказать, что тогда, в 2007-м, система была более толерантна. Она позволяла многое, что сегодня представляется неверным. В то же время в ней не было многого из того, что есть сегодня в ЕОСДО, – согласования документов и договоров, работы с доверенностями и т. п. Не было и решимости Госкорпорации «Росатом» жестко требовать соблюдения единых правил документооборота для всех.
Но «жить по уставам тяжело суставам» – гласит старая пословица. И вряд ли сегодня найдется тот, кто хоть раз не вспомнил сегодня эту или другие пословицы – покрепче.
Я имею в виду тех, кто работает со стандартным интерфейсом системы, а не VIP-интерфейсом, созданным для работы с системой в режиме «офф-лайн», когда нет возможности подсоединиться к Интернету.
Существует целый комплекс проблем, всегда сопровождающий внедрение электронного документооборота. Прежде всего, это более жесткая регламентация деятельности. То, что вчера было естественным, – подойти и получить визу, «поправить запятую» и продолжить процесс согласования – сегодня становится невозможным. Система с упорством невменяемого охранника трактует изменение «запятой» как «изменение документа», требующего полного пересогласования. Даже шрифт не трогай. Размер символов, пробелы, принятые сокращения и любые орфографические ошибки – создают круги пересогласования.
Да, мы резко переходим в зону регламентации, где понятия, которые являются элементом корпоративной культуры, перестают работать вдруг, в одну секунду. Персоналу не дается возможность адаптироваться к изменениям. И этот процесс всегда проходит очень болезненно.
Как важно бывает в эту секунду дать людям такой функционал, который позволит им улыбнуться, – подумали о них. Сделали так, что новая система, которая воспринимается как Цербер, вдруг сама помогает найти документ, подставить фамилию, которую раньше приходилось каждый раз вписывать ручками, автоматически выбрать сканер, принтер, цвет, расположение полей и т. д. Именно в этот период привыкания важно увидеть то, что система не жесткий и тупой автомат, а гибкий, но принципиальный помощник, способный адаптироваться под каждого, кто в ней работает.
ЕОСДО не такая. Чтобы прикрепить документ со сканера, надо сделать пятнадцать операций! Причем мышкой, снайперски нацеливаясь на каждую кнопочку. Счастье, что кнопочки еще не бегают от мышки, как в некоторых компьютерных играх. Функциональность системы не может компенсировать отсутствие ее «клиентоориентированности», направленность на комфортную и удобную работу персонала. Человек не должен чувствовать себя винтиком. Уж так он устроен. Перефразируя древнюю фразу, можно сказать – не человек для системы, а система для человека. Даже если она позволяет решать великие задачи и достигать невиданных высот. Говорят же, что даже египетские пирамиды построили не рабы, как считалось раньше, а свободные инженеры.
Только начав свой путь, ЕОСДО в короткое время стимулировала унификацию бизнес-процессов управления организационно-распорядительными документами и процессов договорной работы как на уровне Центрального аппарата, так и в филиалах Концерна. А также выпуска единых регламентирующих документов для всех филиалов, соответствующих отраслевым регламентам. Это стало результатом кропотливой работы специалистов отдела делопроизводства Департамента административного обеспечения, Юридического департамента, Управления корпоративной работы, Департамента информационных технологий, разработчиков ЕОСДО и ЗАО «Гринатом» по коррекции регламентов, настройке системы, подготовке специалистов работы в системе. Коллективы ЦА, ПАТЭС, ТФ и НТЦ АТР совместно со специалистами ЗАО «Гринатом» успешно провели все подготовительные работы, провели обучение специалистов и приступили к работе в ЕОСДО. Одновременно с тиражированием ЕОСДО на московские филиалы начат процесс тиражирования системы и на филиалы Концерна – действующие АЭС: Ленинградскую, Нововоронежскую, Балаковскую и Ростовскую.
На сегодняшний момент работниками Концерна обработано в ЕОСДО более 150 тысяч документов, выполнено более миллиона операций, зарегистрировано несколько тысяч договоров. Концерн вышел на первое место по многим показателям работы ЕОСДО, в частности по показателю численности активно работающих пользователей. Сегодня активно работает в системе около 2000 специалистов Концерна – пятая часть работающих в системе. И это при том, что еще не прошло и года с момента запуска ЕОСДО в Концерне в опытную эксплуатацию.
Все понимают, что электронный документооборот – важная составляющая часть современной организации. Она позволяет параллельно обрабатывать документы, гарантирует оперативную доставку документа и возможность его обработки независимо от того, где сейчас находится работник. Исключена подмена. Гарантированы единые принципы обработки документов по всей Госкорпорации. Масса других задач решается быстро и эффективно. Система постепенно занимает соответствующее ей место – ключевого координатора операционной деятельности Госкорпорации в целом и Концерна в частности.
Да, ЕОСДО – это громадное создание. По признанию многих – это беспрецедентная система корпоративного документооборота как по функционалу, так и по количеству пользователей, работающих в ней. И это только сегодня, когда программа функционального наполнения реализована еще не до конца.
Проект ориентирован на вовлечение более 40 тысяч пользователей всех предприятий Госкорпорации. Он предусматривает автоматизацию работы с организационно-распорядительной информацией, договорами, работы коллегиальных органов, переписки между предприятиями отрасли, работы с нормативной и другой документацией отрасли. Концерн, ведущий большой объем производственной деятельности по строительству, модернизации, эксплуатации и обслуживанию энергоблоков, стремится также к наделению ЕОСДО теми функциями, которые нужны ему, – управления проектно-сметной документацией, оборота эксплуатационной документации, обмена электронными сообщениями с СО ЭС, Советом рынка, АТС и т. п.
Но беспрецедентность всегда должна сопровождаться осмотрительностью и осторожностью. Мы – первопроходцы! Мы – первые! Не всегда это означает, что мы первыми порвем ленточку. Ведь на финише может оказаться стена – бетонная. Каждый пионер рискует. И мы сегодня в полной мере начали ощущать, что финиш будет именно по второму варианту.
Первый сигнал – жалобы пользователей на низкое быстродействие системы. Второй – на низкую скорость реакции разработчиков на явные «дыры» системы. Третий – эксплуатирующей организации. То есть кроме жесткости системы и ее «сырости», пользователи столкнулись с неспособностью системы управления проектом оперативно эти «дыры» и «сырость» устранять.
Причин много – организационные, финансовые, архитектурные. И если первые две можно поправить росчерком пера, приняв необходимые решения, скорректировав бюджет и технологию финансирования, то с архитектурными проблемами придется повозиться. Не зря ИТ-статистика говорит, что ошибка, допущенная при проектировании, стоит в десятки раз больше, чем при разработке. Чем глубже кроется причина, тем дороже стоит до нее докопаться и ее ликвидировать.
Специалистам Концерна, ЗАО «Консист-ОС» и ЗАО «Гринатом» пришлось здорово повозиться, чтобы нащупать объективные метрики, которые бы позволили понять, почему пользователям трудно, почему они стали тратить в разы больше времени на работу с документами. Были созданы модель взвешенной операции, модель типового документа, проведены статистические измерения на различных площадках, где эксплуатируется ЕОСДО, – Центральный аппарат Концерна, Госкорпорация, «Гринатом» и ЛАЭС.
Результат неутешительный – 15 секунд на операцию, 5 минут на документ. И это без учета внешних операций, например, времени сканирования документов. То есть персонал стал в разы больше времени тратить на работу с документами.
Серьезные изменения в серверном комплексе, на котором базируется ЕОСДО, проведенные «Гринатомом», позволили повысить быстродействие на 20 – 25 %. Но эти серьезные достижения дали время лишь на небольшую передышку – нужна трансформация архитектуры ЕОСДО. Ведь в системе сегодня работает лишь около четверти от планируемого количества пользователей. Тираж с включением новых филиалов в работу ЕОСДО, перенос миллионного архива документов в систему, по крайней мере, в Концерне, расширение функционала остановлены, чтобы не давать системе лишней нагрузки.
Сегодня мы работаем над тем, чтобы принять необходимые технические решения, трансформировать архитектуру ЕОСДО таким образом, чтобы в каждой крупной организации можно было разместить собственный узел ЕОСДО, который бы плотно взаимодействовал с центральным узлом, задающим все основные правила игры. Такая федеративная архитектура системы позволит не только снять проблемы роста, но и обеспечить более глубокую интеграцию каждого узла системы с теми приложениями, которые используются именно в этом месте – на АЭС, в Центральном аппарате, в других организациях. Это сделает ЕОСДО не только инструментом отраслевого документооборота, но и отраслевой интеграционной средой. Когда системы и люди смогут работать вместе, обеспечивая реализацию стратегий как отдельных компаний, так и Госкорпорации в целом.
Трансформация архитектуры ЕОСДО позволит решить серьезные проблемные вопросы, которые переведут систему на другой уровень, обеспечат решение задач, которые были непосильны ранее. К ним, в частности, относится обеспечение отказоустойчивости за счет создания кластеров на базе выделенных узлов ЕОСДО, обеспечение непрерывности работы даже при обновлении программного обеспечения, практически неограниченная расширяемость функционала системы, техническая доступность даже там, где нет надежных сетей связи и, наконец, способность к интеграции на любом организационном уровне. Теперь и Билибинская АЭС, и плавучие АЭС получат доступ к ЕОСДО. Мы сможем встроить в нее сценарии работы с проектно-сметной документацией и обеспечить действительно отраслевое распространение.
Наряду с этим, для ухода от бумажных документов необходимо настойчиво прививать культуру работы с электронными документами. Трансформация корпоративной культуры – это ключевой фактор успеха внедрения безбумажного документооборота и перехода к современным средствам обмена информацией. Необходимо решить и совершенно прикладную задачу – обеспечить юридическую легитимизацию документов в ЕОСДО.
Считаем, что, решив «архитектурные» проблемы, мы сможем смело двигаться вперед. Нам стало все ясно!
