В ноябре 2012 года состоялся запуск Базы знаний iKnow – инфраструктуры Программы управления знаниями БН «Разведка и Добыча», работа над созданием которой велась в течение 2012 года. Современный IT-ресурс предоставляет сотрудникам возможность хранения информации и обмена знаниями с целью оперативного решения производственных задач и развития новых возможностей в рамках всего бизнес-направления.
Автор – Анелия Микрюкова, менеджер, Департамент по управлению эффективностью, Группа управлений по производству и технологиям, БН «Разведка и Добыча», менеджер Программы внедрения Системы управления знаниями
База знаний (БЗ) iKnow является одним из ключевых инструментов реализации Программы управления знаниями БН «Разведка и Добыча». Созданная площадка должна связать информационные ресурсы Компании, которыми пользуются технические специалисты, и стать удобной единой точкой доступа к необходимой технической информации. Функционал iKnow основан на поддержке трех основных направлений: Программы новых технологий, Программы непрерывных улучшений и Программы развития организационного потенциала через взаимодействие в профессиональных сообществах.
Загрузкой информации на местах в каждом из дочерних обществ ТНК-ВР занимаются специально назначенные модераторы. В iKnow уже загружены инженерные отчеты по пилотным проектам, выполненным в рамках программы Новых Технологий 2012 года, информация по «извлеченным урокам», идет загрузка одобренных проектов на 2013 год. Инициативы ЦДО, одобренные экспертными комиссиями и успешно реализованные, также загружаются в iKnow с прилагаемыми к ним отчетами о реализации. Таким образом создается общекорпоративный портфель технических решений для тиражирования и улучшения производственных процессов.
Благодаря созданию профессиональных сообществ по ключевым дисциплинам и ключевым инициативам, iKnow имеет все предпосылки стать полноценной дискуссионной площадкой для сотрудников Компании. Здесь можно обсудить интересующие темы, задать вопрос эксперту сообщества, расширить сеть своих профессиональных контактов внутри Компании. В Базе знаний уже сформированы четыре профессиональных сообщества – по заводнению, по тяжелой нефти, по повышению эффективности процесса ввода новых скважин и по стандартам функции бурения. В ближайших планах – создание сообщества по новым технологиям в бурении, нескольких сообществ по направлениям геологоразведки, а также расширение на всю Компанию функционирующего в Тюменском нефтяном научном центре (ТННЦ) функционального сообщества по моделированию. В каждом сообществе имеется спонсор, лидер, модератор с четко распределенными ролями, а также эксперты в соответствующей области и участники.
Участники сообществ имеют удобный доступ к библиотеке, в которой будет храниться документация по данному направлению. Чтобы ознакомиться с содержанием того или иного документа, уже не понадобится искать его в электронной почте (практика рассылки официальных документов по почте уйдет в прошлое), достаточно будет зайти в библиотеку. При этом модератор сообщества, отвечающий за валидацию, качество и версионность документов, может в любой момент дать необходимую консультацию и ответить на вопрос.
Доступ к Базе знаний iKnow открыт для всех сотрудников ТНК-ВР, включая тех, кто трудится в зарубежных дочерних предприятиях Компании. К слову, профессиональное сообщество по тяжелой нефти вскоре расширится за счет включения венесуэльских специалистов из СП PetroMonagas, с которыми достигнута договоренность об обмене знаниями и опытом в области добычи высоковязкой нефти. База знаний iKnow станет для них единой информационной средой для общения с российскими коллегами.
Как и любая информационная среда, база iKnow станет полезным инструментом только в том случае, если достаточное количество сотрудников будет активно пользоваться ее ресурсами. Именно поэтому мотивация сотрудников к работе в БЗ – важная задача в ходе ее внедрения. В отрасли достаточно примеров, когда низкий уровень заинтересованности персонала в активном обмене опытом и информацией с коллегами являлся основным барьером на пути построения эффективно работающей Системы управления знаниями (СУЗ).
Работа над повышением мотивации ведется по нескольким направлениям. Например, сотрудники, вовлеченные в Программу новых технологий и Программу непрерывных улучшений, получают, по сути, инструмент для выполнения их ежедневной работы. В этом случае ИТ-ресурс встраивается в уже существующие процессы с целью автоматизировать задачи и сделать результаты более прозрачными и доступными. Благодаря появлению iKnow администрирование программ и наполнение контентом будет осуществляться на единой площадке, доступной всем участникам процесса по всей Компании. Пилотные проекты, реализации новых технологий и инициативы, доказавшие свою эффективность и применимость, станут возможными для тиражирования в других обществах.
Безусловно, одним из главных элементов мотивации является личная заинтересованность каждого специалиста в повышении своих знаний, развитии, общении с коллегами из других регионов и более опытными экспертами в своем направлении, в создании коллектива единомышленников, которым интересно совместно решать сложные задачи, предлагать решения, делиться опытом. Такой ресурс и вся программа позволяет молодому специалисту в регионе проявить себя и показать свою работу и свои идеи профессиональному сообществу, быть замеченным функциональным руководителем, стать признанными экспертом в своем направлении. Работа в качестве эксперта в профессиональном сообществе iKnow увязана с программой экспертной карьерной лестницы для технических специалистов. Специалисты, претендующие на продвижение по экспертной лестнице, должны продемонстрировать активное участие в развитии сообщества и наставничестве молодых специалистов.
Еще один мотивационный инструмент – поощрение самых активных участников информационного обмена. Система позволяет отслеживать количественные и качественные показатели активности пользователей и присваивает им определенное количество баллов. Лучшие среди них будут награждены – сначала по итогам квартала, потом полугода. Призы достанутся как наиболее активным индивидуальным пользователям, так и сообществам, демонстрирующим высокую активность, и дочерним предприятиям с наибольшим количеством активных пользователей.
Для дальнейшего совершенствования Базы знаний важную роль играет обратная связь, и сегодня уже есть первые отклики пользователей. Ресурс iKnow был запущен недавно, и он является не готовым «коробочным» программным решением, а продуктом, разработанным под технические требования, сформированные в результате опросов внутренних пользователей. Система разработана на стандартном для Компании SharePoint с интерфейсом, специально сформированном под спецификации ТНК-ВР. Поэтому создатели Базы надеются, что в ходе использования появятся новые пожелания и требования по ее доработке и совершенствованию. В планах также есть увязка iKnow с другими существующими в Компании системами, в частности, с Порталом знаний корпоративного HR, предлагающим дистанционное обучение по различным дисциплинам.
Внешняя оболочка Базы знаний iKnow состоит из нескольких ключевых разделов. Стартовой страницей ресурса по умолчанию является «Личный кабинет», через который пользователь получает доступ ко всем видам активности в рамках Базы знаний. В правом столбце отражаются основные обновления в Базе знаний и наиболее приоритетные для аудитории вопросы.
Следующий важный элемент ресурса – «Мой профиль». Основные данные в профиль «подтягиваются» из корпоративной системы SAP, и у пользователя есть возможность рассказать о себе больше, заполнив дополнительные закладки – образование, трудовая деятельность, компетенции. Здесь же в свободной форме можно написать краткое профессиональное эссе и загрузить фотографию. Такой подход помогает найти коллег, которые обладают нужными навыками, имеют схожий опыт работы или карьерные устремления и, таким образом, расширить круг своих профессиональных контактов внутри Компании.
Раздел «Сообщества» показывает, какие профессиональные сообщества созданы в системе, кто является членом или экспертом данного сообщества.
Для интерактивного общения пользователей предусмотрен раздел «Форум». Все сообщества, созданные в системе, имеют свои форумы, в рамках которых участники могут создавать интересующие их темы, а также комментировать темы и высказывания других участников, обсуждать любые другие разделы iKnow (предложения, проекты, проблемы) или документы библиотеки.
В раздел «Предложения» попадают инициативы и рационализаторские предложения. Каждое предложение заносится по типовой карточке. При просмотре предложения пользователю известен его автор, принадлежность к структурному подразделению компании, доступно описание предложения и т.д. Свое отношение к актуальности описываемой идеи пользователь может выразить, нажав кнопку «Это важно».
В разделе «Проблемы» пользователи могут озвучить проблемные вопросы для обсуждения с профессиональным сообществом и экспертами. Со временем каждый из этих вопросов будет сопровождаться предлагаемыми решениями.
Еще одна ценность ресурса – раздел «Библиотека», представляющий собой директорию с набором полезных материалов. Каждый файл атрибутивно привязан к функционирующим в СУЗ сообществам. Все загружаемые в Базу знаний файлы проходят оценку экспертами сообществ на предмет актуальности. У пользователя также есть возможность оставлять комментарии к размещенным в библиотеке материалам.
На сегодняшний день в Базе знаний iKnow зарегистрировано уже около 200 пользователей. Уровень использования системы будет расширяться путем проведения информационных семинаров и ее развернутого представления в регионах деятельности Компании.
Светлана Дианова, заместитель директора нефтегазовой практики, «Молтен»
Основной принцип коммерциализации знаний заключается в том, чтобы ставить измеримые цели для системы управления знаниями и ее отдельных инструментов, направленные на достижение ожидаемого финансового эффекта, и оценивать получаемый эффект. При этом эффект от реализации инициатив по управлению знаниями должен формироваться на каждом участке цепочки создания стоимости нефтегазодобывающей компании – будь то разведка, разработка, добыча, переработка или сбыт. Положительный эффект может выражаться в дополнительной выручке, получаемой за счет более быстрого и эффективного решения производственных задач, тиражирования успешных технологий, либо за счет снижения издержек, например, снижения затрат на ремонты, обучение. Поэтому так важно учиться у тех, с кем мы вместе работаем, чтобы не повторять прошлых ошибок, а вместе создавать лучшие решения для бизнеса и, что самое важное, – быстро и эффективно воплощать эти решения в жизнь. Только так можно получить ощутимый результат не только для проектной команды, но и для всей Компании в целом.
Михаил Холодов, директор Департамента по управлению портфелем технологий, БН «Разведка и Добыча»
Создание Системы Управления Знаниями является важным элементом Стратегической Программы по Повышению Эффективности Бизнеса Компании. Управление информацией и накопленными знаниями - одно из основных конкурентных преимуществ в современном бизнесе. Между тем практика показывает, что до сих пор большинство компаний используют данный инструмент не в полной мере.
На сегодняшний день в БН «Разведка и Добыча» ТНК-ВР инициировано несколько Стратегических Инициатив, обеспечивающих обмен опытом, знаниями, извлеченными уроками. Примеры таких инициатив – Программа Новых Технологий и Программа Непрерывных Улучшений.
Мы все понимаем, что ценность накопленного опыта и полученных знаний определяется тем, когда, где и как эти знания и опыт применяются, насколько эффективен процесс их накопления, хранения, распространения и использования. Поэтому Система Управления Знаниями становится одним из ключевых элементов создания дополнительной ценности для Компании.
