За последние месяцы департаментом информационных технологий Концерна разработаны, апробированы и частично внедрены три проекта, способных существенно повлиять на бизнес-процессы как всей машиностроительно-индустриальной группы «Тракторные заводы», так и отдельных ее предприятий.
Евгений Гаврилов, руководитель департамента информационных технологий
Основной предпосылкой внедрения BI-системы явились разрозненные данные, «блуждающие» по Концерну. К примеру, присутствуя на совещании по итогам прошедшего месяца, каждый из участников мог обладать разными цифрами и считать свои данные правильными. Так как отчеты формировались в Excel, срабатывало два фактора – возможность допущения ошибки и возможность «приписок». Таким образом, можно было манипулировать данными. Если сотрудник, отвечающий за какие-либо показатели, отсутствовал, то отчет сформировать было практически невозможно.
Часто происходили задержки по предоставлению необходимой информации. Не было единого хранилища данных по предприятиям Концерна. Формирование сводного отчета занимало много времени и требовало больших человеческих ресурсов. Для устранения этих недостатков руководством было принято решение о внедрении BI-системы – единой автоматизированной системы отчетности, анализа и контроля на базе программного обеспечения IBM Cognos BI.
С мая этого года в Концерне проводится опытно-промышленная эксплуатация функционального блока «Продажи», завершение которой планируется в начале сентября.
Чего удалось добиться? Во-первых, создано единое хранилище, которое автоматически пополняется плановыми и фактическими данными из всех информационных систем Концерна: 1С, «Парус», КИС «Элюдия». Во-вторых, для получения корректных показателей специалистами БЕ проведена колоссальная работа по наведению порядка в своих информационных системах как в части ведения нормативно-справочной информации (номенклатура, контрагенты, склады и т.д.), так и в части правильного и своевременного отражения операций в учетных системах. Так как в BI данные попадают только из учетных систем, специалисты БЕ обязаны оперативно отражать все операции в своих информационных системах. В-третьих, в BI-систему загружены не только данные за 2012 год, но и «исторические» – за 2008-2011 гг.
Участниками проекта являются 14 производственных, 7 сбытовых и сервисных бизнес-единиц Концерна.
После внедрения системы появляется возможность в очень короткий срок (до пяти минут) сформировать различные отчеты с визуализацией в виде графиков, диаграмм и т.д. Отчеты можно просматривать не только на персональных компьютерах, но и на планшетах Ipad. Это позволяет руководителям и специалистам своевременно принимать правильные управленческие решения. Отчеты делаются не «на коленке», перед совещанием, а настроены пользователем под себя и открываются в любой период времени. Таким образом, в Концерне создается единый источник правильных данных. Актуальность и соответствие в отчетах обеспечиваются за счет своевременного и качественного их ввода в учетную систему предприятий.
Хороших результатов во внедрении BI-системы добились ЧЕТРА-ПМ, СПМ и ЗКЛЗ. Необходимо подтянуться ЧЕТРА-Форест, ЧЕТРА-Восток, ЧЕТРА-КЗЧ и предприятиям ОТЗ, Промтрактору.
В структуре Концерна в целях оптимизации процесса обеспечения производства необходимым сырьем, материалами, комплектующими, получения лучших цен за счет объемов закупок создано отдельное структурное подразделение – ЗАО «Комплексное обеспечение». Тем не менее, в процессе снабжения еще осталось много проблем организационного, методологического, учетного характера.
Так, не на всех предприятиях в существующих информационных системах автоматизирован функционал менеджеров по закупкам для их планирования и управления запасами. В учетных системах отсутствует оперативная информация об остатках ТМЦ при процессе планирования и управления снабжением. Имеются дубли в номенклатурных справочниках, не на всех БЕ поддерживается единый код номенклатуры, слабая кассовая дисциплина при планировании платежей и последующем формировании реестров.
Основная цель проекта «Создание типовой модели управления закупками» заключается в повышении эффективности деятельности предприятий Концерна по обеспечению сырьем, материалами, комплектующими за счет создания и внедрения единых методологии и инструмента управления закупками. В сентябре 2011 года рабочей группой во главе с руководителем проекта – исполнительным директором ЗАО «Комплексное обеспечение» Леонидом Ватковским было решено автоматизировать наиболее проблемный и трудоемкий бизнес-процесс по управлению финансированием закупок, в части автоматизированного формирования бюджета закупок и платежей, планов поставок, а также контроля их исполнения.
В ходе реализации пилотных проектов в «Комплексном обеспечении» и на Промтракторе данный процесс был регламентирован, в соответствии с регламентом доработаны учетные системы предприятий 1С УПП и «ПАРУС».
Пилотный проект в «Комплексном обеспечении» успешно закончился в мае этого года, на Промтракторе планируется завершить его в сентябре. Сейчас проводятся подготовительные работы по старту второй очереди внедрения на ЧАЗе и ВМК «ВгТЗ». Далее предполагается тиражирование на других предприятиях Концерна.
Для повышения оперативности и прозрачности управления автотранспортом руководство ОАО «Промтрактор» в марте этого года инициировало внедрение модуля «Управление автотранспортом» в автоматизированной системе «ПАРУС». В ходе проекта необходимо было решить следующие задачи: обеспечение оперативного учета автотранспортных средств (АТС); обеспечение складского и бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов (ГСМ); автоматизированный учет топливных карт и баланса движения по ним денежных средств; формирование плановой и фактической себестоимости автотранспортных услуг и, наконец, интеграция бизнес-процесса учета АТС с модулями «Финансово-хозяйственная деятельность» и «Зарплата и кадры».
До внедрения проекта на Промтракторе функционировала программа, написанная на языке FOXPRO. В этой системе не было оперативного учета для принятия управленческих решений, а получение отчетов по автотранспорту требовало много ручного труда. В связи с этим руководитель АЭТЦ Александр Якимов неоднократно поднимал вопрос о переходе на новые автоматизированные технологии. Под руководством заместителя директора по обеспечению Дмитрия Олизько и руководителя отдела внедрения и сопровождения «ПАРУС» ООО «Информ Стандарт Софт» Виталия Григорьева в проект включились сотрудники АЭТЦ, главной бухгалтерии, отдела сводного бюджетирования и контроллинга, ОТиЗ, ОМТС службы обеспечения, а также сотрудники отдела внедрения и сопровождения «ПАРУС» ООО «Информ Стандарт Софт». Активная работа привела к положительным результатам, и вот уже два месяца отчет по использованию АТС предприятие создает в системе «ПАРУС».
В настоящий момент на Промтракторе в полном объеме работают следующие бизнес-процессы автоматизированного управления автотранспортом:
В связи с тем, что получен положительный эффект от внедрения данного решения, планируется подобную систему запустить и на ЧАЗе.
