Код 212: внедрение электронного документооборота в ГХК

С первого января так обозначается Горно-химический комбинат в системе электронного документооборота Государственной корпорации «Росатом».

15 марта 2011

Корпоративная газета «Вестник ГХК», март 2011г. http://www.sibghk.ru

Яна Янушкевич

 

С первого января так обозначается Горно-химический комбинат в системе электронного документооборота Государственной корпорации «Росатом». 

На внутреннем сайте ГХК тема внедрения электронного документооборота была затронута еще в начале года. Что это такое и как он работает на нашем предприятии - это интересует не только пользователей внутреннего ресурса. Почему о новшестве нужно знать всем - рассказывает начальник отдела документационного обеспечения Любовь Арбузова

 

- Любовь Ивановна, насколько активно развивается электронный документооборот и какой результат от него ожидается в финале? 

- Можно приводить множество аргументов в пользу введения системы электронного делопроизводства (СЭД). Внешний электронный документооборот предприятия - это наша связь с миром. В 2010 году на ГХК поступило более трех тысяч сообщений, столько же ушло за пределы предприятия. Приказы руководства Государственной корпорации «Росатом» нам давно присылаются в электронном виде, мы сами переводим их на бумажные носители. 

На ГХК мы постоянно совершенствуем работу с электронными документами в имеющейся программе и параллельно готовимся к установке более современной единой отраслевой программы, введенной в Росатоме с 1 июня 2010 года. У нас она будет установлена, когда не только канцелярия, но и все подразделения будут к этому готовы. Результатом же станут оперативность передачи информации и уменьшение количества бумаги на столах работников предприятия. 

- Серьезной модернизации подвергается вся система делопроизводства. На уровне государства это отразилось еще в Федеральной целевой программе «Электронная Россия», действовавшей в 2002-2010 годах. Как этот подход реализуется применительно к Горно-химическому комбинату? 

- Хочу обратить ваше внимание: внедрение электронного документооборота - это не разовая акция, а длительный поэтапный процесс. Автоматизация делопроизводства на предприятии началась еще в 2002 году, когда была приобретена программа BOSS-референт, устанавливались персональные компьютеры, а работники канцелярии и секретари проучились на компьютерных курсах. Тогда самая трудоемкая работа, журнальная регистрация входящих и исходящих документов, была заменена регистрацией в базе, что значительно ускорило учет и поиск документов. Это был первый серьезный шаг. 

С каждым годом объем электронного документооборота на предприятии растет. Давно уже проекты документов создают в базе сами исполнители, предварительное согласование осуществляется в базе, на ознакомление и исполнение документы рассылаются из канцелярии в подразделения во внутренней корпоративной сети. Главная задача обновленной службы документационного обеспечения управления сегодня - оперативность подачи информации. А это возможно только при использовании  электронного документооборота. Если бумажное письмо из Москвы идет 10 дней, то его электронную версию мы получаем в этот же день. В результате получается сложный, двойной документооборот: сначала документ передается по каналам электросвязи, а вдогонку высылается подлинник. Возникают сложности в учете. Соблюдать принцип однократности при регистрации документов не позволяют технические возможности

действующей программы: компьютер не показывает, если документ уже был зарегистрирован. Контроль исполнительской дисциплины ведется вообще в отдельной программе. Объединение функций регистрации и контроля в одной программе значительно повысит качество контроля и значительно сэкономит время. 

- Что мешает более активному переводу документооборота ГХК на электронные «рельсы»? 

- К сожалению, до сих пор не все подразделения перешли к регистрации документов в базе: на РХЗ нет компьютеров, в отделе кадров и главной бухгалтерии секретари не хотят работать на компьютере и по старинке регистрируют документы в журналах. 

- Так, может, и правда ни к чему эти новшества? Ведь от привычного, традиционного документооборота отказываться чрезвычайно сложно. Какая может быть польза, кроме оперативности? 

- Во-первых, ломать и окончательно устранять привычное бумажное делопроизводство никто не будет. Посмотрите, ведь в современном мире вполне спокойно уживаются электронные платежи и «живые» бумажные деньги. Да и, в конце концов, юридическую силу имеет только бумажный документ, как принято говорить, «с синими подписями» и печатями. Их необходимо передавать в архив для постоянного хранения. Но задумайтесь над простыми цифрами. Ежедневно на ГХК издается в среднем 30 приказов. Каждый из них необходимо скопировать 60-70 раз для рассылки в подразделения и ознакомления всех заинтересованных работников. Каждый документ хранится в подшитом виде определенное количество лет, после чего его надо уничтожать. 

Всех противников электронного делопроизводства хочу пригласить в день очередного общегородского субботника на вывоз грузовиками мешков с документами, отобранными на сжигание. Сколько средств предприятия улетает при этом! Сколько деревьев уничтожили для того, чтобы получить эти тысячи копий! А при внедрении ЭДО мы сможем сканировать один, оригинальный приказ и уже в этом виде по внутренним каналам рассылать его всем адресатам. Сегодня электронный документооборот надо воспринимать как данность: он есть, хотя и во многом пока стихийный. Наша задача - его упорядочить. Давайте вместе учиться работать по-новому!

Начать обсуждение


UP-PRO в сетях