Информация обладает исключительной важностью. Тем более в XXI веке – эпохе информационных технологий и технического прогресса. Кто владеет информацией, тот владеет миром. И в этом привычном высказывании заложен глубокий смысл, который мы не всегда осознаем. Смысл таков: лишь имея информацию об объекте, можно им управлять. И чем осведомленнее вы будете, тем эффективнее окажется управление.
Сотрудники отдела управления информацией как никто другой в нашей компании знают, как лучше «овладеть» информацией и как сделать процесс управления проще и эффективнее. Об этом мы поговорили с начальником отдела Павлом Юрьевичем Орловым.
Редакция: Павел Юрьевич, чем занимается ваш отдел?
Павел Орлов: Отдел управления информацией с момента образования занимался и продолжает заниматься документооборотом. Группа по документообороту – самая крупная в отделе. Также мы занимаемся управлением инженерными данными. Но основное направление работы отдела – разработка стратегий и внедрение инструментов управления информацией в компании. В настоящее время мы работаем над большим проектом – внедрением новой системы SharePoint 2010.
Ред.: Расскажите, пожалуйста, что это такое?
П.О.: Microsoft SharePoint 2010 – платформа, которая делает управление информацией и бизнес-процессами легким и удобным, обеспечивает увеличение производительности труда. Практически все сотрудники компании знакомы с LiveLink – системой для хранения документов, которые мы используем ежедневно. SharePoint 2010 станет заменой LiveLink. Но между SharePoint и LiveLink существует огромная разница. Если LiveLink – это система хранения документов, то SharePoint – это процессно-ориентированная платформа. Под словом «платформа» я подразумеваю систему, которая позволяет на своей базе разрабатывать и внедрять бизнес-приложения. Кроме того, SharePoint уже содержит большое количество функций, которые будут очень полезны и удобны для конечных пользователей.
Ред.: В чем преимущество системы SharePoint 2010?
П.О.: Преимуществ у этой системы много. Выделю основные. Первое – хранение и поиск документов. В системе Livelink хранение документов реализовано в соответствии с организационной структурой предприятия. А в SharePoint 2010 все документы будут храниться согласно модели бизнес-процессов в соответствии с корпоративной системой управления. В системе LiveLink сложно организовать структурированный поиск документов по конкретному параметру. А в SharePoint 2010 к каждому документу можно добавлять некоторые метаданные и атрибуты, описывающие документ, известные активным пользователям интернета как тэги, и при поиске фильтровать выборку, как мы фильтруем таблицу в Microsoft Excel или фильтруем товары на сайте eBay.
Ред.: Чтобы было понятно, давайте, как в известном фильме, «потренируемся на кошках».
П.О.: Давайте. Допустим, вам необходимо создать библиотеку... фотографий кошек. Для этого каждого кота вам надо описать при помощи метаданных, или определителей, каковыми будут имя, порода, разновидность, цвет и так далее. Метаданные могут быть иерархически структурированы. Например, кошек можно разделить на три большие категории: длинношерстные, короткошерстные и безшерстные, в каждой категории можно выделить десяток пород, а в каждой породе выделить подгруппы. Еще каждого кота на фотографии можно описать общими для всех кошачьих параметрами, по которым эти породы отличаются: цвет, размер, лапы, уши, морды и так далее до конкретных представителей семейства кошачьих с конкретными именами.
Ред.: Получается, что это своеобразная картотека Шерлока Холмса, которая была отличным подспорьем в его дедуктивных расследованиях?
П.О.: Да, что-то от Холмса здесь есть. В этой роли выступят те, кто будет определять иерархию метаданных в системе, а именно назначенные руководителями подразделений ответственные лица. Поэтому у кого-то эта система будет построена по описанному выше варианту, а кто-то решит заменить цвет и длину шерсти на имя и телефон хозяина. Еще раз обращу внимание на то, что если вы отвечаете за базу данных кошек, то никто другой в компании ее создать не сможет. Это сделано для того, чтобы все фотографии кошек находились в SharePoint в одном месте, а не были раскиданы по сайтам их хозяев. Отдельно хочу отметить поисковую систему FAST. По своей мощности и функциональности она может быть сравнима с такими поисковыми системами, как Google или Yandex. Она позволяет искать не только по названию и атрибутам документа, но и находить отдельные фразы в тексте документов. Результаты поиска можно будет уточнить при помощи некоторых параметров, таких как автор и тип документа, дата создания, процесс, к которому документ относится. Это огромное преимущество в поиске документов по сравнению с системой LiveLink.
Ред.: С хранением все понятно. Какие еще есть преимущества у этой системы?
П.О.: Второе ее преимущество – использование документов. У каждого документа есть автор, есть лицо, утверждающее этот документ, есть лицо, которое выступает в роли консультанта, и есть хранитель этого документа. Поэтому когда мы говорим о документе, нам крайне желательно реализовать схему, при которой утверждение и согласование происходило бы в той же системе, где документы и хранятся. В системе SharePoint 2010 существуют так называемые рабочие процессы (workflow). То есть автор документа выкладывает его в библиотеку и при помощи двух кликов мыши запускает процесс утверждения документа. И здесь несомненный плюс в том, что этот процесс виден всем, кто имеет доступ к конкретному документу. Это, во-первых, значительно снижает объем трафика электронной почты, а во-вторых, если сотрудник будет долгое время отсутствовать в офисе, то его дело смогут подхватить коллеги и довести согласование документа до конца.
Еще в SharePoint существуют календарь и задачи, идентичные MS Outlook. Используя систему SharePoint, руководитель может назначить своим сотрудникам некоторые задачи, которые будут автоматически появляться у сотрудника в панели задач при открытии MS Outlook. Это очень удобно, так как из любой точки мира при помощи веб-интерфейса можно контролировать исполнение задач не только своими подчиненными, но и задач, выполняемых в рамках всего процесса. То же самое можно делать и с календарем.
Третье важное преимущество системы – возможность самоочистки. Для каждого типа документов задается срок жизни, по истечении которого он, в зависимости от установленных настроек, будет либо перемещен в архив, либо удален.
В-четвертых, практически любой документ можно объявить как запись. Эта функция обеспечивает долгосрочное хранение важных деловых и юридических документов. После объявления документа (например, подписанного контракта) записью его удаление или изменение становится невозможным.
И, как я уже говорил, SharePoint – это платформа, на которую можно устанавливать бизнес-приложения, примерно так же, как мы устанавливаем приложения на персональный компьютер.
Ред.: Как отразится на рабочих процессах внедрение этой системы?
П.О.: Процесс внедрения системы SharePoint 2010 довольно длительный и трудоемкий, как, впрочем, и любая другая деятельность, связанная с упорядочением информации. Во втором полугодии начнется процесс переноса данных из Livelink в новую систему, что потребует определенных усилий от лиц, ответственных за те или иные документы. А сейчас мы занимаемся проектом построения информационной архитектуры нашего предприятия. Часть сотрудников уже активно с нами работает в этом направлении. В SharePoint 2010 для каждого процесса будет создан отдельный сайт, на сайте будет несколько библиотек для хранения документов, и этот сайт по умолчанию будет иметь некоторые метаданные, которые станут автоматически добавляться к каждому документу сайта. И чтобы понять, какие документы и метаданные использовать в этом процессе, мы и инициировали проект по построению информационной структуры предприятия. До конца 2013 года мы планируем перенести часть документов из LiveLink в SharePoint 2010, но закончить процесс переноса планируем в первом квартале 2014 года.
Я надеюсь, что в целом пользователям новой системы станет проще и удобнее работать с документами. При помощи поисковой системы FAST поиск документов будет занимать гораздо меньше времени, чем сейчас. По тому количеству преимуществ, которое нам дает SharePoint, у этой системы практически нет аналогов.
Беседовала Олеся Романова
